Jak odróżnić wydatki osobiste od firmowych? Które wydatki można ująć w koszta?

Przedsiębiorcy często stają przed dylematem, czy dany wydatek ująć w kosztach. Nawet po sprawdzeniu przepisów i praktyki nie zawsze jest to oczywiste, zwłaszcza, gdy mówimy o nietypowym koszcie. Ten krótki poradnik pomoże Ci sprawdzić, które wydatki fiskus uważa za osobiste, a które za firmowe.

Co to są koszty firmowe?

Przepisy mówią, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Ich celem (bezpośrednim lub pośrednim) jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Dodatkowo w przepisach jest też lista wydatków odgórnie nieuznawanych za koszty firmowe. Każdy przypadek trzeba zatem w pierwszej kolejności przeanalizować pod kątem ogólnej definicji. Jak łatwo się domyślić, kryteriów nie spełniają te wydatki, które są do celów osobistych, a zatem nie mają związku z przychodem. Następnie dopiero trzeba sprawdzić, czy koszt nie trafił na wspomnianą listę wyjątków.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 189 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Krystyna Maciejewska

10 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Agata Zgoła

9.4 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Typowy koszt osobisty – okulary i soczewki

Przepisy dotyczące kosztów uzyskania przychodów są niestety ogólne, a w zamkniętym katalogu kosztów jest niewiele przykładowych wydatków, które przedsiębiorcy księgują w PKPiR, a urzędnicy traktują jak wydatki o charakterze osobistym (co pokazuje praktyka).

Nierzadko zdarza się, że przedsiębiorcy odmiennie interpretują wydatki związane z prowadzoną działalnością i wprowadzone koszty są podważane przez urzędników czego świetny przykładem są okulary korekcyjne kupione dla osoby prowadzącej działalność.

Potrzeba posiadania okularów wiąże się nie tylko z prowadzoną działalnością, np. pracą przy komputerze, czy sporządzaniu dokumentacji podatkowej, ale także w życiu codziennym. Polepszenie komfortu pracy (antyrefleks) nie jest wystarczającym argumentem dla urzędników.

Ten zakaz można uznać za niezbyt logiczny, bo gdy przedsiębiorca kupi te same okulary dla pracownika (który z pewnością będzie z nich korzystał też poza pracą), to koszt jest już jak najbardziej w porządku. Ale nie o logikę tutaj chodzi, tylko o znajomość praktyki, którą posługuje się fiskus.

Motywuje się to tym, że pracodawca jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy swoich pracowników. Trzeba mieć na uwadze, że sfinansowanie zakupu soczewek kontaktowych będzie kosztem uzyskania przychodów tylko wtedy, gdy z uwagi na stan zdrowia zamiast używania tradycyjnych okularów, okulista zalecił soczewki.

Inne wydatki na zdrowie to (zwykle) wydatki osobiste

Wszelkie wydatki poniesione w ramach ochrony własnego zdrowia przedsiębiorcy (a nie pracowników), również uznawane są przez urzędy skarbowe za wydatki o charakterze osobistym.

Konieczność pokrycia kosztów leczenia osoby prowadzącej działalność związane np. z leczeniem zębów czy rehabilitacją nie jest uzależnione od faktu prowadzenia firmy. Oznacza to, że gdyby przedsiębiorca nie posiadał firmy i pracował na etacie, w razie wystąpienia takiej potrzeby również musiałby udać się do odpowiedniego specjalisty i zapłacić za plombowanie zęba czy rehabilitację kolana.

Cel poniesionego kosztu to zachowanie obecnego stanu zdrowia lub jego polepszenie, zatem trudno uzasadnić związek z uzyskanymi przychodami. Nie możemy wprowadzać tego typu wydatków do PKPiR, w razie kontroli zostaną podważone przez organ podatkowy.

Jednak inaczej jest z ubezpieczeniem zdrowotnym jako tzw. benefitem dla pracowników. Różne pakiety medyczne stanowią koszt uzyskania przychodów, ale tylko w odniesieniu do osób zatrudnionych w firmie.

Argumentami potwierdzającymi zasadność wydatku jest obowiązek ponoszenia przez pracodawcę kosztów badań wstępnych i okresowych pracowników, a także wzrastająca atrakcyjność oferty pracy i zadowolenie osób zatrudnionych. Trzeba pamiętać, że zakup takiego samego pakietu medycznego dla przedsiębiorcy nie może zostać wpisany do PKPiR.

Ubezpieczenia na życie

Kolejnym przykładem kosztu, który osoby prowadzące firmę często inaczej interpretują od urzędników jest ubezpieczenie na życie.

Takie zabezpieczenie potrzebne jest nam nie tylko w czasie wykonywania czynności służbowych (w firmie czy poza nią), ale również po pracy, w życiu codziennym. Oznacza to, że polisa na życie nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodów.

W przypadku wypadku przy pracy i wypłaty pieniędzy z polisy nieznane jest przeznaczenie tych środków. Zakładając, że wydatek na polisę zostałby ujęty w kosztach uzyskania przychodów, ewentualną wypłatę odszkodowania przedsiębiorca powinien przeznaczyć na zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, czyli na firmę, a nie na rehabilitację czy pobyt w szptalu – to już jest wydatek o charakterze prywatnym.

W związku z powyższymi kontrargumentami przedstawianymi w indywidualnych interpretacjach podatkowych, polisa na życie nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.

Karnet na siłownię lub basen

Zazwyczaj wydatki poniesione na karnety na siłownię, basen czy inne zajęcia mające na celu utrzymanie lub poprawę kondycji fizycznej (fitness, taniec, sztuki walki) nie stanowią kosztów firmowych, mają charakter prywatny.

Argument nieustannej pracy przy komputerze i bóle kręgosłupa albo konieczność spotkań z klientami nie będzie wystarczający dla organu podatkowego jako związek przyczynowo-skutkowy kosztu z osiąganymi przychodami.

Tego typu wydatki uzasadnione są tylko wtedy, gdy przedsiębiorca jest trenerem personalnym, instruktorem fitness, ratownikiem czy ochroniarzem. Zawody te wymagają bowiem utrzymania szczególnie dobrej kondycji fizycznej, bez której świadczenie usług byłoby niemożliwe.

17 pomysłów na koszty bez faktury!

Wyposażenie firmy

Osoby prowadzące firmę i posiadające biuro, w którym przyjmowani są klienci, mogą w kosztach firmowych ująć wydatki poniesione na dekorację np. zakup obrazów, plakatów, fotografii, roślin – pod warunkiem, że ich cena nie będzie budzić wątpliwości urzędników.

Drogie, odbiegające od norm wydatki uznawane są już za koszt reprezentacji. Przykładem mogą być dzieła sztuki, których nie można rozliczyć w ramach prowadzonej działalności.

Koszty reprezentacji i reklamy – co księgować?

W przypadku prowadzenia firmy w mieszkaniu, każdy wydatek na dekorację może zostać zakwestionowany w razie kontroli (nawet jeżeli odrębny pokój został przekazany na cele działalności i przedsiębiorca przyjmuje klientów). Urzędnicy utrzymują stanowisko, że dekoracja we własnym mieszkaniu ma na celu urządzenie miejsca, w którym mieszkamy i nie ma związku z pozyskaniem przychodów.

Część mieszkania przeznaczona na cele firmowe

Zgodnie z interpretacjami podatkowymi wydatki związane z czynszem, opłatami za media itp. można zaliczać do kosztów wyłącznie wtedy, gdy na cele działalności gospodarczej wydzielone jest całe pomieszczenie.

Jeżeli mieszkanie to kawalerka, wówczas nie należy w ogóle ujmować wydatków związanych z mieszkaniem w kosztach. Nie jest wtedy możliwe wyodrębnienie w jakiej części wydatki mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, zatem traktowane są jak wydatki o charakterze osobistym.

Przepisy nie określają jakie meble mogą znajdować się w pomieszczeniu przeznaczonym na cele działalności gospodarczej, a które mogą budzić wątpliwości urzędników w razie przeprowadzanej kontroli. Takie pomieszczenie powinno służyć wyłącznie do działalności gospodarczej i w przypadku kontroli na przedsiębiorcy ciąży udowodnienie, że nie jest wykorzystywane prywatnie.

Przykładowo, z pewnością łatwiej będzie uzasadnić zakup biurka i regału na dokumenty niż np. stolika kawowego w biurze będącym zarazem mieszkaniem.

Część mieszkania na cele działalności – jak rozliczać koszty?

Wydatki na edukację

Kolejna kategoria wątpliwych kosztów to edukacja, czyli np. ursy, szkolenia, studia, czy konferencje.

Takie wydatki na edukację mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, ale tylko wtedy gdy są wyraźnie związane z przedmiotem aktualnie prowadzonej działalności. Zachodzić musi bezpośredni związek pomiędzy kierunkiem studiów, tematyką kursu czy szkolenia, a celem jakim jest osiągnięcie przychodów. Osoba prowadząca firmę w razie kontroli powinna uzasadnić zasadność wydatku.

W przypadku rozpoczęcia nowego kierunku studiów z zamiarem poszerzenia w przyszłości zakresu świadczonych usług w ramach działalności, wydatek może zostać zakwestionowany przez organ podatkowy.

Kurs językowy

Znajomość języków obcych może być kluczową umiejętność w biznesie, ale i taki koszt nie jest oczywisty.

Kurs językowy może zostać wliczony do kosztów firmowych tylko wtedy, gdy jesteśmy w stanie rzeczowo uzasadnić poniesiony wydatek z uzyskanym przychodem. Argumentem może być np. podpisanie umowy i podjęcie współpracy z kontrahentem zza granicy. Jeśli takich kontrahentów nie ma, a dopiero planujemy ich pozyskanie, to koszt może zostać zakwestionowany.

Kurs na prawo jazdy

Kurs na prawo jazdy kat. B to zawsze wydatek o charakterze prywatnym, więc nie należy ujmować go w kosztach uzyskania przychodów.

Samochód potrzebny jest w większości rodzajów działalności, jednak jest to narzędzie niezbędne nie tylko w firmie, ale i na co dzień. Niezależnie od tego, w jakim stopniu wykorzystujemy pojazd w firmie, urząd skarbowy stoi na stanowisku, że wydatek na prawo jazdy kat. B ma charakter prywatny.

Inaczej urzędnicy podchodzą do specjalistycznych kursów na prawo jazdy dających możliwość prowadzenia np. samochodów ciężarowych, którymi raczej nie jeździ się prywatnie. Wówczas kurs na prawo jazdy może stanowić koszt firmowy, o ile zakres prowadzonej działalności pokrywa się z potrzebą posiadania tego np. prawa jazdy kategorii D.

Walizka i polisa ubezpieczeniowa – czy częste podróże służbowe wystarczą by uzasadnić koszt?

Zgodnie z definicją, określony wydatek można rozliczyć w kosztach, jeśli jego celem jest osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Wydawać by się mogło, że w przypadku odbywania częstych podróży służbowych zakup np. bagażu czy też ubezpieczenia podróżnego mogą być rozliczone w kosztach. Niestety, stanowisko urzędników jest w tej kwestii odmienne.

Pomimo, że powyższe wydatki w odniesieniu do osoby prowadzącej firmę nie są w katalogu wydatków wykluczonych z kosztów to, niezależnie od częstotliwości podróży, traktowane są jak wydatki o charakterze prywatnym.

Zegarek na rękę

Zakup zegarka na rękę wprowadzony do PKPiR jest czynnością wątpliwą. Zegarek na rękę służy celom prywatnym, czyli stanowi wydatek o charakterze osobistym.

Pomimo że przepisy nie zabraniają wprost rozliczenia takiego zegarka w kosztach, to praktyka wskazuje, że ten wydatek może być uznany za osobisty, a nie firmowy.

Kiedy warto wnioskować o interpretację podatkową?

Podjęcie decyzji dotyczącej ujęcia danego kosztu w PKPiR może być łatwiejsze dla przedsiębiorców dzięki zmianom, które weszły w życie w 2017 roku. Wtedy pojawił się termin „utrwalona praktyka interpretacyjna”, który oznacza dominujące, przeważające stanowisko w wydawanych interpretacjach indywidualnych.

W celu ustalenia jaka jest ta „utrwalona praktyka” trzeba przeanalizować interpretacje indywidualne dotyczące podobnych kosztów poniesionych w podobnym czasie i okolicznościach wydane w trakcie ostatnich 12 miesięcy. Jeśli uda się takie znaleźć, to w przypadku kontroli możemy powołać się na termin „utrwalonej praktyki interpretacyjnej”. Dzięki temu jest szansa, że urzędnicy nie zakwestionują danego kosztu.

Więcej na temat zmian w zakresie indywidualnych interpretacji podatkowych znajdziesz tutaj

Jeżeli natomiast nie jesteśmy pewni czy dany wydatek „wrzucić w koszty”, a weryfikacja wydanych interpretacji nie jest wystarczająca, można złożyć wniosek o wydanie takiej opinii w odniesieniu do naszego przypadku.

We wniosku należy dokładnie opisać co wzbudza wątpliwości, a także podać swoją opinię i argumenty na podstawie obowiązujących przepisów. Jeżeli nasze stanowisko zostanie potwierdzone, to taki dokument będzie chronił w razie ewentualnej kontroli i wątpliwości urzędników dotyczącej danej kwestii.

Księgować czy nie księgować?

Trzeba pamiętać, że własna interpretacja wydatku i fakt, że nie ma go w katalogu wykluczonych kosztów nadal może nie wystarczyć, aby był to „bezpieczny” koszt.

Każdy przypadek warto dokładnie przeanalizować opierając się na artykułach i indywidualnych interpretacjach. Trzeba pamiętać, że obowiązek udowodnienia związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a prowadzoną działalnością gospodarczą zawsze ciąży na przedsiębiorcy.

Jeżeli zdecydujemy się ująć dany wydatek w kosztach, konieczne jest jeszcze posiadanie odpowiedniej dokumentacji pozwalającej na wprowadzenie go do PKPiR. Zazwyczaj wydatki ujmujemy na podstawie faktur lub rachunków potwierdzających dany zakup.

Koszty firmowe i mały ZUS w trakcie zawieszenia działalności

Rozliczony koszt jednak nie może być kosztem. Co teraz?

Może się zdarzyć, że zaksięgowaliśmy koszt, który nie powinien zostać uznany za koszt firmowy.

Stało się tak w wyniku przeoczenia, braku dokładnej analizy przypadku przed zaksięgowaniem wydatku, nieposiadania faktur, czy z innego powodu.

W przypadku, gdy niesłusznie rozliczyliśmy wydatek jako koszt uzyskania przychodów, należy dopłacić różnicę podatku wraz z ewentualnymi odsetkami i poprawić zapisy w KPiR. Jeżeli przypadek dotyczy poprzednich lat, za które złożone zostało już zeznanie roczne, trzeba również dostarczyć do urzędu skarbowego korektę deklaracji PIT-36/PIT-36L.

Uważaj od kogo kupujesz! Nowe sankcje od 2017 roku

Jeżeli nie masz pewności czy dany wydatek możesz ująć w kosztach, zostaw komentarz lub skontaktuj się z nami: info@infakt.pl.