Jak trzeba drukować faktury? Czy jest obowiązek drukowania KPiR?

Prowadzenie firmowej dokumentacji znacząco ułatwiają programy do księgowości. Automatycznie generują choćby KPiR, czy deklaracje i rejestry VAT. Wystarczy wprowadzić dane i zapisać plik PDF na dysku komputera. Utworzone dokumenty za każdym razem archiwizowane są także w aplikacji. Ale czy takie przechowywanie wystarczy urzędnikom w przypadku kontroli? Czy są dokumenty, które koniecznie trzeba wydrukować?

Przechowujesz dokumenty elektroniczne? Zrób ich kopie

Polskie prawo daje przedsiębiorcom możliwość przechowywania niektórych dokumentów w formie elektronicznej. Wiąże się to z koniecznością odpowiedniego ich archiwizowania. Należy zachować wszelkie względy bezpieczeństwa, które nie pozwolą na utratę bądź zatarcie danych.

Dlatego poza przechowywaniem dokumentów w programie do księgowości dobrze jest dodatkowo się zabezpieczyć. Wystarczy w tym celu stworzyć kopie zapasowe, np. na dysku bądź szyfrowanym pendrivie. Pozwoli to również na ich przedstawienie w przypadku braku dostępu do Internetu lub programu księgowego.

Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania firmowych dokumentów przez minimum pięć lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą. Wszystkie dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, by w przypadku kontroli można je szybko udostępnić urzędnikom. Niezależnie od ich formy (papierowej czy elektronicznej). Większości dokumentów nie trzeba drukować. Zazwyczaj na potrzeby kontroli wystarczy przedstawienie ich w postaci elektronicznej. Istnieją jednak pewne wyjątki.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 189 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Krystyna Maciejewska

10 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Agata Zgoła

9.4 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Trzeba regularnie drukować KPiR

Każdy przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników i nie posiada kasy fiskalnej musi drukować KPiR, czyli najbardziej powszechny dokument księgowy w małych firmach. Zapisuje się w nim wszystkie przychody i koszty przedsiębiorstwa. Na tej podstawie wylicza się podatek dochodowy. Jeśli właściciel firmy chce wykorzystywać do prowadzenia KPiR program komputerowy, ma do tego prawo.

A co jeśli program nie pozwala na wydruk zgodny z rozporządzaniem ministra finansów? W takiej sytuacji należy wydrukować miesięczne zestawienie przychodów i kosztów. Na jego podstawie trzeba wprowadzić zapisy zbiorcze do papierowej księgi, która jest zgodna z przepisami.

Raport z kasy tylko na papierze

W formie drukowanej przedsiębiorca musi także przechowywać raporty z kasy fiskalnej. Zarówno dobowe, jak i miesięczne. W razie kontroli może jednak pokazać elektroniczne kopie. Drukowania wymaga także ewidencja przebiegu pojazdu. Dzieje się tak jednak tylko, gdy przedsiębiorca zatrudnia pracowników.

W takim przypadku ewidencja powinna zostać wydrukowana, a następnie podpisana przez pracownika, który wykorzystuje prywatywny samochód do celów służbowych. Przedsiębiorca, który nikogo nie zatrudnia może więc prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu tylko w formie elektronicznej.

Jakich dokumentów nie trzeba drukować?

Co za tym idzie, zdecydowanej większości dokumentów nie trzeba drukować. W formie elektronicznej można więc przechowywać np. ewidencje:

• sprzedaży (przy braku kasy fiskalnej),
• środków trwałych
• wyposażenia,

a w przypadku podatników VAT również:

• rejestry sprzedaży,
• rejestry zakupów,
• złożone deklaracje VAT (i ich potwierdzenia),
• potwierdzenia zapłaty podatku.

Można przechowywać je elektronicznie, w dowolnej postaci, która pozwala na ich przedstawienie urzędnikom w trakcie kontroli.

A czy faktury wystawione bądź otrzymane od kontrahenta w formie elektronicznej trzeba dodatkowo drukować? Przedsiębiorca może to zrobić, ale nie ma takiego obowiązku. Ponadto faktury nie muszą być przechowywane w formie w jakiej zostały wystawione.

Tym samym obecnie obowiązujące regulacje dopuszczają przechowywanie w formie papierowej faktur otrzymanych za pomocą poczty elektronicznej i odwrotnie – faktury otrzymane na papierze można skanować i przechowywać jako pliki elektroniczne (np. PDF).