Duplikat faktury a Krajowy System e-Faktur

Jednym z założeń Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest zminimalizowanie papierowego obiegu dokumentów. Tradycyjne sposoby przekazywania dokumentów mogą być wadliwe. Dokument papierowy można łatwo zniszczyć lub zgubić. Krajowy System e-Faktur zmienia zasadniczo sposób wysyłania i odbierania dokumentów pomiędzy kontrahentami. W efekcie potrzeba duplikatu faktury przestanie istnieć. Z czego to wynika? 

ważne

Zgodnie z informacją Ministra Finansów, KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku. Datę wejścia KSeF poznamy po przeprowadzonym audycie.

Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.

Czym jest duplikat faktury? 

Duplikat to dokument zastępujący oryginał faktury, która uległa zniszczeniu albo zaginęła. Używasz go wtedy, gdy pierwotny dokument nie dotarł i nie masz szansy na jego poprawne zaksięgowanie i zarchiwizowanie.  

Co ważne, duplikat musi zawierać identyczne dane jak faktura pierwotna. Dodatkowo na duplikacie należy podać datę jego wystawienia. Najczęściej jest on również oznaczony dopiskiem „duplikat”, chociaż nie jest to wymagane. 

Duplikat faktury możesz otrzymać zasadniczo w trzech sytuacjach 

• Zaksięgowano oryginał faktury, a następnie doszło do jego zniszczenia lub zgubienia – w takim przypadku dzięki duplikatowi można udowodnić, że dana transakcja miała miejsce i jest prawidłowo rozliczona w podatkach. Konieczne jest wówczas zarchiwizowanie takiego dokumentu
• Oryginał faktury dotarł do Ciebie, ale przed zaksięgowaniem doszło do jego zniszczenia lub zgubienia – w takim wypadku, aby można było odliczyć VAT od duplikatu, należy zaksięgować go w dacie wystawienia faktury pierwotnej lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Natomiast w KPiR możesz zaksięgować dokument na bieżąco, o ile otrzymasz duplikat w tym samym roku co oryginał faktury
• Oryginał faktury nigdy do Ciebie nie dotarł – w takim przypadku masz prawo do odliczenia podatku VAT w dacie wystawienia duplikatu lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych. Natomiast dla podatku dochodowego, możesz zaksięgować dokument na bieżąco, o ile otrzymasz duplikat w tym samym roku co oryginał faktury. W przeciwnym razie może to oznaczać konieczność korygowania zeznania rocznego

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 189 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Krystyna Maciejewska

10 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Agata Zgoła

9.4 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Duplikat faktury w Krajowym Systemie e-Faktur

Ideą Krajowego Systemu e-Faktur jest przechowywanie wszystkich faktur, wystawionych w systemie teleinformatycznym przez okres 10 lat. Tym samym system uniemożliwia zgubienie lub zniszczenie faktury ustrukturyzowanej. W efekcie, po wejściu w życie przepisów Związanych z Krajowym Systemem e-Faktur, „duplikat” nie będzie miał już zastosowania. 

Jako przedsiębiorca w każdej chwili możesz zalogować się do swojego konta w Krajowym Systemie e-Faktur, gdzie masz dostęp do wszystkich wystawionych przez siebie dokumentów oraz tych, które dokumentują Twoje zakupy. W dowolnej chwili możesz pobrać wszystkie brakujące dokumenty. 

Pamiętaj jednak, że nie będziesz mieć już prawa do późniejszego odliczenia podatku VAT na podstawie daty wystawienia duplikatu, ponieważ technicznie takiego dokumentu już nie będzie. Podatek odliczysz jedynie w dacie wystawienia dokumentu lub w trzech kolejnych okresach rozliczeniowych, co może wiązać się z korektami plików JPK_VAT. 

Przykład

Pan Piotr kupił drukarkę 25 maja, a sprzedawca przekazał fakturę do KSeF 26 maja. Niestety Pan Piotr zapomniał o zakupie i przypomniał on sobie o nim dopiero w listopadzie. W takim przypadku Pan Piotr nie może zaksięgować dokumentu w listopadzie. Musi pobrać dokument z KSeF i wykonać korektę jednego z czterech okresów rozliczeniowych, w których miał prawo do odliczenia podatku VAT, czyli w maju, czerwcu, lipcu lub sierpniu.

W okresie przejściowym duplikaty, które mogą się pojawiać, będą dotyczyły jedynie faktur wystawionych w czasie, kiedy KSeF nie był jeszcze obowiązkowy. Czyli do dokumentów wystawionych poza KSeF w dalszym ciągu możesz otrzymać duplikat faktury. 

Krajowy System e-Faktur wymaga dużo większej dyscypliny przy prowadzeniu księgowości. Znacznie łatwiej wprowadzić zmiany, gdy twój program do obsługi księgowości ma pełną integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Zobacz jak działa KSeF z inFaktem.