Faktura bez VAT. Co zawiera? Kto może ją wystawić?
Faktura bez VAT co do zasady zawiera te same dane, co faktura z VAT. Nie znajdziesz na niej jednak stawki podatku, sumy wartości netto ani kwoty podatku od sumy sprzedaży netto. Możesz ją wystawić, jeśli jesteś zwolniony(-a) z VAT podmiotowo lub przedmiotowo. W niektórych okolicznościach możesz również wystawić fakturę bez VAT jako podatnik czynny. Jeśli chcesz się dowiedzieć, kiedy masz prawo do wystawienia faktury bez VAT i jak zrobić to prawidłowo, koniecznie zapoznaj się z tym artykułem.
Czym jest faktura bez VAT?
Z definicji faktura jest dokumentem sprzedaży, który potwierdza zdarzenie gospodarcze. Faktura bez VAT cechuje się tym, że od wartości transakcji nie jest naliczany ani pobierany podatek VAT. Kiedy wystawiasz fakturę bez VAT np. za usługi, które świadczysz, kwota netto jest równocześnie kwotą brutto. Oznacza to, że nie masz obowiązku pobrania oraz odprowadzenia do urzędu skarbowego podatku VAT.
Fakturę bez VAT wystawisz w związku z:
- zwolnieniem podmiotowym (do limitu obrotu 200 tys. zł),
- zwolnieniem przedmiotowym (ze względu na rodzaj wykonywanej działalności),
- czynnościami niepodlegającymi VAT (np. eksport usług lub wewnątrzwspólnotowe świadczenie usług).
Zwolnienie podmiotowe jest dobrowolne i podlega szeregowi ograniczeń. Nie możesz być jednocześnie podatnikiem VAT i korzystać ze zwolnienia podmiotowego. Zwolnienie przedmiotowe oraz czynności niepodlegające VAT są uregulowane odrębnymi przepisami. W tej sytuacji możesz wystawiać zarówno faktury VAT, jak i faktury bez VAT. Możliwe scenariusze i zależności można zilustrować w następujący sposób:
| Zwolnienie podmiotowe | Zwolnienie przedmiotowe | Czynny podatnik VAT | Czynności niepodlegające VAT | |
| Zwolnienie podmiotowe | X | TAK | NIE | TAK |
| Zwolnienie przedmiotowe | TAK | X | TAK | TAK |
| Czynny podatnik VAT | NIE | TAK | X | TAK |
| Czynności niepodlegające VAT | TAK | TAK | TAK | X |
Kiedy można wystawiać takie faktury?
Masz prawo do zwolnienia podmiotowego i wystawiania faktur bez VAT, jeśli spełniasz kilka ustawowych warunków:
- Twoje przychody (wartość sprzedaży) nie przekroczyły w poprzednim roku limitu 200 tysięcy zł. Jeśli działalność rozpoczynasz w trakcie roku, to również masz prawo do zwolnienia podmiotowego pod warunkiem, że nie przewidujesz przekroczenia limitu.
Warto wiedzieć
Limit (200 tys. zł jest liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w ciągu roku. Aby sprawdzić swój limit, skorzystaj ze wzoru:
(200 000 x liczba dni prowadzenia działalności w danym roku) / 365
Przykład 1
Rozpoczynasz działalność 15 marca 2023. Do końca roku pozostały 292 dni: (200 000 x 292) / 365 = 160 000. Twój limit na rok 2023 uprawniający do zwolnienia wynosi 160 000 zł
- Nie zajmujesz się sprzedażą towarów lub usług wykluczonych ze zwolnienia podmiotowego mocą ustawy, tj. m.in. sprzedażą wyrobów akcyzowych, metali szlachetnych, części samochodowych czy elektroniki. Jeśli świadczysz usługi doradcze, prawnicze czy jubilerskie, również nie skorzystasz ze zwolnienia podmiotowego.
Kiedy trzeba wystawić fakturę bez VAT?
Fakturę bez VAT musisz wystawić w sytuacji, gdy świadczysz usługi lub sprzedajesz towary wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT. Jest to rodzaj zwolnienia z VAT ze względu na przedmiot działalności. W katalogu czynności zwolnionych znajdziemy usługi medyczne, edukacyjne, finansowe czy ubezpieczeniowe.
Ważne
Zanim podejmiesz decyzję o skorzystaniu ze zwolnienia przedmiotowego, upewnij się, że masz do niego prawo. W wielu przypadkach trzeba spełnić dodatkowe warunki, jak np. odpowiednie uprawnienia. Usługi udzielania korepetycji są zwolnione przedmiotowo jedynie pod warunkiem, że są świadczone przez licencjonowanego nauczyciela.
Obowiązkowo bez VAT wystawisz również fakturę dokumentującą np. eksport usług. Jeśli świadczysz usługi dla zagranicznych klientów, miejscem opodatkowania będzie kraj nabywcy. W tej sytuacji usługi te nie będą podlegały opodatkowaniu VAT w kraju, a obowiązek podatkowy przerzucisz na kontrahenta. To on będzie zobowiązany do rozliczenia podatku w swoim kraju. Fakturę taką dodatkowo opatrzysz informacją o odwrotnym obciążeniu. Sprawdź: Faktura zagraniczna za usługę – co zawiera i jak ją wystawić?
Jak wystawić fakturę bez VAT? Obowiązkowe informacje i dane
Zasadniczo wystawienie faktury bez VAT nie różni się bardzo od wystawienia faktury z VAT. Oczywistą różnicą będzie brak stawki oraz kwoty podatku VAT. Do obowiązkowych elementów faktury bez VAT należą:
- data wystawienia i kolejny numer faktury,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy,
- nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
- miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa towaru lub usługi,
- kwota należności ogółem.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego, w miejscu na stawkę VAT wpisz skrót zw. Natomiast na fakturach dokumentujących usługi niepodlegające opodatkowaniu użyj skrótu np.
Nie masz obowiązku podawać na fakturze podstawy prawnej ani adnotacji “zw” przy zwolnieniu podmiotowym, tj. ze względu na limit przychodów do 200 tys. zł. (art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT).
Masz natomiast obowiązek podać na fakturze podstawę prawną przy zwolnieniu przedmiotowym, tj. ze względu na rodzaj wykonywanej działalności (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT).
Faktura bez VAT a KSeF
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest ogólnokrajowym programem informatycznym, w którym możesz wystawiać oraz otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Jak na razie korzystanie z KSeF jest dobrowolne. Ma się to zmienić 1 lipca 2024 roku w przypadku podatników VAT czynnych, a od 1 stycznia 2025 system obejmie również podatników VAT zwolnionych (podmiotowo i przedmiotowo). Od tego dnia będzie możliwość wystawiać jedynie faktury ustrukturyzowane i musisz się do tego dobrze przygotować.
W obecnej chwili, jeśli pomylisz się przy wystawieniu faktury, tak naprawdę możesz ją do woli poprawiać do momentu przekazania jej klientowi. Faktura, którą wystawisz w KSeF, automatycznie trafi do odbiorcy, dlatego przy wprowadzaniu danych do e-faktur będzie trzeba zachować ogromną ostrożność. Poprawa błędów, nawet tych najdrobniejszych, będzie o wiele bardziej skomplikowana.
Podsumowanie
Jak widzisz, zagadnienie faktury bez VAT jest bardziej złożone, niż mogłoby Ci się wydawać. Mimo że efekt jest ten sam – nie ma VAT – to każde zwolnienie rządzi się swoimi prawami i podlega odrębnym przepisom i regulacjom. Prawidłowe wystawienie i ewidencjonowanie faktury bez VAT jest niezwykle istotne z podatkowego punktu widzenia i rodzi różne konsekwencje. Wolisz się tym nie martwić i skupić się na swoim biznesie? Skorzystaj z pomocy księgowych inFakt. Zamiast angażować się w skomplikowane formalności, skoncentrujesz swoje wysiłki na rozwijaniu firmy, pozyskiwaniu nowych klientów i generowaniu większych przychodów.
Zleć księgowość swojej firmy
Przetestuj za darmo aplikację inFakt.
Podziel się nim ze znajomymi
