Praca na własny rachunek oznacza wolność i satysfakcję, ale to ciężki kawałek chleba. Klienci przychodzą i odchodzą, a zdobyć któregoś na stałe nie jest łatwo. Zresztą przed zawarciem kontraktu trzeba zawsze przygotować się na trudne i długotrwałe negocjacje. Na tym etapie poległo już niejedno zlecenie.

Spis treści

1. Przygotowania do negocjacji, czyli co chcesz osiągnąć?

Niezależnie od tego czy negocjacje będziesz prowadzić osobiście, przez telefon czy przez e-mail, przygotuj się zawczasu. Przede wszystkim dowiedz się jak najwięcej o kliencie i spróbuj określić jego wiarygodność.

W Internecie nietrudno trafić na kuriozalne oferty, w których klient chce uzyskać usługi za półdarmo (np. artykuł na 1000 znaków za 1 zł). Dobry research sprawi, że nie stracisz na nich czasu. Następnie ustal konkretny cel negocjacji, przemyśl swoje wymagania, model rozliczenia, cenę w zależności od zakresu usług i liczby poprawek, czas wykonania kontraktu, potrzebne zasoby czy sposób kontaktu z klientem w trakcie realizacji kontraktu.

2. Spotkania osobiste freelancera

Freelancer zwykle negocjuje zdalnie – przez e-mail, komunikatory, ew. przez telefon. A co gdy klient wymaga spotkania osobistego? Oczywiście trzeba na nie przyjść.

Ważna i problematyczne kwestia, to miejsce. W końcu freelancer zwykle nie posiada własnego biura. Klient, który chce się spotkać, być może zaproponuje miejsce, ale nie warto oddawać mu inicjatywy, bo wówczas zapewne zaprosi do swojej firmy – a to niewygodna sytuacja. Warto więc postarać się o spotkanie w bardziej neutralnym miejscu. Najlepsza do tego jest sala w biurze coworkingowym. Ponadto, wydaje się, że freelancer ma prawo organizować spotkania w kawiarniach i knajpach – w końcu jest freelancerem.

Czy freelancer powinien przyjść na spotkanie w garniturze? To zależy. Zawsze można spróbować dostosować się do ubioru kontrahenta. Istnieje szansa, że dyrektor pracujący w banku przyjdzie na spotkanie w garniturze, zaś jego odpowiednik z agencji reklamowej w wytartych dżinsach i często da się to przewidzieć. A po co się dostosowywać? Badania psychologiczne wskazują, że łatwiej porozumieć się osobom, które wyglądają podobnie.

3. Nie traktuj klienta jak przeciwnika

„Rozumiem, że dwa tysiące to limit, który macie w budżecie na to zadanie. Ode mnie będzie ono jednak wymagało tyle pracy, że nie mogę go wykonać za mniej niż trzy. Zastanówmy się, co możemy zrobić, aby dojść do porozumienia”.

Oto właściwe podejście do problemu. Wzbudza dysonans u kontrahenta i zmusza do kreatywnego rozwiązania nieporozumienia. Może limit jest na obecny miesiąc, a zadanie można rozbić na dwa miesiące? Może należy zmniejszyć zadanie, aby praca była warta dwa tysiące? Ponadto traktując negocjatora jak partnera tworzysz długotrwałe relacje biznesowe, które możesz wykorzystać w przyszłości.

4. Kto pierwszy podaje cenę?

Jeżeli postąpiłeś zgodnie z pkt. 1, to przygotowałeś się do negocjacji, a to oznacza, że doskonale znasz swoją cenę i model rozliczenia. Zdecydowanie nie warto jednak rozpoczynać negocjacji od rozmowy o pieniądzach. Nie możesz jednak również zakładać, że to klient pierwszy określi cenę. Warto więc poczekać, aż klient doprecyzuje swoje wymagania, a my z kolei przedstawimy swoje doświadczenie i portfolio, zanim przejdziemy do rozmów o „konkretach”.

5. Negocjacje to nie tylko kwestia ceny

Chociaż kontrakt negocjuje się przede wszystkim w celach zarobkowych, warto skupić się na szerzej rozumianych interesach swojej działalności, rozważając wszystkie korzyści płynące z nowej współpracy. Możliwe, że klient nie jest w stanie spełnić Twoich oczekiwań finansowych, ale w zamian za to może zapewnić ci coś innego. Na przykład:

  • produkt lub usługi swojej firmy
  • reklamę umieszczając Twoje logo pod Twoją pracą
  • reklamę umieszczając Ciebie wśród partnerów biznesowych
  • pomoc w dotarciu do potencjalnych klientów

6. Nie warto obawiać się telefonu

Niektórzy freelancerzy unikają kontaktu telefonicznego, sądząc, że wszystko da się załatwić online. Niestety, o ile część klientów nie chce tracić czasu na spotkania osobiste, o tyle mało kto nie będzie chciał porozmawiać przez telefon z osobą, która ma dla niego pracować. To, że podasz klientowi numer telefonu nie oznacza, że będzie wydzwaniał codziennie. Zawsze można przeznaczyć jakąś starą komórkę do kontaktów biznesowych i wyposażyć ją w tani starter, który pozwoli odbierać telefony od klientów. Poza tym, gdy tylko wyczuwasz choć drobną możliwość nieporozumienia, koniecznie złap za telefon i zadzwoń samemu!

7. Zaplanuj rozmowę telefoniczną

Co za tym idzie, freelancer jak najbardziej może sam inicjować rozmowy telefoniczne – czemu nie? Nie rezygnuj jednak z przygotowań tylko dlatego, że kontaktujesz się z kontrahentem przez telefon. Warto zrobić kilka krótkich notatek przed rozmową, np. czego chcesz się dowiedzieć, jakie pytania mogą paść i jak chcesz na nie odpowiedzieć. Czasem dobrym pomysłem będzie wysłanie klientowi listy spraw, które chcesz omówić.

8. Rób notatki w trakcie rozmowy

Jedna rzecz, którą warto robić podczas rozmowy telefonicznej, to notatki. Przewagą rozmowy telefonicznej nad rozmową twarzą w twarz jest właśnie to, że możemy zapisywać, co słyszymy. Zapisuj istotne słowa, wyrażenia, a w szczególności zobowiązania twoje i kontrahenta. Jeśli masz trudności z jednoczesnym skupieniem uwagi na rozmowie i notowaniu, zajmij się rozmową, a notatki sporządź po odłożeniu telefonu.

Rozmowa telefoniczna niesie ze sobą duże ryzyko nieporozumienia. Może wydawać się, że wszystko zostało ustalone, kiedy nie zostało. Dlatego dobrą praktyką jest wysyłanie klientowi maila z podsumowaniem i prośbą o potwierdzenie, czy wszystkie ustalenia się zgadzają.

9. Pilnuj czasu

Jak długo powinno trwać spotkanie negocjacyjne? Tyle ile trzeba. W każdym razie bez względu na to, ile czasu zaplanujesz, dodaj do tego jeszcze 20 procent. Po pierwsze unikniesz działania pod presją czasu, która zwykle sprzyja popełnianiu błędów. Ponadto zaczynając negocjacje będziesz mógł zacząć od jakiegoś neutralnego tematu, zamiast przeskakiwać od razu do meritum.

A w jakim czasie odpowiadać na maile? Bardzo szybka odpowiedź może oznaczać, że szanujesz czas kontrahenta albo… że pragniesz dobić targu bardziej od niego. Z kolei opóźnianie odpowiedzi może sprawiać wrażenie jakby nie zależało Ci wcale. Stąd ważne jest wyważenie czasu odpowiedzi, ale standardem powinny być 24 godziny w dni robocze i ustawianie autorespondera na czas wyjazdów, urlopu itp.

10. Pokaż, że jesteś ekspertem

To jakie ukończyłeś kursy, warsztaty i studia (a także czy w ogóle) – w negocjacjach kontraktu zwykle nie ma większego znaczenia. Natomiast to jakie masz doświadczenie, portfolio i co wiesz o danym zagadnieniu – ma kluczowe znaczenie. Dlatego postaraj się, żeby w negocjacjach pokazać, że jesteś w branży ekspertem i to w dodatku ekspertem-praktykiem. Jeśli nie czujesz się ekspertem, spróbuj przynajmniej sprawiać takie wrażenie. W kontaktach online jest o to szczególnie łatwo.

Autorka tego tekstu jest trenerem, psychologiem i psychoterapeutą.