Jak rozliczyć wydatki na czynsz i inne koszty prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu, w którym się mieszka na co dzień?

Aktualizacja: Od 1 stycznia 2023 r. amortyzacja nie jest już kosztem.

Osoby prowadzące działalność w mieszkaniu często decydują się na wydzielenie jego części na cele działalności gospodarczej. Sprawdź jakie przywileje rodzi takie rozwiązanie.

Wydzielenie części mieszkania – w jaki sposób?

Aby móc rozliczać wydatki związane z prowadzeniem działalności w prywatnym mieszkaniu trzeba wyodrębnić jego część na cele firmowe i zgłosić ten fakt w urzędzie miasta bądź urzędzie gminy. Trzeba mieć na uwadze, że zgodnie z przepisami ujęcie takich wydatków w kosztach podatkowych będzie możliwe wyłącznie wtedy, gdy wydzielone zostanie całe pomieszczenie (lub kilka). Dana część mieszkania powinna służyć wyłącznie do prowadzenia firmy, a w przypadku kontroli to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, że nie jest wykorzystywana prywatnie.

Jeżeli typ mieszkania to kawalerka to nie należy w ogóle ujmować wydatków na jego utrzymanie w kosztach uzyskania przychodów. Są one traktowane przez ograny podatkowe jak wydatki o charakterze prywatnym, trudno bowiem wyodrębnić część kosztów przeznaczoną na cele działalności od tych osobistych.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 189 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Krystyna Maciejewska

10 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Agata Zgoła

9.4 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Przystosowanie mieszkania do prowadzenia działalności

Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym domu wiąże się z koniecznością właściwego umeblowania mieszkania. Jeżeli dane pomieszczenie zostanie przeznaczone na cele działalności gospodarczej to można rozliczyć koszty wyposażenia biura.

Jeżeli zdecydujemy się na odświeżenie mieszkania to wydatki na malowanie pomieszczeń i inne prace remontowe również możemy ująć w kosztach podatkowych. Oczywiście tylko te, które dotyczą pokoi wydzielonych na cele firmowe. Wydatki na remont pozostałej części budynku nie będą możliwe do ujęcia w kosztach i nie należy dokumentować ich fakturami wystawionymi na dane firmowe.

Które koszty można rozliczyć proporcjonalnie?

Jeżeli mieszkanie przeznaczone jest w części na działalność, a w części na cele prywatne to przepisy dopuszczają zaksięgowanie dowodem wewnętrznym wydatków związanych z opłatami za czynsz i media (woda, gaz, energia elektryczna, ogrzewanie, wywóz śmieci) – we właściwej proporcji (metraż pomieszczeń firmowych w stosunku do całego mieszkania). Podstawą sporządzenia dowodu wewnętrznego będą w tym przypadku faktury i rachunki, które również powinny być przechowywane w dokumentacji księgowej.

Kiedy i jak wystawić dowód wewnętrzny w aplikacji inFakt?

Przykład – jak ustalić koszty mieszkania możliwe do odliczenia

Załóżmy, że mieszkanie ma łącznie 60m², a pokój przeznaczony na cele działalności 15m². Rachunki za czynsz i media wynoszą łącznie 500 zł. Wartość możliwą do odliczenia ustalimy w następujący sposób:

• 15/60 · 100% = 25% – procent jaki stanowią pomieszczenia przeznaczone na cele działalności gospodarczej w stosunku do powierzchni całego mieszkania;
• 25% · 500 zł = 125 zł – wydatki stanowiące koszt podatkowy.

Które wydatki mogą być zakwestionowane w razie kontroli skarbowej?

Jeżeli prowadzimy działalność w budynku, w którym również mieszkamy nie należy zaliczać do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na internet stacjonarny. Taki wydatek bowiem często jest kwestionowany przez organy podatkowe (niezależnie od stopnia w jakim internet jest potrzebny do prowadzenia działalności) ponieważ nie ma możliwości wyodrębnienia jaka część wydatków przeznaczona jest na cele działalności, a jaka wykorzystana prywatnie.

Podobnie w przypadku telefonu stacjonarnego – nie należy rozliczać w działalności opłaty stałej. Na podstawie billingu można ująć jedynie część opłat za rozmowy firmowe. Abonament telewizji kablowej wykluczony jest z kosztów firmowych, gdyż nie ma związku z uzyskaniem przychodów.

Rozliczenie wydatków na internet i telefon prywatny jest jednak kwestią sporną ponieważ niektóre urzędy skarbowe dopuszczają taką możliwość (w odpowiedniej proporcji). W przypadku, gdy często korzystamy z internetu i telefonu można wystąpić o interpretację indywidualną, w której należy szczegółowo opisać sytuację i uargumentować swoje stanowisko. Jeżeli odpowiedź będzie pozytywna zyskamy pewność, że przy ewentualnej kontroli taki koszt nie zostanie podważony.

Drugie rozwiązanie, które nie wymaga dodatkowych formalności, a jednocześnie pozwoli na odliczenie powyższych wydatków to internet mobilny z umową podpisaną na dane firmowe oraz telefon służbowy, który będziemy wykorzystywać tylko dla celów związanych z prowadzeniem działalności. Takie wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów.

Internet mobilny w kosztach

Ubezpieczenie mieszkania, podatek od nieruchomości, podatek gruntowy

Definicja kosztu uzyskania przychodu mówi, że jest to wydatek służący osiągnięciu przychodu lub utrzymaniu, zabezpieczeniu jego źródła. Ubezpieczenie mieszkania traktowane będzie jako zabezpieczenie źródła przychodu (oczywiście także w stosownej jego części – zgodnie z ustaloną proporcją).

Dopuszczalne będzie również rozliczenie kosztów poniesionych na podatek od nieruchomości i podatek gruntowy. Dowód wewnętrzny sporządzamy na podstawie decyzji urzędu miasta wskazującej na wysokość podatku od nieruchomości i gruntowego.

Podatek od nieruchomości na cele mieszkalne jest niższy od podatku od nieruchomości na cele działalności gospodarczej. Koszt w działalności stanowić będzie tylko podatek od części mieszkania przeznaczonej na cele firmowe.

Wprowadzenie mieszkania do ewidencji środków trwałych – ustalenie wartości początkowej

Decydując się na wprowadzenie części mieszkania do ewidencji środków trwałych mamy prawo do rozliczenia nie tylko bieżących kosztów, ale również wartości mieszkania. Do środków trwałych wprowadzamy je w wartości początkowej odpowiadającej ustalonej proporcji.

Cena nabycia obejmuje nie tylko cenę samej nieruchomości, ale także wszelkie związane z tym opłaty. Przykładowo może to być taksa notarialna za sporządzenie aktu, opłata sądowa, podatek od czynności cywilnoprawnych, ale także wycena czy koszty prawnika, który pomagał prowadzić transakcję. Wartość początkową zwiększą również wydatki na remont poniesione przed wprowadzeniem budynku do ewidencji środków trwałych.

Zakup mieszkania na firmę – na co zwrócić uwagę?

Odsetki od kredytu hipotecznego w kosztach

Dodatkowo jeżeli kupujemy mieszkanie na kredyt to odsetki od kredytu hipotecznego mogą stanowić koszty uzyskania przychodów również w wyznaczonej proporcji. Stanowią one koszt firmy od momentu wprowadzenia mieszkania do środków trwałych. Wcześniej zapłacone odsetki podwyższają wartość początkową środka trwałego.

Prawo do lokalu – co to jest?

Aby możliwe było zarejestrowanie firmy w danym miejscu niezbędne jest posiadanie tytułu prawnego do lokalu. Tytuł prawny do lokalu to podstawa uprawnienia danej osoby do korzystania z danego lokalu.

W przypadku wynajmu tytułem prawnym do lokalu jest sporządzona umowa najmu, jednak musi być w niej wyraźnie zaznaczone, że mieszkanie będzie wykorzystane na cele działalności gospodarczej. Do prowadzenia firmy w wynajętym mieszkaniu niezbędne jest bowiem uzyskanie zgody właściciela nieruchomości.

Kiedy wynajem mieszkania w całości stanowi koszt firmy?

W przypadku prowadzenia działalności w budynku należącym do najbliższej rodziny wystarczy podpisanie bezpłatnej umowy użyczenia, która będzie stanowić tytuł prawny do lokalu.

Jeżeli natomiast właścicielem mieszkania jest współmałżonek oraz mamy do czynienia ze wspólnością majątkową wówczas mieszkanie jest własnością obojga małżonków. Oznacza to, że potwierdzeniem prawa do lokalu będzie akt notarialny w połączeniu z aktem małżeństwa.

Wspólne rozliczenie małżonków a działalność gospodarcza