Co zrobić, jeśli klient zwróci towar, który wcześniej został zaewidencjonowany na kasie fiskalnej?

Sprzedaży „nabitej” na kasę fiskalną przedsiębiorca nie ma już możliwości wykreślić przy pomocy samego urządzenia. Wszystko zostaje zapisane w pamięci kasy, a korekta wymaga podjęcia konkretnych działań. Jak należy postąpić w przypadku pojawienia się jakichkolwiek nieprawidłowości?

Zeszyt korekt odszedł do lamusa

Jeszcze przed 1 kwietnia 2013 r. korekta sprzedaży na kasie fiskalnej opierała się po prostu na inwencji przedsiębiorców, którzy tylko po części działali w oparciu o pewne urzędowe wytyczne. Konkretne regulacje w tym temacie bowiem nie istniały.

Powszechną praktyką było prowadzenie tzw. zeszytu korekt, czyli ewidencji zmian zapisów z kasy fiskalnej. Ale jako że wzmianki o tym dokumencie próżno było szukać w przepisach, niektórzy poddawali w wątpliwość dokonywanie poprawek przy jego użyciu.

Aktualnie nie ma już miejsca na jakiekolwiek domysły w tym temacie. Wszelkie niewiadome wyjaśnia Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Właściwy sposób postępowania zależy od tego czy klient zwraca zakupiony towar czy też pomyłka wynika z błędu sprzedawcy.

Księgowi inFaktu Ocena Cena

Magdalena Ślusarczyk

9.8 Znakomity

Cena od 189 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Krystyna Maciejewska

10 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Agata Zgoła

9.4 Znakomity

Cena od 200 zł netto / m-c

Zobacz ofertę

Zobacz wszystkich księgowych

Co w przypadku zwrotu lub reklamacji towaru?

Zwrot towaru przez klienta to właściwie codzienność w przypadku polskich przedsiębiorcy. Nabywca może się np. rozmyślić albo wykryć wadę zakupu, co skutkuje dokonaniem reklamacji. W takim przypadku przepisy obligują przedsiębiorcę do dokonania zapisu w specjalnej ewidencji zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.

Taki dokument powinien zawierać:

• datę sprzedaży,
• nazwę towaru lub usługi,
• termin dokonania zwrotu lub reklamacji,
• wartość brutto zwrotu oraz wartość podatku związanego z tą wartością,
• zwracaną kwotę,
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Jak widać właściwe udokumentowanie zwrotu może nie być proste. Sprzedawca musi bowiem nie tylko wypełniać samą ewidencję, ale także posiadać dokument potwiedzający sprzedaż (zwykle paragon) oraz protokół zwrotu, który jest podpisany przez obie strony transakcji. Np. w przypadku sprzedaży online może to być kłopotliwe. Na pewno warto wówczas opisać dokładnie procedurę reklamacji na stronie internetowej sklepu.

Korekta sprzedaży przy pomyłce przedsiębiorcy

Trochę inaczej wygląda to w przypadku, gdy korekta następuje w wyniku pomyłki sprzedawcy (np. błędnego zapisu na kasie). Odpowiednich poprawek należy dokonać w odrębnej ewidencji, która zawiera jednak mniej danych niż dokument dotyczący zwrotu towarów i reklamacji.

Wystarczy bowiem, że przedsiębiorca wpisze w nim:

• wartość brutto i podatek błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży,
• krótki opis przyczyny i okoliczności błędu.

Obowiązkowe jest także dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, do której odnosi się pomyłka. Ponadto, podatnik zobowiązany jest do ponownego zapisu na kasie fiskalnej (tym razem już w prawidłowej wysokości).

Jeśli przedsiębiorca posiada kilka punktów sprzedaży, a w każdym z nich znajduje się kasa fiskalna nie ma konieczności prowadzenia ewidencji pomyłek dla każdego urządzenia osobno. Dokument musi jednak poza określonymi danymi, uwzględniać także podział na poszczególne kasy fiskalne. Najlepiej poprzez wpisanie ich numerów ewidencyjnych.