Faktura ustrukturyzowana – co to jest, co zawiera i jak wystawić?
Zgodnie z ministerialnymi zapowiedziami już od 1 lipca 2024 czynni podatnicy VAT będą obowiązkowo wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur. Podpowiadamy, co warto wiedzieć o tym dokumencie.
ważne
Zgodnie z informacją Ministra Finansów, KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku. Datę wejścia KSeF poznamy po przeprowadzonym audycie.
Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana, nazywana także fakturą strukturyzowaną to nic innego jak faktura dokumentująca sprzedaż usługi lub towaru, zapisana w formie ściśle opisanego przepisami pliku xml. Ma ona postać tylko elektroniczną i wystawiana jest według odgórnie narzuconej struktury logicznej. Faktura ustrukturyzowana może być wystawiona tylko za pomocą specjalnie w tym celu stworzonej platformy elektronicznej, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Faktura ustrukturyzowana – od kiedy obowiązkowa?
Dobrowolnie z systemu KSeF i wystawiania za jego pośrednictwem faktur przedsiębiorcy mogą korzystać już od 1 stycznia 2022. Jeśli spełnią się rządowe zapowiedzi, obligatoryjne stosowanie KSeF wejdzie w życie od 1 lipca 2024, ale będzie dotyczyć tylko czynnych podatników VAT. Pozostali podatnicy, czyli zwolnieni podmiotowo z VAT (do 200 tys. zł przychodu) lub zwolnieni przedmiotowo z VAT (ze względu na zakres świadczonych usług) będą zmuszeni wystawiać faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem KSeF od 1 stycznia 2025.
Co zawiera faktura ustrukturyzowana?
Wzór struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej możesz znaleźć w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Ale żeby nie wchodzić w zbyt wiele szczegółów technicznych, warto jedynie podkreślić, że pola w pliku xml można podzielić na:
- obligatoryjne – wypełnienie tych pól jest obowiązkowe, a ich pominięcie uniemożliwi wystawienie faktury strukturyzowanej. Chodzi np. o podanie numeru NIP sprzedawcy,
- opcjonalne – wypełnienie tych pól jest obowiązkowe, jeśli zachodzą ustawowe przesłanki,
- fakultatywne – nie trzeba wypełniać tych pól, ani dla poprawności wystawienia faktury ustrukturyzowanej, ani ze względu na wymogi ustawy o VAT. Chodzi np. o podanie kodu PKWiU.
Co ważne, struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej nie przewiduje pola, w którym wpisywany jest numer KSeF takiej faktury. Numer ten generowany jest automatycznie przez system informatyczny i sprawdzić go można w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru, które otrzymujesz po wysłaniu takiej faktury. Nie oznacza to jednak, że jako podatnik nie numerujesz w wybrany przez siebie sposób faktury ustrukturyzowanej. Robisz to tak, jak dotychczas, to jest zachowując sposób i ciągłość numeracji faktur.
Jak wystawić fakturę ustrukturyzowaną?
Fakturę ustrukturyzowaną możesz wystawić, korzystając z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Aplikacja Podatnika KSeF umożliwia wystawianie e-faktur, odbieranie i przeglądanie dokumentów.
inFakt zintegrowany z KSeF
Chcesz jeszcze wygodniej korzystać z KSeF? Skorzystaj z inFaktu. Już dziś możesz zintegrować ją z systemem. Cały proces łączenia aplikacji z Krajowym Systemem e-Faktur jest szybki i prosty – zajmuje około 5 minut. Przeprowadzamy Cię przez niego krok po kroku i na każdym etapie tłumaczymy, co należy zrobić.
Wystarczy, że w aplikacji przejdziesz do Ustawień → i w sekcji Faktury wybierzesz opcję “Integracja z KSeF”. Po połączeniu Twoje faktury od razu będą dostępne w systemie Ministerstwa Finansów.
Na co uważać przy fakturach ustrukturyzowanych?
Chcesz już teraz wystawiać faktury w KSeF? Kupujący Twoje usługi czy towary powinien wyrazić zgodę na dostarczenie faktur za pośrednictwem systemu. Jeśli tego nie zrobi, to nadal możesz korzystać z KSeF, ale wystawioną za pomocą rządowej platformy fakturę musisz dostarczyć kontrahentowi w tradycyjny sposób – np. mailem w formie elektronicznej, czy też po prostu w formie papierowej.
Jeśli wystawiłeś i przekazałeś już nabywcy fakturę w tradycyjny sposób, to nie powinieneś jej już przesyłać do KSeF. W obrocie gospodarczym istnieje już przecież wystawiona prawidłowa faktura, dokumentująca daną transakcję. I odwrotnie: jeśli wystawiłeś fakturę przez KSeF, a Twój kontrahent odebrał ją także za pośrednictwem tego systemu, to nie ma żadnych przeszkód, aby taką fakturą np. wydrukować do PDF-a i przesłać ją kontrahentowi mailem.
Oczywiście, nawet gdy KSeF będzie już obowiązkowy, to nie będzie on obejmował wszystkich faktur. Wyłączone z KSeF są:
- noty korygujące,
- duplikaty faktur,
- faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej (np. faktury dokumentujące przejazd autostradą, wystawiane w formie biletu jednorazowego),
- faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej,
- faktury VAT RR i tzw. faktury pro forma.
A co jeśli KSeF odrzuci fakturę? W takiej sytuacji należy ją potraktować po prostu jako fakturę niewystawioną. Dopóki KSeF jest nieobowiązkowy można w takiej sytuacji wystawić fakturę w tradycyjny sposób – tj. poza rządowym system.
Jak wystawić fakturę w przypadku awarii KSeFu?
W oficjalnym broszurach informacyjnych Ministerstwo Finansów zapewnia, że – tu cytat – „Wszelkie przestoje w systemie KSeF będą miały charakter incydentalny, krótkotrwały i nie będą miały istotnego wpływu na możliwość korzystania z niego przez podatników.”
Jednocześnie ministerialni urzędnicy zalecają, aby w przypadku awarii systemu wstrzymać się z wystawieniem faktur do czasu usunięcia usterki. Zastrzegają przy tym, że to po Twojej stronie jako sprzedawcy leży obowiązek wywiązania się z wystawienia faktury w ustawowym terminie. Jeśli termin ten, z racji na awarię KSeF, miałby być niedotrzymany, powinieneś wystawić fakturę poza KSeF.
Faktura ustrukturyzowana korygująca
Krajowy System e-Faktur umożliwia również wystawienie faktury korygującej. Faktura korygująca musi jednak obowiązkowo zawierać numer KSeF faktury pierwotnej. Przypomnijmy, to numer, który automatycznie nadaje system po skutecznej wysyłce faktury do KSeF – numer ten znajdziesz na Urzędowym Potwierdzeniu Odbioru przyjęcia faktury pierwotnej. Jeśli więc fakturę pierwotną wystawiłeś poza KSeF, to faktury korygującej nie wystawisz za pośrednictwem rządowego systemu.
Zleć księgowość swojej firmy
Przetestuj za darmo aplikację inFakt.
Podziel się nim ze znajomymi
