Jak robić poprawne zdjęcia kosztów?
Niedawno wprowadziliśmy nową aplikację mobilną inFaktu. Jej najciekawsza funkcja polega na robieniu zdjęć kosztów, które można wysyłać prosto do własnej księgowej w inFakcie. Oczywiście zdjęcia faktur kosztowych można też robić bez aplikacji inFaktu – telefonem lub aparatem. W tym poście radzimy jak robić to najlepiej.
Zadbaj o czytelność kosztu
- Wykonując zdjęcia kosztów trzeba zadbać, żeby dało się przeczytać dane z faktury na zdjęciu. Bardzo pomaga w tym korzystanie z lampy błyskowej. Przed wysyłką zdjęcia kosztu warto je powiększyć i sprawdzić, czy jest czytelne.
Skanowanie lub zdjęcia – wybór należy do użytkownika
Niektóre faktury kosztowe docierają do klienta e-mailem w wersjach elektronicznych – wtedy sprawa jest prosta. Wystarczy je załączać w inFakcie lub wysyłać e-mailem na dedykowany adres – nie trzeba ich ani drukować, ani (rzecz jasna) skanować.
Mimo tego spora część faktur trafia do przedsiębiorcy na papierze. Dotyczy to choćby zakupów w hipermarketach, czy na stacjach benzynowych, a także wielu innych. Klienci Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego takie papierowe faktury skanują i przekazują księgowym do rozliczenia.
Z kolei użytkownicy naszego Programu do Księgowości (rozliczający się samodzielnie) powinni takie faktury skanować i załączać do kosztów w inFakcie, nawet jeśli przechowują ich wersje papierowe, aby zapewnić im czytelność i mieć pewność, że nie zaginą.
Oczywiście zamiast skanowania można wykonywać po prostu zdjęcia dokumentów kosztowych, gdyż daje to ten sam efekt.
Rób zdjęcia kosztów aplikacją mobilną inFaktu
Klienci Ogólnopolskiego Biura Rachunkowego mają ułatwione zadanie jeśli chodzi o skanowanie kosztów, o ile tylko korzystają z naszej aplikacji mobilnej. Aby wysłać koszt do księgowania wystarczy:
- otworzyć aplikację, zalogować się i skorzystać z funkcji Dodaj koszt,
- skierować aparat w iPhonie na fakturę kosztową,
- wykonać zdjęcie, zapisać i poczekać aż koszt zostanie wysłany na konto inFakt.pl.
Więcej na ten temat sprawdzisz w tym poście na blogu inFaktu.
Zadbaj o czytelność zdjęć kosztów
Robiąc zdjęcia kosztów trzeba jednak pamiętać, że zdjęcia muszą być czytelne. Jeżeli nie będą czytelne, to Twoja księgowa w inFakcie nie będzie mogła ich zaksięgować, a przez to koszt nie zostanie rozliczony i podatek okaże się wyższy.
O ile skaner praktycznie zawsze zapewnia czytelność elektronicznych wersji dokumentów, o tyle aparat fotograficzny w telefonie – niekoniecznie.
I właśnie dlatego robiąc zdjęcia kosztów trzeba pamiętać, żeby:
- włączyć lampę błyskową (wystarczy dotknąć ekran w miejscu symbolu lampy – p. screen poniżej),
- sprawdzić czy rogi dokumentu zostały poprawnie wykryte (oraz ewentualnie dostosować je – p. screen poniżej),
- podejrzeć zdjęcie, powiększyć i sprawdzić czy jest OK przed wysłaniem do inFaktu.
Jeżeli zdjęcie faktury na podglądzie nie jest czytelne, to trzeba je wykonać ponownie. O czytelności zwykle decyduje właściwe oświetlenie, więc trzeba po prostu pamiętać o korzystaniu z lampy błyskowej. I to w zasadzie tyle – te zasady powinny pomóc wykonywać poprawne zdjęcia kosztów.
A jeśli jeszcze nie korzystasz z naszej aplikacji mobilnej na iPhone’a to najwyższy czas ją przetestować 🙂
Pobierz aplikację mobilną i przetestuj!
- Wystawiaj faktury – gdziekolwiek i kiedykolwiek
- Sprawdzaj kwoty przychodów i kosztów
- Sprawdzaj kwoty podatków i składek ZUS
Podziel się nim ze znajomymi
