Jak wycofać sprzedaż z kasy fiskalnej? Co to jest ewidencja zwrotów i reklamacji na kasie fiskalnej?

Do niedawna polskie przepisy nie precyzowały w jaki sposób (i czy w ogóle) korygować zapisy kas fiskalnych. Jeśli na paragonie pojawił się błąd, należało postępować jak nakazywała praktyka i liczyć, że urząd skarbowy zna akurat tę praktykę. Zasady korekt działania kas fiskalnych zostały jednak ostatnio spisane. Jak wyglądają?

Dość kłopotliwą cechą kasy fiskalnej jest to, że raz zapisanej na kasie sprzedaży nie można ani wycofać, ani poprawić korzystając z funkcji urządzenia. Podatnicy oczywiście radzili sobie z tym faktem na własną rękę, korzystając z wzajemnych doświadczeń i zaleceń urzędów.

Zeszyt korekt – tak potocznie nazywana była dotychczas nieopisana w żadnym rozporządzeniu ewidencja zmian zapisów kasy fiskalnej. Jak ją prowadzić? To już zależało od decyzji podatnika.

Od 1 kwietnia 2013 r. ta kwestia uległa zmianie, wraz z wprowadzeniem nowego rozporządzenia dotyczącego kas fiskalnych. Inne zmiany, które wówczas weszły w życie, opisywaliśmy w tym artykule.

Ewidencja zwrotów i reklamacji

Oczywiście, może się zdarzyć, że klient, który kupił towar i dostał na niego paragon z jakiegoś powodu zwraca zakup, np. reklamuje go. Tym samym sprzedawca otrzymuje zwrot należności i niezbędna jest korekta sprzedaży na kasie fiskalnej.

Takie zdarzenie należy zapisać w specjalnie przygotowanej do tego ewidencji, dedykowanej tylko użytkownikom kas fiskalnych. Według rozporządzenia, ewidencja korekt powinna zawierać:

• datę sprzedaży,
• nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis,
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji,
• wartość brutto zwrotu oraz wartość podatku związanego z tą wartością,
• dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
• protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

(Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących par. 3 Ust. 4)

Jak widać, samo prowadzenie ewidencji to nie wszystko. Oprócz tego, trzeba jeszcze posiadać dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (np. paragon), a także sporządzić protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji, na którym widnieją podpisy obu stron.

Jak łatwo się domyślić, uzyskanie wszystkich dowodów, w tym paragonu od nabywcy i podpisu na protokole nie będzie należało do prostych – zwłaszcza jeśli chodzi o sprzedaż wysyłkową.

Ewidencja błędów

Oczywiście, oprócz rozmaitych zwrotów i reklamacji towarów czy usług, w zapisach kasy fiskalnej może pojawić się błąd z innego powodu. Ot, choćby w wyniku ludzkiej pomyłki, czy niezdecydowania klienta. Co wtedy? Nowe rozporządzenie przewiduje konieczność prowadzenia drugiej, odrębnej ewidencji. Rejestr pomyłek ma jednak zawierać mniej danych.

Tym razem na szczęście obejdzie się bez protokołu. W ewidencji wystarczy zapisywać:

• wartość brutto i podatek błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży,
• krótki opis przyczyny i okoliczności błędu wraz z oryginałem paragonu.

(Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.03.2013 r. w sprawie kas rejestrujących par. 3 Ust. 5)

Po wpisaniu błędu do tej ewidencji, sprzedaż można ponownie nabić na kasę w prawidłowej wysokości.

Cóż, jak widać nie będzie łatwo trzymać się tych przepisów – zwłaszcza przy sprzedaży wysyłkowej. Niewątpliwie jednak sprawa korekt jest wreszcie jasna 🙂