Kiedy rejestrować się do VAT, a kiedy nie warto?

VAT to podatek od towarów i usług. Mogłoby się wydawać, że jeśli można z niego zrezygnować, to dla każdego będzie to najlepsza opcja. Tymczasem niekoniecznie jest to tak proste. Dlaczego? Opowiemy w dzisiejszym tekście.

Jeśli Twój przychód nie przekracza 200 000 zł rocznie, prawdopodobnie możesz skorzystać z tzw. zwolnienia podmiotowego z podatku od towarów i usług, czyli popularnego VAT-u. (Takiej możliwości jest pozbawionych tylko kilka branż.)

Część początkujących przedsiębiorców ma problem z rozróżnieniem podatku dochodowego od podatku VAT. Mówią: „nie jestem na VAT, bo wybrałem ryczałt/liniówkę/zasady ogólne”. Tymczasem forma podatku dochodowego w żaden sposób nie wpływa na VAT. To odrębny podatek. 

Niektóre rodzaje usług wymagają od przedsiębiorcy rejestracji do VAT już przed pierwszą sprzedażą (np. usługi doradcze, prawnicze czy też sprzedaż przez Internet np. wyrobów elektronicznych). Jednak większość przedsiębiorców może skorzystać ze zwolnienia z VAT, o ile przychód z ich działalności nie przekracza w ciągu roku 200 000 zł. To tak zwane zwolnienie podmiotowe. 

Ważne

Limit zwolnienia z VAT dla przedsiębiorcy, który rozpoczyna działalność w trakcie roku, liczy się proporcjonalnie.

Przykład

Pan Jan otwiera działalność gospodarczą 2 czerwca 2024 r. Ze względu na zakres świadczonych usług (programista) może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, o ile jego krajowa sprzedaż nie przekroczy do końca roku kwoty 116 393,44 zł.

Niska stawka VAT-u dla Twoich usług/towarów

W wielu przypadkach dobrowolna rejestracja jako czynny podatnik VAT, czyli przed przekroczeniem limitu zwolnienia podmiotowego, ma sens. Tak będzie w przypadku tych przedsiębiorców, którzy swoje usługi, czy towary sprzedają innym „VAT-owcom”. Co do zasady bowiem podatek od towarów i usług jest neutralny, jeśli do rozliczenia dochodzi między dwoma czynnymi podatnikami VAT. Co to oznacza w praktyce? Że wysokość podatku, którą płacisz w cenie brutto z faktury, odliczasz od należności wobec urzędu. Jeśli zapłacisz za usługę dla firmy 123 zł, w tym 23 zł VAT, a podatek na wystawionych przez Ciebie fakturach wyniósł łącznie 200 zł, to przelejesz do urzędu skarbowego 178 zł.

VAT-owcem warto też zostać, jeśli dokonuje się wielu zakupów, związanych z prowadzoną działalnością. Rejestracja jako podatnik od towarów i usług pozwoli odliczyć VAT z faktur. W najkorzystniejszej sytuacji będą przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary, na które obowiązuje niższa niż 23-procentowa stawka VAT. W takich przypadkach powstanie u nich nadwyżka między tzw. VAT-em należnym (tym z ich faktur przychodowych) a VAT-em naliczonym (czyli tym z faktur kosztowych).

Przykład

Pan Wiesław, czynny podatnik VAT, prowadzi firmę remontową. W czerwcu wykonał usługę remontową w mieszkaniu klienta i wystawił fakturę o wartości 10 000 zł netto. Na usługi budowlane, dotyczące nieruchomości mieszkalnych, obowiązuje 8-procentowa stawka VAT-u. To oznacza, że klient Pana Wiesława zapłacił mu w sumie 10 800 zł, z czego 800 zł to VAT należny. W tym samym miesiącu Pan Wiesław kupił agregat, który jest mu niezbędny do pracy. Zapłacił za niego 12 300 zł, w tym 23% VAT. 2300 zł to w tym przypadku VAT naliczony. Do Urzędu Skarbowego przedsiębiorca musi odprowadzić różnicę między VAT-em należnym a VAT-em naliczonym. W przypadku Pana Wiesława ta różnica będzie ujemna, bo wyniesie -1500 zł. Pan Wiesław może wnioskować do Urzędu Skarbowego o zwrot tej nadpłaty.

Usługi dla zagranicznych firm 

W podobnej sytuacji będą też przedsiębiorcy, którzy wykonują usługi na rzecz zagranicznych podatników. Choć są oczywiście wyjątki od tej reguły, to jednak w większości przypadków, świadcząc usługę np. informatyczną dla firmy z Wielkiej Brytanii, obowiązek rozliczenia VAT-u spocznie na zagranicznych kontrahentach. Wtedy polski przedsiębiorca w ogóle nie generuje VAT-u należnego, a zachowuje prawo do odliczenia VAT-u naliczonego. Ma więc permanentną nadwyżkę VAT-u naliczonego nad należnym.

Kiedy nie warto być VAT-owcem

A kiedy nie opłaca się być VAT-owcem? Tu odpowiedź jest prosta. Jeśli możesz skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z podatku od towarów i usług, a Twoimi klientami są osoby fizyczne, nieprowadzące działalności gospodarczej, to bez VAT-u Twoje usługi będą dla nich tańsze. Dzięki temu twoja firma będzie bardziej konkurencyjna. 

Poza tym zwolnienie z podatku od towarów i usług powinien przemyśleć przedsiębiorca, który rozlicza się ryczałtem i nie ma praktycznie żadnych kosztów. Brak kosztów oznacza bowiem brak VAT-u naliczonego, który można odliczyć.