Zamknięcie roku podatkowego 2022 – przygotuj się w 5 krokach
Zamknięcie roku często kojarzy się jedynie ze złożeniem do Urzędu Skarbowego zeznania rocznego. Zanim do tego dojdzie, warto wykonać kilka czynności. Mogą one w przyszłości uchronić Cię przed koniecznością składania korekt lub przed ewentualnymi problemami w razie kontroli podatkowej. Sprawdź, jak przygotować się do zamknięcia roku podatkowego.
Krok 1. Uporządkuj dokumenty
Czas zamknięcia roku to doskonała okazja do zrobienia porządków. Przejrzyj wszystkie zakamarki, w których możliwe, że leży jakaś zapomniana faktura np. schowek w samochodzie czy stara teczka na dokumenty.
Wszystkie dokumenty muszą zostać rozliczone w roku podatkowym, którego dotyczą. Dlatego, jeśli znajdziesz nieuwzględnioną w kosztach fakturę zakupu, przekaż ją do księgowości jeszcze przed zamknięciem roku. W przeciwnym razie ujęcie jej w kosztach podatkowych będzie wymagać korygowanie złożonego zeznania rocznego.
Krok 2. Zarchiwizuj dokumenty
Bardzo często przedsiębiorcy zapominają, że muszą przechowywać firmowe dokumenty przez określony czas. Zgodnie z przepisami jest to okres 5 lat od końca roku, w którym doszło do złożenia zeznania podatkowego za dany rok. Czyli dokumenty za 2022 rok, gdzie zeznanie składamy w 2023 roku, musisz przechowywać aż do końca 2028 roku.
Jest to naprawdę długi okres. Dlatego pamiętaj o tym przy okazji zamknięcia roku. Wykonaj dodatkowo 5 poniższych czynności, by jak najlepiej przygotować się do ewentualnych kontroli. Szczególną uwagę zwróć na poniższe elementy:
- Kopia dokumentów
Dokumentację możesz przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, np. jako skan. Zgodnie z przepisami musisz przedstawić dokument na żądanie organu podatkowego. Warto więc, aby dokumenty te w odpowiedni sposób opisać (nasza pamięć niestety potrafi być bardzo ulotna) oraz odpowiednio zabezpieczyć (np. dodatkową kopią).
- Odpowiednie przechowywanie
Jeśli przechowujesz dokumenty w formie papierowej, pamiętaj, że muszą być one zebrane, odpowiednio uporządkowane i ponumerowane. Warto przechowywać je np. w przeznaczonym do tego segregatorze. Natomiast dokumenty takie jak paragony fiskalne należy skopiować, bo niestety papier z drukarki fiskalnej z czasem traci kolor.
- Opisy dokumentów
Przy okazji archiwizacji dokumentów przejrzyj poszczególne faktury i uzupełnij opisy, które pozwolą na ewentualne wyjaśnienie urzędnikowi danego kosztu. Zdarzają się, przypadki, że z faktury nie wynika wprost, czego ona dotyczy. Bardzo prawdopodobne, że Ty w ciągu 5 lat również o tym zapomnisz. Zastanów się, czy nie warto podpiąć pod fakturę wyjaśnienia dla kosztu wątpliwego. To na Tobie, jako podatniku ciąży obowiązek udowodnienia zasadności kosztu i warto się przed tym odpowiednio zabezpieczyć.
- Dokumenty środków trwałych
Warto utworzyć osobny pliku lub kopie dokumentów, które są związane z zakupem lub ulepszeniem środków trwałych. Takie dokumenty muszą być przechowywane przez okres 5 lat od końca roku, w który doszło do zakończenia amortyzacji.
- Pobranie dokumentów z programu księgowego
Na koniec pobierz dokumenty księgowe, takie jak: KPiR, ewidencję przychodów, zestawienie wyliczonych zaliczek na podatek dochodowy czy rejestry VAT za poszczególne miesiące danego roku. W ten sposób zapewnisz sobie szybki dostęp do kompletnej dokumentacji księgowej na wypadek kontroli.
Krok 3. Zbierz wyciągi bankowe
Zgodnie z przepisami, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą co do zasady nie musi posiadać firmowego rachunku bankowego. Pamiętaj jednak, że organy podatkowe mają prawo żądać przedstawienia potwierdzenia zapłaty za poszczególne transakcje. Dlatego pobierz z rachunku wszystkie wyciągi z danego roku, zwłaszcza że dostęp do historii banku jest ograniczony czasowo.
Krok 4. Przygotuj spis z natury – również zerowy
Przedsiębiorcy, którzy prowadzą podatkową książkę przychodów i rozchodów, muszą przygotować spis z natury (remanent) na dzień 31 grudnia.
Przedmiotem spisu są jedynie materiały i towary, ale obowiązek ten spoczywa również na podatnikach prowadzących działalność usługową. Jeśli nie posiadasz żadnych materiałów i towarów, sporządzasz zerowy spis z natury.
Warto pamiętać
Spis z natury (nawet ten zerowy) jest pierwszym i ostatnim wpisem w KPiR za dany rok podatkowy.
Krok 5. Zrób rachunek sumienia
Przy okazji zamknięcia zastanów się się, czy księgowa lub księgowy otrzymał od Ciebie wszystkie ważne informacje. Przeanalizuj przede wszystkim następujące kwestie:
- Pozostałe przychody – czy otrzymujesz w roku podatkowym różnego rodzaju benefity od kontrahentów np. karta Multisport, ubezpieczenie lub dostęp do pakietu medycznego. Upewnij się, czy księgowa wprowadziła je jako pozostałe przychody.
- Przychody i koszty bankowe – jeśli masz firmowy rachunek bankowy, wszystkie transakcje związane z prowadzenie rachunku bankowego powinny zostać rozliczone w kosztach. Natomiast wszelkiego rodzaju zyski z konta bankowego należy rozliczyć jako przychód w działalności.
- Wspólne rozliczenia z małżonkiem – jeśli oboje małżonków rozlicza się na skali podatkowej, mają prawo do złożenia wspólnego rozliczenia podatku dochodowego.
- Osoby samotnie wychowujące dzieci – jeśli samotnie wychowujesz dziecko lub dzieci, również możesz skorzystać z preferencji, podobnie jak przy rozliczeniu z małżonkiem.
- Dzieci – rozliczenie podatku dochodowego według skali podatkowej daje prawo do rozliczenia ulgi na dziecko.
- Pozostałe ulgi podatkowe – np. ulga termomodernizacyjna, ulga 4+, ulga z tytułu darowizny. Przeanalizuj, czy masz do nich prawo i koniecznie powiadom o tym osobę, która prowadzi Twoją księgowość.
- Dochody uzyskiwane z innych źródeł, takich jak umowa o pracę, zlecenie czy dzieło – zbierz wszystkie otrzymane od innych podmiotów druki PIT-11.
- Dochody wypłacone przez ZUS – jeśli w danym roku podatkowym otrzymujesz np. zasiłek chorobowy lub opiekuńczy, pamiętaj o ujęciu w zeznaniu podatkowym formularza PIT-11A, który otrzymasz od ZUS.
Podziel się nim ze znajomymi
