Jak zawrzeć umowę użyczenia samochodu? Czy koszt benzyny i eksploatacji użyczonego pojazdu można wliczyć do kosztów firowych?
Firma bez samochodu? Mało realne. Jak rozliczyć zakupy paliwa i wydatki na eksploatację pojazdu, jeśli nie jesteśmy jego właścicielem? Najkorzystniej zawierając umowę użyczenia z krewnym. Na czym ono polega? Krewny przedsiębiorcy oddaje do użytkowania na potrzeby działalności gospodarczej auto – oczywiście nieodpłatnie. Czy grożą nam w związku z tym nieprzyjemne niespodzianki?
Forma umowy użyczenia…
Podstawowym warunkiem ważności umowy użyczenia jest faktyczne przekazanie samochodu przedsiębiorcy do bezpłatnego używania. Przepisy nie wymagają, aby umowa miała formę pisemną, w praktyce warto jednak rozważyć jej zastosowanie, nawet jeśli użyczenie ma miejsce między członkami rodziny.
Pisemna umowa może się przydać dla tzw. celów dowodowych. Przykład? W firmie przedsiębiorcy przeprowadzana jest kontrola podatkowa – w łatwy sposób możemy wykazać podstawę używania samochodu dla celów służbowych, a tym samym uzasadnić ponoszone koszty paliwa, przejazdów autostradami czy parkingów.
…i inne formalności
W trakcie trwania umowy użyczenia przedsiębiorca ponosi koszty utrzymania pojazdu i odpowiada za jego uszkodzenie lub utratę. Nie może on przekazać samochodu innej osobie do używania bez wyraźnej zgody użyczającego. Umowa użyczenia nie podlega rejestracji w urzędzie skarbowym i, co bardzo istotne, jest wolna od podatków.
Użyczony pojazd nie może być jednak wprowadzony do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, ponieważ przedsiębiorca nie jest jego właścicielem. Jakie są tego konsekwencje? Nie możemy zaliczać do kosztów tzw. odpisów amortyzacyjnych.
Najkorzystniej w rodzinie…
Dlaczego? Użyczenie dla celów działalności gospodarczej pomiędzy członkami rodziny należącymi do tzw. I i II grupy podatkowej jest zwolnione z podatku i nie stanowi przychodu. Przedsiębiorca nie musi ustalać wartości ani księgować tego świadczenia. Nie jest ono również ujmowane w zeznaniu rocznym PIT. Kogo zaliczamy do I grupy podatkowej?
Lista jest długa, ustawa o spadkach i darowiznach będzie tutaj pomocnym narzędziem. Do grona tego włączono małżonka, zstępnych (dzieci, wnuki), wstępnych (rodziców, dziadków), rodzeństwo, pasierba, ojczyma, macochę, teściów, zięcia, synową. Do II grupy zaliczamy m.in.: zstępnych rodzeństwa (np. siostrzeńca), rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa, rodzeństwo małżonków.
… ale inaczej pomiędzy znajomymi
Jeśli decydujemy się na użyczenie samochodu od osoby spoza rodziny, mamy do czynienia z przychodem z tytułu nieodpłatnego korzystania z rzeczy. Jego wartość obliczamy na podstawie cen rynkowych stosowanych w przypadku podobnego świadczenia odpłatnego, uwzględniając m.in. stan zużycia pojazdu.
Użyczenie samochodu a rozliczenie kosztów podatkowych
Skoro mamy już samochód, to możemy przejść do najbardziej pożądanej części procesu – gromadzenia kosztów obniżających nasz podatek. Mamy do tego prawo, nawet jeśli nie jesteśmy właścicielem pojazdu.
Wydatki związane z jego używaniem i eksploatacją, czyli zakup paliwa i części zamiennych, koszty napraw, ubezpieczenie, mogą znaleźć się w naszej KPiR i obniżyć podatek dochodowy oraz VAT, ale niekoniecznie w pełnej wysokości. Podstawą rozliczenia jest tutaj tzw. kilometrówka. Wysokość zaksięgowanych kosztów będzie zależała od tego, jak długie trasy pokonujemy. Faktury, rzecz jasna, muszą być wystawione na dane przedsiębiorcy.
Chcesz rozliczać pojazd w prosty sposób?
- Przetestuj inFakt za darmo, także w wersji mobilnej. Wystaw bezbłędną e-fakturę w minutę.
- Prowadź samodzielnie prostą księgowość online lub poznaj oferty sprawdzonych księgowych.
Sprawdź, jak łatwo wystawisz e-fakturę
Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi
