Wystawianie faktur online – 5 najczęstszych błędów
Od lipca 2024 roku, podatnicy podatku VAT, a od stycznia 2025 roku wszyscy przedsiębiorcy, będą zobowiązani do wystawiania faktur sprzedaży przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zatwierdzenie dokumentu w systemie KSeF uniemożliwia późniejsze zmiany. Poprawki będą mogły być wprowadzone jedynie dokumentem korygującym, takim jak faktura korekta lub korekta na dane formalne. I chociaż wystawianie faktur jest proste, to jednak często pojawiają się w nich drobne błędy, które mogą mieć duże znaczenie. Jakie błędy najczęściej popełniają przedsiębiorcy podczas wystawiania faktury online?
ważne
Zgodnie z informacją Ministra Finansów, KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku. Datę wejścia KSeF poznamy po przeprowadzonym audycie.
Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.
Błąd #1: Błędna numeracja dokumentu
Jako przedsiębiorca, masz prawo samodzielnie wybrać wygodny dla ciebie system numerowania dokumentów sprzedaży. Możesz wybrać numerację typu 45/08/2023 lub 45/2023, dodać dowolny symbol, czy oznaczenie literowe. Wszystko zależy od ciebie i twoich potrzeb.
Kluczowe jest tu zachowanie ciągłości numeracji na fakturach sprzedaży. W trakcie roku podatkowego trzeba konsekwentnie stosować ten sam format numeracji faktur przychodowych.
Pamiętaj również, aby unikać luk w numeracji dokumentów sprzedaży. Może to wzbudzić wątpliwości ze strony urzędu skarbowego, czy wykazałeś całą sprzedaż za dany okres.
Błąd #2: Błędna data sprzedaży lub wystawienia dokumentu
Jest to jeden z najczęściej popełnianych błędów, który ma szczególne znaczenie w przypadku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dotyczy on w dużej mierze przedsiębiorców, którzy wykonują usługi ciągłe na podstawie umowy B2B.
Pamiętaj, że data sprzedaży i data wystawienia dokumentu dotyczą różnych zdarzeń i mogą się różnić od siebie.
Data sprzedaży to moment zakończenia świadczenia usług lub dostawy towarów. Natomiast data wystawienia dokumentu to moment, kiedy fizycznie tworzysz fakturę. Warto wiedzieć, że dokument możesz wystawić
- najwcześniej na 60 dni przed wykonaniem usługi/dostawy towaru
- nie później niż 15-stego dnia miesiąca następnego po dokonaniu sprzedaży
Jak wygląda to w praktyce?
Przykład
Pani Ania świadczyła usługę w lipcu i ma wystawić za nią fakturę sprzedaży. Jako datę sprzedaży zawsze poda datę 31 lipca (usługa zakończyła się w lipcu). Natomiast jako datę wystawienia dokumentu, Pani Ania może podać różne daty, na przykład: 20 lipca (dokument wystawiony przed zakończeniem usługi), 31 lipca (gdy faktura jest wystawiona w dniu zakończenia świadczenia usługi), lub 4 sierpnia (obowiązek wystawienia dokumentu najpóźniej do 15 sierpnia).
W przypadku Krajowego Systemu e-Faktur system nie pozwoli na wprowadzenie faktury z datą wystawienia inna niż data bieżąca (rzeczywista). Jest to jednocześnie duże wyzwanie dla przedsiębiorców, którzy zapominają wystawić dokument w danym dniu. Nie będzie już bowiem, możliwości dowolnego modyfikowania daty wystawienia dokumentu.
Usługi ciągłe są rozliczane na koniec okresu rozliczeniowego, czyli w ostatnim dniu miesiąca, chyba że okres rozliczeniowy jest inaczej określony w umowie. Oznacza to, że jeśli wystawisz fakturę z datą późniejszą, to datę sprzedaży podasz jako ostatni dzień z poprzedniego miesiąca. Ma to wpływ na poprawność Twoich rozliczeń podatkowych.
Warto wiedzieć, że błędy dotyczące na przykład daty sprzedaży poprawisz poprzez wystawienie faktury korekty na dane formalne, która nie wpływa na wartość faktury.
Błąd #3: Błędy w danych kontrahenta
W ciągu ostatnich lat widoczne jest zmniejszenie tego rodzaju błędów. Wynika to w dużej mierze z faktu, że programy do fakturowania pobierają dane kontrahentów z ewidencji GUS. Dodatkowo Krajowy System e-Faktur (KSeF) również może zmniejszyć ilość tego rodzaju błędów. Może się jednak zdarzyć, że kontrahent, dla którego wystawiasz fakturę, nie dokonał odpowiednich zmian w CEiDG. W efekcie dane w ewidencji GUS będą nieaktualne.
To nic straconego! W takim przypadku błędy w danych kontrahenta możesz poprawić na podstawie faktury korekty na dane formalne lub na podstawie noty korygującej, jaką otrzymasz od kontrahenta.
Błąd #4: Błędy dotyczące sprzedawanych towarów i usług
Podczas wystawiania faktury, możesz błędnie wskazać przedmiot sprzedaży. Od tego, czego będzie dotyczyła pomyłka, zależy późniejszy sposób korekty. Jeżeli popełnisz błąd a przykład w opisie usługi, w jednostce miary, który nie wpływa na wartość faktury, to skorygujesz go fakturą korektą na dane formalne.
Jeśli jednak błąd dotyczy wartości usługi, liczby sprzedanych sztuk towaru, czy stawki VAT, to zmieni on wartość dokumentu sprzedaży. Błąd naprawisz poprzez wystawienie faktury korekty.
Błąd #5: Błędy w dodatkowych adnotacjach na fakturze sprzedaży
W pewnych okolicznościach jesteś zobowiązany do wprowadzenia dodatkowych adnotacji na fakturze sprzedaży. Jeśli nie zostaną one podane poprawnie, powinny zostać skorygowane poprzez wystawienie faktury korekty na dane formalne
- Brak dopisku odwrotne obciążenie – gdy wystawiasz fakturę sprzedaży dla kontrahenta zagranicznego, za wykonaną usługę, to nie podlega ona opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce. W takim wypadku konieczne jest wprowadzenie na fakturze usługi ze stawką NP oraz dopisanie w uwagach adnotacji o odwrotnym obciążeniu (reverse charge). Usługa ta powinna zostać opodatkowana podatkiem VAT w kraju nabywcy
- Brak adnotacji o metodzie kasowej – jeżeli jesteś podatnikiem, który stosuje przepisy dotyczące małego podatnika i rozliczasz się metodą kasową, to na Twojej fakturze sprzedaży, musi znaleźć się adnotacja „metoda kasowa”. Przy wystawianiu faktury online, najczęściej jest to kwestia zaznaczenia odpowiedniej konfiguracji w programie
- Brak adnotacji o mechanizmie podzielonej płatności – jeżeli przedmiot Twojej sprzedaży został wymieniony w załączniku 15 ust. o VAT oraz wartość faktury przekracza 15 000 zł brutto, to na fakturze musi znaleźć się adnotacja o obowiązkowym mechanizmie podzielonej płatności
- Błędna forma lub data płatności – warto pamiętać o prawidłowym oznaczeniu kwestii związanych z płatnością za daną sprzedaż. Należy przestrzegać oznaczenia, czy dokument jest płatny przelewem, czy też gotówką. Również termin płatności, jaki określisz na fakturze, ma istotne znaczenie, chociażby z racji możliwości późniejszego skorzystania z ulgi na złe długi, z tytułu nieterminowej zapłaty za usługę
- Brak podstawy do zwolnienia – jeżeli jesteś podatnikiem, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego w podatku VAT, to koniecznie podaj podstawę prawną do zwolnienia.
Jak widać, wystawiając fakturę sprzedaży, należy pamiętać o wielu kwestiach formalnych i merytorycznych, które wpływają na poprawność dokumentów. Warto też korzystać z systemów, które – tak jak inFakt – umożliwiają integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Księgowi inFakt chętnie pomogą Ci w weryfikacji i zachowaniu zgodności w Twoich fakturach sprzedaży.
Zamów rozmowę z Księgowym inFaktu
Podziel się nim ze znajomymi
