Przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej bardzo trudno jest oddzielić przedmioty stanowiące majątek prywatny od tych, które są firmowe. Często praca odbywa się w domu, na przykład na laptopie kupionym przed rozpoczęciem działalności, a do spotkań z klientami używamy prywatnego samochodu. Czy sprzęt nabyty jeszcze przed formalnym założeniem firmy może być kosztem działalności? Czy płatność ratalna ma wpływ na możliwość zaliczenia prywatnych przedmiotów do wyposażenia firmy? Przekonajmy się. 

Co wchodzi w skład majątku przedsiębiorcy

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność prawo nie rozdziela majątku używanego prywatnie, od majątku wykorzystywanego do prowadzenia działalności gospodarczej. Majątek posiadany przez osobę fizyczną jako przedsiębiorcę jest zawsze równocześnie jej majątkiem prywatnym. Wszystko to, co posiada osoba fizyczna, jest po prostu jej mieniem, własnością.

Rozróżnienie na sprzęt prywatny i firmowy

Stosowane w księgowości rozróżnienie na sprzęt zakupiony „na firmę” a prywatnie jest podyktowane względami podatkowymi i funkcjonalnymi. W przepisach podatkowych znajdują się odrębne wymogi, np. odnośnie dokumentowania sprzedaży czy wystawiania faktur, dla osób prowadzących i nieprowadzących działalności. 

Z tego powodu przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą przekazywać prywatny majątek na potrzeby tej działalności i odwrotnie. Gdy dany sprzęt przestaje być potrzebny w firmie, można przekazać go na cele osobiste. Przekazanie do majątku prywatnego będzie miało również miejsce w przypadku likwidacji działalności gospodarczej. Takie operacje mają określone skutki podatkowe i księgowe. 

Prywatny sprzęt w działalności gospodarczej 

Aby prywatny sprzęt mógł zostać uznany za wykorzystywany w działalności gospodarczej, przede wszystkim jego użytkowanie w firmie musi być uzasadnione. 

Najczęściej przekazanie sprzętu dokonuje się na podstawie oświadczenia przedsiębiorcy. Oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności sporządza się na piśmie i powinno ono zawierać:

• nazwę i inne określenia składnika majątku, który zostaje przekazany;
• ustaloną wartość składnika majątku;
• rodzaj własności (własność czy współwłasność – w jakiej części);
• datę przekazania;
• datę i podpis właściciela.

Wypełnione i podpisane oświadczenie jest podstawą do ujęcia sprzętu w ewidencji środków trwałych firmy.

Warto wiedzieć, że na potrzeby działalności mogą zostać przekazane tzw. ruchome składniki prywatnego majątku przedsiębiorcy (np. sprzęt biurowy, samochód), ale także nieruchomości. 

Prywatny zakup na raty a wniesienie sprzętu do firmy

Kwestią budzącą wiele wątpliwości jest wniesienie do firmy sprzętu prywatnego, który został zakupiony na raty, szczególnie, gdy nie wszystkie raty zostały jeszcze spłacone.

Sposób zapłaty za sprzęt nie wpływa jednak na możliwość jego użytkowania w działalności – pod warunkiem, że przedmiot jest własnością przedsiębiorcy. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w sytuacji leasingu konsumenckiego, kiedy przedmiot leasingu jest własnością leasingodawcy, aż do czasu wykupu przez leasingobiorcę.

Jak wycenić prywatny sprzęt przekazywany na potrzeby firmy

Kluczowym elementem oświadczenia jest wartość początkowa przekazywanego składnika majątku. Najczęściej wartość początkową jest łatwo ustalić – wystarczy przepisać kwotę z faktury, rachunku lub innego dokumentu sprzedaży. 

Jeśli takiego dokumentu nie ma, zniszczył się czy zaginął, wówczas wartość należy ustalić samodzielnie. Wycena sprzętu powinna uwzględniać cenę rynkową środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok wprowadzenia do ewidencji środków trwałych. W wycenie bierze się pod uwagę stan i stopień zużycia rzeczy.

W przypadku zakupu na raty zazwyczaj sprzedawca przekazuje fakturę na dane prywatne i umowę kredytową. 

Przedsiębiorca ma możliwość dokonywania przesunięć poszczególnych składników majątkowych pomiędzy mieniem prywatnym i firmowym. 

Sprzęt już kupiony „na firmę” jest z zasady przeznaczony do wykorzystania w działalności gospodarczej. 

Sprzęt kupiony do użytku prywatnego, także przy płatności ratalnej, może zostać przekazany na cele firmowe na podstawie oświadczenia przedsiębiorcy.