Czy faktury trzeba drukować? Przez ile czasu trzeba przechowywać faktury?

Polscy przedsiębiorcy nie muszą drukować kopii faktur sprzedażowych. Mogą je przechowywać w dowolnej formie, również elektronicznej. Warto więc zerwać z nadmierną produkcją makulatury.

O tym, że wiele osób wciąż sporządza i przechowuje papierowe wydruki kopii faktur decyduje zapewne przyzwyczajenie, gdyż nie są to wymogi biurokracji lub bezpieczeństwo. Wydruk z drukarki atramentowej może po roku czy dwóch stracić na jakości, w związku z czym istnieje szansa, że przestanie być czytelny przed upływem wymaganych przepisami 5 lat przechowywania.

Jakie są kryteria przechowywania faktur?

A co z przepisami? Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 28 marca 2011 roku, podatnicy mają obowiązek przechowywać faktury, faktury korygujące i duplikaty tych dokumentów z podziałem na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewnia:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność aż do czasu przedawnienia,
• łatwe odszukanie,
• natychmiastowy dostęp.

Nie ma zatem konieczności sporządzania i przechowywania wydruków kopii faktur. Nie ma znaczenia czy przedsiębiorca przesyła oryginał faktury do nabywcy w wersji papierowej czy elektronicznej.

Jak sprawić, żeby faktura elektroniczna spełniała warunki ministerstwa?

Z pewnością posiadanie konta w inFakcie pomaga w spełnieniu powyższych kryteriów.

• Autentyczność pochodzenia należy interpretować jako pewność co do tożsamości obu stron transakcji figurujących na fakturze. Według niektórych interpretacji, faktura w PDF-ie wysyłana e-mailem spełnia to kryterium.
• Integralność treści interpretowana jest jako pewność co do niezmienności danych. Tu również, zgodnie z niektórymi interpretacjami PDF spełnia to kryterium.
• Czytelność aż do czasu przedawnienia – faktury elektroniczne przechowywane w inFakcie spełniają ten warunek lepiej, niż wydruki i pliki składowane na dysku. Konto online na inFakcie jest dostępne także wówczas, gdy użytkownik sformatuje swój dysk lub utraci dane w wyniku zdarzenia losowego.
• Łatwe odszukanie – użytkownik inFaktu nie ma z tym żadnego problemu. Program daje szerokie możliwości segregowania i wyszukiwania faktur.
• Natychmiastowy dostęp – użytkownik inFaktu potrzebuje tylko dowolnego komputera z internetem, aby uzyskać dostęp do swoich dokumentów.

Czy format PDF zapewnia autentyczność i integralność faktury?

Rozporządzenie ministra dotyczące e-faktur podaje dwie możliwości uzyskania autentyczności i integralności faktur elektronicznych – chodzi o podpis elektroniczny i elektroniczną wymianę danych (EDI), ale nie zamyka katalogu sposobów, pozostawiając w tym względzie pewną dowolność.

Zgodnie z interpretacjami indywidualnymi (m.in. nr IPPP1-443-1175/10-4/EK oraz IPTPP2/443-550/11-2/PM) faktura w formie pliku PDF przesłanego e-mailem lub udostępnionego do pobrania, spełnia kryteria integralności i autentyczności.

fot. bluegum (sxc.hu)