Daty na fakturze Krajowego Systemu eFaktur (KSeF)
Od lipca 2024 r. podatnicy VAT będą zobowiązani do wystawiania swoich faktur sprzedaży w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Od stycznia 2025 r. zmiana ta obejmie wszystkich przedsiębiorców. Jest to niezwykle istotna zmiana. Ma ona na celu ustandaryzowanie wystawianych dokumentów. Skutkiem tego ma być uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Zmiana ta oznacza także nowe zasady dotyczące dat na Twoich dokumentach sprzedaży. Jakie zmiany planuje ustawodawca?
ważne
Zgodnie z informacją Ministra Finansów, KSeF nie będzie obowiązkowy w 2024 roku. Datę wejścia KSeF poznamy po przeprowadzonym audycie.
Przeczytaj więcej o odroczeniu obowiązku KSeF.
Jakie daty są na fakturze w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
Przy wystawianiu faktury sprzedaży, należy podać odpowiednie daty na dokumencie.
- Data sprzedaży – moment faktycznego zakończenia świadczenia usług lub dostawy towarów
Pamiętaj
Jeżeli wystawiasz fakturę za usługi ciągłe np. na podstawie podpisanej umowy B2B, to jako datę sprzedaży podajesz zawsze ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Najczęściej jest to ostatni dzień miesiąca.
- Daty wystawienia – moment, kiedy fizycznie tworzysz fakturę w swoim programie finansowo-księgowym
Pamiętaj
Dokument możesz wystawić najwcześniej na 60 dni przed wykonaniem usługi/dostawy towaru, ale nie później niż 15-stego dnia miesiąca następnego po dokonaniu sprzedaży.
Nowe przepisy wprowadzają zmiany, o których musisz wiedzieć, aby Twoja sprzedaż była prawidłowo udokumentowana. Datę sprzedaży określisz na tych samych zasadach co obecnie, jednak zmiany w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wpływają na ustalenie daty wystawienia dokumentu.
Data wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
Zgodnie z nowymi zmianami, termin wystawienia dokumentu sprzedaży się nie zmienia. Innymi słowy, możesz to zrobić najpóźniej do 15-stego dnia następnego miesiąca. Jednak zgodnie z nowymi przepisami, fakturę uznaje się za wystawioną dopiero w dniu przesłania jej do Krajowego Systemu e-Faktur. Potwierdzeniem jest otrzymanie UPO. W praktyce oznacza to, że wygenerowanie przez Ciebie dokumentu w programie do wystawiania faktur nie jest jednoznaczne, z tym że dokument sprzedaży został faktycznie wystawiony.
Podczas tworzenia dokumentu w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) konieczne jest wypełnienie w pliku XML pola P_1, które dotyczy daty wystawienia faktury. Pole to zostaje wypełnione jednak dopiero w momencie faktycznego przekazania dokumentu do systemu. Oprócz tego na fakturze pojawi się również pole „DataWytworzeniaFa”, czyli data wytworzenia dokumentu w Twoim programie. Ma ono jednak charakter czysto techniczny. W efekcie data wystawienia faktury ustrukturyzowanej może być różna.
Warto również wiedzieć, że jeżeli zlecisz do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wysyłkę faktury, która zostanie odrzucona ze względu błędy w strukturze, to nie jest ona uznawana za wystawioną. Konieczna jest poprawa dokumentu i ponowne wysłanie.
Aby Twoja faktura była wystawiona w sposób prawidłowy, musisz
- stworzyć dokument
- zlecić wysyłkę dokumentu do KSeF
Wszystko to musi się wydarzyć nie później niż do 15-stego dnia miesiąca następnego po dokonaniu sprzedaży. Tym samym nie warto czekać do ostatniego chwili, aby nie narażać się na ryzyko, że dokument został odrzucony.
Przykład
Pani Kasia w lipcu świadczyła usługę programistyczną, na podstawie umowy B2B. Wystawiła fakturę sprzedaży w swoim programie księgowym 31 lipca, z datą sprzedaży 31 lipca. Wysyłkę dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zleciła dopiero 1 sierpnia. Okazało się jednak, że w dokumencie pojawiły się błędy i dokument został odrzucony. Po poprawie błędów Pani Kasia przekazała ponownie fakturę do systemu 2 sierpnia, na potwierdzenie 3 sierpnia otrzymała UPO. W powyższym przypadku data wystawienia faktury Pani Kasi to 2 sierpnia.
Krajowy System e-Faktur przyniesie sporo zmian. Przygotowanie się do nich zawczasu pozwala uniknąć wielu błędów. Warto też korzystać z systemów dostępnych na rynku, takich jak inFakt, które zapewniają integrację z KSeF.
Podziel się nim ze znajomymi
