Dokumentowanie nieopłaconych kosztów – zobacz zmiany w inFakcie

Od 11 maja weszły w życie zmiany w rozporządzeniu o prowadzeniu KPiR precyzujące jak dokumentować operacje dotyczące nieopłaconych kosztów. W aplikacji inFakt już wdrożyliśmy nowe rozwiązania. Sprawdźcie, na co warto teraz zwrócić uwagę.

Nieopłacony wydatek nie może stanowić kosztu

Zmiany w KPiR wiążą się z koniecznością zmniejszania kosztów w związku z niezapłaconymi fakturami, wprowadzoną w 2013 r.

Najogólniej rzecz ujmując – kosztem uzyskania przychodu nie może być wydatek, który ujęto wśród kosztów, ale nie został opłacony i minęło:

• 30 dni od upływu terminu płatności,

lub

• 90 dni od daty wystawienia faktury – w przypadku terminów płatności dłuższych niż 60 dni.

Jeśli upłynął jeden z terminów wymienionych powyżej, to koszty trzeba zmniejszyć o kwotę zaległej płatności. Gdy nie ma co pomniejszyć, trzeba zwiększyć przychody za ten okres. Po dokonaniu zapłaty, ponownie zwiększamy koszty za okres przypadający na termin dokonania płatności.

Jak to dokumentować?

Wprowadzenie ogólnej zasady to jedno, a konkretne i praktyczne rozwiązania w KPiR to drugie. Innymi słowy, ministerstwo nie podało od razu przepisu na to, w jaki sposób formalnie załatwić:

• zmniejszenie kosztów,
• zwiększenie przychodów,
• zwiększenie kosztów.

Teraz już wiadomo – mają do tego służyć dowody księgowe.

11 maja 2013 r. weszła w życie nowelizacja rozporządzenia o prowadzeniu KPiR, która m.in. dotyka kwestii nieopłaconych kosztów. Rozszerzono katalog dowodów księgowych. Po zmianach należy je sporządzać zarówno na okoliczność zmniejszenia kosztów podatkowych (zwiększenia przychodów), jak i zwiększenia kosztów uzyskania przychodów. Określono również dane, jakie powinny zawierać te dowody.

Zapewne większość biur rachunkowych (w tym inFakt) i tak sporządzało właśnie dowody księgowe, ale dopiero teraz doprecyzowano jak mają się nazywać i co mają zawierać.

Zmiany w aplikacji inFakt

W związku z nowelizacją przepisów, w inFakcie wprowadziliśmy dokumenty księgowe wewnętrzne, zgodne z nowymi zasadami. Generują się one automatycznie, ilekroć pojawi się sytuacja nakazująca zmniejszyć koszty, zwiększyć przychody lub zwiększyć koszty.

• dowód zwiększenia kosztów

Majowe rozporządzenie reguluje zawartość tzw. dowodu zwiększenia kosztów, czyli dowodu na podstawie którego dokonuje się z powrotem zaksięgowania w koszty. Obowiązkowe pola do uzupełnienia to:

– data wystawienia oraz miesiąc w którym dokonuje się zwiększenie kosztów uzyskania przychodów,
– dowód potwierdzający uregulowanie zobowiązanie. Należy wskazać fakturę, a jeżeli nie ma – umowę albo inny dokument, stanowiący podstawę,
– wskazanie kwoty, o którą podatnik zwiększa koszty uzyskania przychodów.
– wskazanie dowodu potwierdzającego uregulowanie zobowiązania,
– podpis osoby sporządzającej dokument.

• dowód zmniejszenia kosztów / zwiększenia przychodów

Nowelizacja rozporządzenia reguluje również to, co ma zawierać każdy dowód zmniejszający koszty (zwiększający przychody), czyli dowody, które są dokumentami określającymi zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów). Obowiązkowe pola do uzupełnienia to:

– data wystawienia dokumentu oraz miesiąc w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),
– wskazanie faktury (rachunku), a jeżeli nie ma to wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiącego podstawę do zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów (zwiększenia przychodów),
– wskazanie kwoty, o którą zmniejszane są koszty uzyskania przychodów (zwiększające przychody),
– podpis osoby sporządzającej dokument.

Powyższe dokumenty inFakt generuje automatycznie, gdy zajdzie sytuacja opisana na początku tego artykułu.

Ponadto, istotną sprawą jest fakt, że nowelizacja weszła w życie w maju, ale działa wstecz – od 1 stycznia. Oznacza to, że KPiR za cały rok powinna wyglądać zgodnie z nowymi zasadami. Jeśli więc przed majem pojawiły się nieopłacone koszty, trzeba KPiR poprawić. Korzystając z inFaktu nie musicie się tym martwić – wdrożyliśmy zmiany wstecz. Wystarczy ponownie wydrukować KPiR za dany okres, w którym występowały operacje w związku nieopłaconymi kosztami, a operacje będą poprawne.

Na co zwrócić uwagę prowadząc księgowość w inFakcie?

Na koniec parę słów wyjaśnienia o co tak naprawdę chodzi.

1. Potwierdzenia zapłaty

Pierwsza i najważniejsza kwestia, to konieczność udowodnienia, że dany wydatek został opłacony. Co prawda nie ma odgórnej konieczności gromadzenia potwierdzeń zapłaty, ale warto to robić. Dokonując przelewu wystarczy po prostu zapisać potwierdzenie i załączyć go w inFakcie. Zawsze będzie pod ręką. Więcej na ten temat – w tym artykule.

2. Oznaczanie kosztów jako zapłacone

O ile wcześniej można było nie oznaczać kosztów jako „zapłacone”, o tyle teraz w inFakcie ma to ogromne znaczenie. Jeśli korzystasz z All Inclusive, nie ma z tym problemu. Nasi księgowi zmieniają statusy kosztów za Ciebie.

Gdy jednak używasz Self Service musisz pamiętać, aby nie tylko dodać koszt i jego skan, ale także zmienić status na „zapłacony”. W przeciwnym razie, program może automatycznie wygenerować opisane powyżej dowody księgowe, które albo zmniejszą koszty, albo zwiększą przychody. W praktyce, po prostu zwiększy to kwotę zaliczki na podatek dochodowy do zapłaty – a po co płacić więcej, niż minister przykazał?

Jeśli Wasza lista kosztów wygląda jak na screenie poniżej – warto jej się przyjrzeć 🙂

Jeśli macie jakieś pytania o kwestię nieopłaconych kosztów – zostawcie je w komentarzach. Rozwiejemy wszelkie wątpliwości 🙂