Jakie wydatki związane z reklamą firmy można rozliczyć w kosztach firmowych?

Chęć rozwoju działalności wymaga niejednokrotnie przeznaczenia pewnych funduszy na wydatki marketingowe. Na szczęście koszty reklamy przedsiębiorca ma szansę rozliczyć w firmie. O ile nie zaliczają się do tzw. reprezentacji. Jakie konkretnie zasady tu obowiązują?

Przykładowe koszty reklamy – co można rozliczyć?

Generalnie kosztem firmowym jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, a także zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodu. Działania marketingowe zazwyczaj spełniają te kryteria. Jeśli więc koszty reklamy mają związek z prowadzeniem działalności gospodarczej przedsiębiorca może je bez większych obaw rozliczyć.

Do takich wydatków można zaliczyć m.in.:

• zaprojektowanie firmowego logo,
• reklamę zewnętrzną (bannery, billboardy itp.),
• reklamę w prasie oraz w Internecie (np. pozycjonowanie, kampanie AdWords),
• spoty telewizyjne i radiowe,
• udział w targach branżowych,
• zaprojektowanie i druk materiałów informacyjnych lub reklamowych (wizytówki, broszury, plakaty itp.).

Przedsiębiorca może również wrzucić w koszty działania wizerunkowe i Public Relations, np. kampanie społeczne, sponsoring. Tym samym możliwe jest rozliczenie wydatków związanych choćby z organizacją happeningu.

Oczywiście konieczne jest również właściwe udokumentowanie. Można temu posłużyć faktura lub inny dokument potwierdzający koszt, np. umowa o dzieło z grafikiem projektującym logo.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 189 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Krystyna Maciejewska

10 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Agata Zgoła

9.4 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Reklama od firmy zagranicznej kosztem – co trzeba wiedzieć?

Problematyczne może się okazać rozliczenie w kosztach wydatków przeznaczonych na reklamę zakupioną od firmy z zagranicy. To sytuacja spotykana choćby przy reklamowaniu się na Facebooku czy korzystając z Google AdWords. Odnosi się to przede wszystkim do uzyskania odpowiedniego dokumentu sprzedaży.

Przedsiębiorca reklamujący się w ten sposób koniecznie powinien sprawdzić, czy wystawiony przez kontrahenta dokument sprzedaży zawiera dane obu stron transakcji (w tym numer NIP-UE w przypadku firm z UE), nazwę oraz cenę usługi, a także datę wystawienia. W przypadku gdyby takie informacje się na nim nie znalazły najlepiej poprosić o jego korektę. Jeśli jednak nie ma możliwości, by uzyskać odpowiednio sporządzony dokument można próbować rozliczyć koszty reklamy posługując się np. potwierdzeniem przelewu. Może to jednak zostać zakwestionowane przez urzędników.

W kontekście transakcji z kontrahentem spoza Polski trzeba także pamiętać o obowiązku rozliczenia VAT. Dochodzi tu bowiem do konieczności zastosowania tzw. odwrotnego obciążenia. To specyficzny mechanizm zgodnie, z którym VAT rozlicza nabywca, a nie sprzedawca. Więcej informacji można znaleźć w tym artykule.

Reklama nie dała efektów? Dla urzędników nie jest to istotne

Oczywiście zdarza się, że nawet szeroko zakrojone działania marketingowe nie przynoszą oczekiwanych rezultatów lub co gorsza nie przynoszą ich wcale. Pewnym pocieszeniem może być fakt, że koszty reklamy można rozliczyć w firmie niezależnie od uzyskanych efektów.

Jeśli więc reklama nie sprawi, że firma zyska nowych klientów, to dalej może stanowić koszt uzyskania przychodu. Dla urzędników istotny jest bowiem charakter i cel, na który zostały przeznaczone pieniądze, nie zaś rezultat podjętych działań.

Wydatku na reprezentację nie można rozliczyć

Rozważając możliwość zakwalifikowania do kosztów wydatków o charakterze marketingowym należy zwrócić uwagę, czy nie stanowią tzw. reprezentacji. O czym konkretnie mowa? Choć przepisy podatkowe nie definiują pojęcia reprezentacji to przyjmuje się, że tym mianem określane są wydatki o charakterze wystawnym, okazałym, ponadprzeciętnym czy ekskluzywnym.

Takich właśnie w kosztach prowadzenia działalności nie można rozliczyć. Najczęściej wymieniane są w tym kontekście wydatki poniesione na drogie prezenty (np. ekskluzywne wieczne pióro), dzieła sztuki, usługi gastronomiczne i alkohol. Nie dzieje się tak jednak zawsze. Są sytuacje, w których żywność może stanowić koszt (przy czym na pewno nie alkohol). Szczegóły w jednym z wcześniejszych wpisów na naszym blogu.

Jako że koszty reklamy i reprezentacji często sprawiają problemy interpretacyjne warto tu zachować pewną ostrożność. Szczególnie biorąc pod uwagę fakt, że niejednokrotnie trudno o jednomyślność samych organów podatkowych.