Kiedy można mówić o wydatku na ulepszenia środka trwałego, a kiedy ten wydatek zalicza się do kosztów bieżących?

Sprawne funkcjonowanie i rozwój przedsiębiorstwa często wiąże się z nabywaniem nowych składników majątku lub ulepszaniem tych, które już posiadamy. Ulepszenie a koszty bieżące – jak je rozróżnić i rozliczyć?

Jak rozróżnić ulepszenie od kosztów bieżących firmy?

Definicję ulepszenia środka trwałego możemy znaleźć w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Środek trwały uznaje się bowiem za ulepszony jeżeli suma nakładów poniesionych na jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w obrębie roku podatkowego przekracza 3 500 zł.

Drugim warunkiem jest to, aby poniesione przez przedsiębiorcę wydatki doprowadziły do wzrostu wartości użytkowej w stosunku do wartości określonej z dnia przyjęcia danego składnika majątku do użytkowania w firmie.

O wzroście wartości użytkowej danego środka trwałego świadczyć mogą m.in.:

• wydłużenie okresu używania;
• zwiększenie zdolności wytwórczej;
• wyższa jakość produktów wytwarzanych po ulepszeniu;
• zmniejszenie kosztów jego eksploatacji.

W przypadku spełnienia warunków, aby rozliczyć ulepszenie składnika majątku należy zwiększyć wartość początkową środka trwałego o sumę nakładów poniesionych na jego ulepszenie. Do tej sumy należy wliczyć również koszt nabycia części składowych lub peryferyjnych.

Jeżeli natomiast wydatki poniesione na ulepszenie składnika majątku nie spełniają powyższych warunków trzeba ująć je bezpośrednio w kosztach firmowych, czyli w bieżącym okresie rozliczeniowym.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 189 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Krystyna Maciejewska

10 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Agata Zgoła

9.4 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Ulepszenie i koszty bieżące – konkretne przykłady

Różnice pomiędzy ulepszeniem a kosztami bieżącymi w działalności gospodarczej przedstawię odpowiadając na pytania zadane przez użytkowników aplikacji inFakt:

Przykład 1. „Posiadam komputer stacjonarny dodany do środków trwałych. Chciałbym wymienić w nim kartę graficzną. Jak mogę rozliczyć zakup nowej karty?”

Jeżeli wartość zakupionej karty graficznej nie przekracza kwoty 3500 zł to należy ją zaksięgować bezpośrednio w kosztach firmowych. W przypadku natomiast, gdy cena karty jest wyższa, zakup należy potraktować jako ulepszenie środka trwałego.

Przykład 2. „Posiadam samochód osobowy jako środek trwały. Czy zakup takich rzeczy do niego jak: pokrowce na siedzenia, obszycie kierownicy, pokrowiec na koło zapasowe itp. można wliczyć jako koszty prowadzenia działalności? W samochodzie jest problem z silnikiem. Mój mechanik twierdzi że może zamontować bardziej wydajny zamiennik i samochód będzie lepiej przyspieszał. Czy fakturę za takie ulepszenie mogę wrzucić jako koszt utrzymania samochodu?”

W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych zakup takich przedmiotów jak pokrowce na siedzenia i koło zapasowe oraz obszycie kierownicy można zakwalifikować jako koszt podatkowy. W aplikacji inFakt wprowadzamy je z poziomu samochodu poprzez zakładkę „Dodaj koszt pojazdu”.

Jeżeli chodzi o drugie pytanie to prawdopodobnie mamy do czynienia z ulepszeniem pojazdu. Za ulepszenie pojazdu uznaje się bowiem nakłady powodujące ulepszenie majątku poprzez jego przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, w tym także na zakup części składowych i peryferyjnych, których jednostkowa cena nabycia przekracza 3 500 zł.

Dodatkowo cechą świadczącą o ulepszeniu samochodu jest wzrost jego wartości w stosunku do wartości, którą posiadał w dniu przyjęcia do używania. Oznacza to, że jeżeli koszt montażu bardziej wydajnego zamiennika przekroczy 3 500 zł, należy skorzystać z opcji „Ulepsz pojazd„. W ten sposób zwiększona zostanie wartość początkowa samochodu, a kolejne odpisy amortyzacyjne dokonywane będą od wyższej podstawy.

Zatem suma wydatków poniesionych na ulepszenie podlegać będzie amortyzacji, czyli stopniowo zostanie ujęta w kosztach podatkowych. Jeśli natomiast kwota ulepszenia nie będzie większa niż 3 500 zł to będzie można zaliczyć ten wydatek bezpośrednio do kosztów.

Podsumowując można stwierdzić, że większość wydatków związanych z pojazdem firmowym rozliczamy jako koszty bieżące. Z ulepszeniem mamy natomiast do czynienia, gdy spełnione są powyższe warunki. Ulepszenie może polegać między innymi na zakupie klimatyzacji do samochodu czy montażu instalacji gazowej.

Jak wprowadzić środek trwały w aplikacji inFakt?

Rozliczenie ulepszenia środka trwałego

Jeżeli wydatki związane ze składnikiem majątku wprowadzonym wcześniej do ewidencji środków trwałych zostały uznane za ulepszenie to rozliczenie następuje poprzez stopniowe ujęcie ich w kosztach podatkowych (w ramach amortyzacji). Poniesione wydatki zwiększają bowiem wartość początkową ulepszanego środka trwałego. Wartość tą stanowi suma pierwotnej wartości początkowej środka trwałego i nakładów poniesionych na jego ulepszenie. Zaktualizowana w ten sposób wartość danego składnika majątku firmowego jest podstawą, od której nalicza się kolejne odpisy amortyzacyjne. 

Po dokonaniu ulepszenia środka trwałego, czyli zwiększenia jego wartości początkowej nie trzeba zaczynać amortyzacji od nowa. W takim przypadku należy kontynuować zastosowaną wcześniej metodę amortyzacji (wybraną przed jej rozpoczęciem) i zastosować przyjętą uprzednio stawkę amortyzacyjną. Oznacza to, że od momentu dokonania ulepszenia zarejestrowanego w ewidencji środków trwałych przedsiębiorca musi określić nową wartość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego. Pierwszego zwiększonego odpisu amortyzacyjnego należy dokonać w miesiącu następującym po miesiącu, w którym miejsce miało ulepszenie danego składnika majątku.

Naliczanie zwiększonych odpisów amortyzacyjnych stosujemy aż do momentu, kiedy wartość dotychczasowego umorzenia równa będzie podwyższonej wartości początkowej środka trwałego. Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że suma wszystkich odpisów amortyzacyjnych (tych przed dokonaniem ulepszenia i po nim) nie może przekroczyć nowej wartości początkowej środka trwałego. W praktyce oznacza to, że zazwyczaj okres amortyzacji się wydłuża, a ostatni odpis amortyzacyjny zrównywany jest do różnicy pomiędzy nową wartością początkową środka trwałego a sumą dotychczasowego umorzenia.

Zawieszenie działalności gospodarczej – sprawdź co z amortyzacją

Ulepszenie zamortyzowanego środka trwałego

Rozliczenie ulepszenia całkowicie zamortyzowanego środka trwałego nie różni się od rozliczenia ulepszanego składnika majątku, który jest w trakcie amortyzacji. Oznacza to, że w momencie dokonania ulepszenia należy odpowiednio zwiększyć jego wartość początkową, co powinno mieć odzwierciedlenie w ewidencji środków trwałych. Od tej pory to nowa, podwyższona wartość początkowa stanowić będzie podstawę do obliczenia wartości kolejnych odpisów amortyzacyjnych.

Jak rozliczyć ulepszenie środka trwałego zamortyzowanego jednorazowo

Może się zdarzyć, że przedsiębiorca ulepsza środek trwały, który został zamortyzowany jednorazowo. Jednorazowa amortyzacja to przywilej (możliwy do zastosowania po spełnieniu określonych warunków) rozliczenia w bieżącym okresie wydatków poniesionych na zakup środka trwałego.

Dowiedz się więcej o jednorazowej amortyzacji – sprawdź kto może z niej skorzystać

Sposób rozliczenia ulepszenia składnika majątku zamortyzowanego jednorazowo zależny jest od momentu, w którym dokonano tego ulepszenia. Należy rozważyć dwa przypadki:

1. Ulepszenie ma miejsce w tym samym roku podatkowym, w którym środek trwały został przyjęty do użytkowania w firmie i zamortyzowany jednorazowo. W takim wypadku przedsiębiorca ma prawo również jednorazowo rozliczyć, jako koszty uzyskania przychodów wydatki poniesione na ulepszenie danego składnika majątku. Można to zrobić najwcześniej w miesiącu, w którym została podwyższona wartość początkowa środka trwałego. Trzeba też mieć na uwadze, że w dalszym ciągu obowiązuje nas limit jednorazowej amortyzacji w skali roku podatkowego, stanowiący równowartość 50 000 euro.
2. Przedsiębiorca dokonał ulepszenia środka trwałego w latach następujących po roku, w którym składnik majątku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych i zamortyzowany jednorazowo. Wówczas nie przysługuje już preferencja jednorazowego rozliczenia nakładów poniesionych na jego ulepszenie. Trzeba będzie dokonywać odpisów amortyzacyjnych począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano ulepszenia środka trwałego. Podstawę stanowić będzie oczywiście wartość początkowa, podwyższona o wydatki związane z jego ulepszeniem.

Przykład – amortyzacja ulepszonego środka trwałego (metoda liniowa)

Załóżmy, że dnia 15 marca 2015 roku wprowadzony do ewidencji środków trwałych został komputer o wartości początkowej 21 000 zł. Roczna stawka amortyzacyjna przyporządkowana zespołom komputerowym (kod KŚT 491) to 30 %.

Oznacza to, że całkowity okres amortyzacji komputera wynosi 40 miesięcy. Pierwszy odpis amortyzacyjny dokonany zostanie w kwietniu 2015 roku, czyli w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym środek trwały został przyjęty do użytkowania w firmie. Ostatni odpis przypada na lipiec 2018 roku. Wartość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego wynosi natomiast 525 zł, co wynika z następujących obliczeń:

 21 000 zł · 30% = 6 300 zł ;

6 300 ÷ 12 miesięcy = 525 zł, gdzie:

• 21 000 zł to wartość początkowa środka trwałego;
• 6 300 zł to roczna kwota umorzenia;
• 525 zł to wartość miesięcznego odpisu amortyzacyjnego.

15 października 2016 roku miało miejsce ulepszenie komputera, a co za tym idzie jego wartość początkowa została zwiększona o kwotę 5 000 zł.
Ostatni odpis amortyzacyjny o wartości 525 zł zostanie dokonany za miesiąc październik.  Ilość odpisów amortyzacyjnych naliczonych w tej kwocie wynosi 19 (przysługujące za okres od kwietnia 2015 roku do października 2016 roku włącznie).

Od listopada 2016 roku (pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym miało miejsce ulepszenie środka trwałego) odpis amortyzacyjny wzrośnie. Po ulepszeniu środka trwałego wartość trzech kolejnych odpisów amortyzacyjnych wynosić będzie 650 zł. Wynika to z następującego przeliczenia:

26 000 zł · 30% = 7 800;
7 800 ÷ 12 miesięcy = 650 zł, gdzie:

• 26 000 zł to zwiększona wartość początkowa zespołu komputerowego;
• 7 800 zł to roczna wartość umorzenia;
• 650 zł to kwota miesięcznego odpisu amortyzacyjnego.

Okres amortyzacji to 40 miesięcy, do momentu ulepszenia środka trwałego minęło 19 miesięcy, co oznacza że pozostało jeszcze 21 odpisów amortyzacyjnych (40 – 19 = 21). Jednakże z uwagi na zwiększenie wartości początkowej komputera liczba ta ulegnie zmianie. Amortyzacji będziemy dokonywać bowiem do momentu zrównania się zwiększonej wartości początkowej z sumą dotychczasowego umorzenia. W podanym przykładzie okres amortyzacji wydłuży się o cztery miesiące, co wynika to z następujących obliczeń:

26 000 zł  – 19 · 525 zł = 16 025 zł;
16 025 zł ÷ 650 zł = 24,65, gdzie:

• 26 000 zł to zwiększona wartość początkowa składnika majątku;
• 19 · 525 zł to suma dotychczasowego umorzenia;
• 16 025 zł to wartość, która pozostała do zamortyzowania po ulepszeniu komputera;
• 24,65 ≈ 25 to ilość odpisów amortyzacyjnych, których należy dokonać po ulepszeniu.

Wniosek jest taki, że aby w pełni zamortyzować ulepszony środek trwały należy dokonać jeszcze 25 odpisów amortyzacyjnych, w tym ostatni w niepełnej wartości.

Ostatni odpis amortyzacyjny, przypadający na listopad 2018 roku będzie niższy od poprzednich. Wynika to z faktu, że w przypadku dokonania odpisu w wysokości 650 zł wartość umorzenia przekroczyłaby nową wartość początkową środka trwałego (po ulepszeniu), co nie może mieć miejsca. Aby obliczyć wysokość ostatniego odpisu należy od nowej wartości początkowej odjąć sumę dotychczasowych odpisów amortyzacyjnych:

26 000 zł – 19 · 525 zł – 24 · 650 zł = 26 000 zł – 9975 – 15 600 = 425 zł, gdzie:

• 26 ooo zł to zwiększona wartość początkowa komputera;
• 19 · 525 zł to suma dokonanych odpisów amortyzacyjnych przypadających na okres od kwietnia 2015 roku do października 2016 roku włącznie;
• 24 · 650 zł to suma dokonanych odpisów amortyzacyjnych od miesiąca listopada 2016 roku do października 2018 roku włącznie;
• 425 zł to kwota ostatniego odpisu amortyzacyjnego.

Aby sprawdzić obliczenia należy porównać zwiększoną wartość początkową z następującą sumą:

19 · 525 zł + 24 · 650 zł + 1 · 425 zł = 26 000 zł.
Uzyskany wynik świadczy o poprawności wcześniejszych obliczeń.

Amortyzacja i ryczałt – sprawdź czy masz do niej prawo

Jak rozliczyć ulepszenie w aplikacji inFakt?

Aby odpowiednio rozliczyć ulepszenie środka trwałego w aplikacji inFakt należy w pierwszej kolejności odnaleźć wprowadzony wcześniej składnik majątku i z jego poziomu wybrać opcję „Ulepsz” – znajdującą się wśród listy zakładek po prawej stronie. Następnie trzeba będzie przepisać dane z faktury dokumentującej poniesione wydatki i zapisać zmiany.

Stosowne przeliczenia zostaną wykonane automatycznie, co oznacza że aplikacja zwiększy kolejne odpisy amortyzacyjne, wydłuży okres amortyzacji i zmniejszy ostatni odpis amortyzacyjny (o ile będzie to konieczne), aby całkowita wartość umorzenia nie przekroczyła nowej wartości początkowej.

W ewidencji środków trwałych (za poszczególne miesiące) wygenerowanej w aplikacji można prześledzić jak zmieniają się wartości odpisów amortyzacyjnych środka trwałego po dokonaniu ulepszenia.

Samochód ciężarowy – środek trwały w dwóch firmach