Dokumenty w spółce z o.o. – które są najważniejsze?
Spółka z o.o. wymaga stworzenia niemałej liczby dokumentów, które regulują jej podstawowe działanie. Które z nich są kluczowe?
Spółki z o.o. i umowa spółki
Umowa jest najważniejszym dokumentem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jest elementem niezbędnym do jej założenia tego typu działalności, ponieważ zawiera najistotniejsze informacje dotyczące jej funkcjonowania. Akt założycielski zawiera oświadczenie woli właściciela spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej. Ma on formę sporządzonego przez notariusza aktu notarialnego (w innym przypadku nie będzie ważny). Dokument zawiera najważniejsze informacje dotyczące spółki i jej właściciela i oczywiście może być uzupełniany o dodatkowe kwestie. Poza samą umową może zawierać również informacje dotyczące statutu spółki, jej zarządu oraz – jeśli ta została powołana – rady nadzorczej.
Z czego składa się umowa spółki z o.o.?
Umowa spółki z o.o. powinna określać:
- Firmę (oraz jej konkretną nazwę) – może być dowolnie wybrana, powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest także stosowanie skrótu w postaci „sp. z o. o.” lub „spółka z o. o.” w nazwie firmy.
- Siedzibę spółki – czyli miasto, w którym swoją siedzibę ma organ zarządzający. Wymagane jest tylko miasto, a nie konkretny adres. Ma to zastosowanie w praktyce. Spółka, która ma siedzibę w Krakowie, może organizować zgromadzenia wspólników lub spotkania zarządu na terenie całego miasta. Warto też pamiętać, że jeżeli spółka zmieni adres w obrębie tego samego miasta, to siedziba nie ulegnie zmianie, gdyż siedzibą jest miasto, a nie adres. Siedziba musi znajdować się w Polsce.
- Przedmiot działalności zgodny z PKD (Polską Klasyfikacją Działalności) – kod PKD jest wskazówką dla urzędów na temat tego, czym zajmuje się dana firma.
- Wysokość kapitału zakładowego – minimalna wysokość kapitału zakładowego w spółce z o.o. wynosi 5 tysięcy złotych i jest to suma wszystkich udziałów wspólników. Możliwe jest też wniesienie aportu, czyli wkładu niepieniężnego, np. sprzętu, maszyn, pojazdów.
- Informacja, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział – w umowie należy wskazać liczbę oraz wartość nominalną udziałów. Wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych. Jeżeli wspólnik może mieć więcej niż jeden udział (co jest zasadą), to udziały muszą być równe i niepodzielne.
- Liczba i wartość udziałów poszczególnych wspólników w momencie zakładania spółki.
- Czas trwania spółki z o.o. – jeśli jest oznaczony. Zasadą jest, że ustala się czas trwania spółki jako „nieoznaczony”.
Warto wiedzieć
Umowa spółki może również określać zasady powoływania zarządu i rady nadzorczej, obowiązki współpracowników oraz kompetencje poszczególnych organów.
Spółka z o.o. i rejestracja w KRS
Rejestracji spółki z o.o. dokonuje się w Krajowym Rejestrze Sądowym. Można to uczynić listownie, elektronicznie oraz w składając oryginały dokumentów w sądzie. Bez względu na formę rejestracji wymagane dokumenty muszą również zostać wysłane przesyłką rejestrowaną do odpowiedniego sądu (zgodnego z siedzibą spółki).
Wniosek o wpis do KRS należy złożyć na urzędowym formularzu KRS-W3. Trzeba go wypełnić oraz wydrukować. Do niego należy dołączyć w oryginałach lub poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach:
1. KRS-WE – wspólnicy podlegający wpisowi do rejestru,
2. KRS-WK – organy podmiotu,
3. KRS – WM – przedmiot działalności,
4. Umowę spółki,
5. Listę uprawnionych do powołania zarządu,
6. Listę wspólników,
7. Oświadczenie o zgodzie na pełnienie funkcji w zarządzie,
8. Oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału,
9. Dowody uiszczenia opłat.
Spółka z o.o a sprawozdanie finansowe
Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. zawiera podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa. Dotyczy wyłącznie kwestii finansowych. Sporządza się go w tzw. dzień bilansowy. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia.
Wymagane elementy sprawozdania
Sprawozdanie sporządza się w języku polskim, a kwoty podaje w złotówkach. Sprawozdanie finansowe musi się składać z:
- bilansu – wykazuje on stany aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy,
- rachunku zysków i strat – wykazującego oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy,
- informacji dodatkowej – zawiera między innymi opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny i zmian w stosunku do roku ubiegłego.
Do sprawozdania finansowego przedsiębiorca ma obowiązek dołączyć także uchwałę zatwierdzającą te dokumenty, uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty. Jeśli sprawozdanie finansowe badał lub zaopiniował biegły rewident, jego ocenę dołącza się do dokumentacji.
W przypadku spółek kapitałowych czy spółek komandytowo-akcyjnych konieczne jest także sprawozdanie z działalności. Nie dotyczy to jednak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Podziel się nim ze znajomymi
