Umowa spółki z o.o. – co zawiera? W jakiej formie ją sporządzić?
Zawierając umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, warto dokładnie przemyśleć jej treść. Przepisy regulują wyłącznie niezbędnie minimum zapisów, a wiemy, że prawo bywa skomplikowane i warto zabezpieczyć firmę na różne okoliczności. W artykule wyjaśniamy, jakie elementy musi zawierać umowa spółki, a jakie warto dopisać dodatkowo.
Umowa spółki z o.o. – co to jest?
Umowa spółki to akt zawiązujący spółkę i regulujący podstawowe kwestie jej funkcjonowania. Bez spisania umowy, spółki po prostu nie będzie, ponieważ sąd nie wpisze do KRS podmiotu, który umowy nie dostarczył. Umowa spółki – a dokładniej elementy, które obowiązkowo powinna zawierać, regulują przepisy Kodeksu spółek handlowych (dalej K.s.h).
Chcesz zarejestrować firmę, ale nie wiesz jak to zrobić, aby wyciągnąć maksymalne korzyści z biznesu? Skorzystaj z pomocy specjalistów inFaktu, którzy udowodnią Ci, że zakładanie spółki może być prostsze.
Czy umowa spółki musi być w formie aktu notarialnego?
Odpowiedź na pytanie z nagłówka brzmi, że nie musi, ale tak naprawdę to zależy od tego, jak ma wyglądać ta umowa. System S24, czyli elektroniczny system Ministerstwa Sprawiedliwości umożliwia założenie spółki z wykorzystaniem wzorca umowy. Wzorzec, jak sama nazwa wskazuje, przewiduje warianty poszczególnych postanowień w umowie.
Wspólnik zakładający spółkę wybiera tylko z dostępnych wariantów, nie może wprowadzić żadnych niestandardowych zapisów. Zatem taka uproszczona umowa spółki z o.o. dostępna jest tylko dla spółek typowych, w których nie przewiduje się rzadko spotykanych postanowień.
Z kolei, jeśli umowa spółki ma być nieszablonowa, należy ją spisać jako akt notarialny. Jaka jest różnica pomiędzy sporządzaniem umowy przez S24 a u notariusza? Przede wszystkim cenowa. Umowa przez system S24 jest bezpłatna. Ponosi się tylko koszt rejestracji spółki w KRS i za ogłoszenie pierwszego wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – razem 350 zł. Natomiast u notariusza opłaty sądowe wynoszą 600 zł i do tego trzeba doliczyć taksę notarialną.
Co powinna zawierać umowa spółki z o.o.?
Art. 157. § 1 K.s.h. reguluje, jakie elementy dotyczące spółki powinny znaleźć się w umowie. Ustawodawca używa w przepisie zwrotu umowa powinna określać. Słowo „powinna” warunkuje, że te elementy nie są obowiązkowe, jednak przyjęło się, że każda umowa spółki je zawiera.
Do obowiązkowych zapisów w umowie spółki należą:
- Firma i siedziba spółki – firma to po prostu nazwa spółki. W przypadku spółek z o.o. człon „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” jest integralną częścią nazwy i nie można zarejestrować bez niej spółki. Z kolei siedziba to miejscowość, w której siedzibę ma organ zarządzający spółką. Siedzibę określa się jako nazwę miejscowości, a nie wskazuje dokładny adres.
- Przedmiot działalności spółki – czyli to, czym spółka będzie się zajmowała. Można go opisać zarówno własnymi słowami, np. produkcja oprogramowania, jak i wykorzystując kody PKD.
- Wysokość kapitału zakładowego – tj. zsumowana wartość majątku wnoszonego przez wszystkich wspólników. Kapitał zakładowy może mieć formę pieniężną lub niepieniężną (zwaną aportem), do której zalicza się np. nieruchomości. Aportu nie można wnieść, jeśli umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawierana jest przez system S24.
- Czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział – pod tym zapisem nie kryje się żadne dwuznaczne zapytanie. Po prostu wspólnicy spółki powinni ustalić w umowie, czy mogą posiadać więcej niż jeden udział. Jeśli tak jest (a w większości firm jest), to wszystkie udziały w spółce muszą mieć jednakową wartość.
- Liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników – w tym miejscu wspólnicy określają, na ile udziałów podzielony jest kapitał, jaką mają wartość i ile przysługuje poszczególnym wspólnikom. Uwaga – przy zakładaniu spółki łączna wartość udziałów musi być taka sama jak kapitał zakładowy. Z czasem można to zmienić poprzez wniesienie dodatkowego wkładu lub umorzenie udziałów bez obniżania kapitału.
- Czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony – w umowach spółek zawiązywanych na czas określony powinna znaleźć się data zakończenia umowy. Jeśli spółka powstaje na czas nieokreślony, można napisać słownie, że czas trwania spółki jest nieograniczony lub w ogóle pominąć ten podpunkt.
Na co warto dodatkowo zwrócić uwagę w umowie spółki?
Prawo nie przewiduje ograniczeń co do postanowień, które mogą znaleźć się umowie spółki. Mówiąc krótko – wspólnicy mogą wpisać do umowy, poza elementami obowiązkowymi, wszystko, co uznają za stosowne i co oczywiście mieści się w założeniach dokumentu, jakim jest umowa.
Kwestie dodatkowe, które warto uregulować to:
- Uprzywilejowanie udziałów – art. 174 K.s.h. mówi, że co do zasady prawa i obowiązki wspólników są równe. Jeśli któryś ze wspólników ma mieć większe uprawnienia niż pozostali, musi to zostać spisane w umowie. Dotyczy to najczęściej uprzywilejowania udziałów, czyli uzależnienia prawa do głosu czy wypłaty dywidendy od posiadanych udziałów. Przykładowo można zapisać, że 5 udziałów posiadanych przez wspólnika X jest uprzywilejowanych i ma wartość 120 proc. wartości dywidendy w stosunku do udziałów nieuprzywilejowanych.
- Podwyższenie kapitału zakładowego – w standardowej procedurze podwyższenie kapitału zakładowego w spółce wymaga zmiany umowy spółki. Można tego uniknąć, stosując w pierwotnej umowie zapis, że kapitał może zostać podwyższony do określonego pułapu.
- Zaliczka na dywidendy – wspólnicy spółki mogą brać zaliczkę na poczet dywidendy, o ile taką wypłatę przewiduje umowa spółki.
Jak zmienić umowę spółki?
Każda zmiana umowy spółki musi mieć formę uchwały. A przepisy wymagają, aby uchwały wprowadzające zmiany zapadały większością co najmniej 2/3 głosów. Zmiana umowy musi zostać zgłoszona do KRS. Jeśli spółka była założona przez S24, zmianę można zgłosić także przez S24 lub u notariusza. Natomiast w sytuacji, gdy notariusz dokonywał już jakichś zmian w umowie, to każda kolejna zmiana powinna w umowie powinna mieć formę notarialną.
Umowa spółki – dlaczego jest ważna?
Zgodnie z zasadą swobody umów, w umowie spółki można uregulować wiele dodatkowych kwestii poza obowiązkowymi zapisami. Rzetelnie spisana umowa ułatwi bieżące prowadzenie biznesu. Pomoże też w rozwiązaniu konfliktu, który może powstać pomiędzy wspólnikami.
Podziel się nim ze znajomymi
