7 popularnych mitów o prowadzeniu firmy
Prowadzenie firmy obrosło wieloma mitami. Mity te powtarzają zwłaszcza osoby, które firmy nie prowadzą – ale nie tylko. Czasami nawet sami przedsiębiorcy nie do końca wiedzą jak działać w różnych sytuacjach – zwłaszcza takich, z którymi rzadko się spotykają. Z przyjemnością więc obalimy 7 popularnych mitów o prowadzeniu firmy.
- Mit 1: Najpierw trzeba założyć firmę, a później zacząć ponosić koszty
- Mit 2: Samochód firmowy musi mieć firmę w dowodzie rejestracyjnym
- Mit 3: Ryczałt jest zawsze lepszy od zasad ogólnych
- Mit 4: Wszystko trzeba drukować i mieć na papierze
- Mit 5: Podpisana i opieczętowana faktura to jedyny dowód zawarcia transakcji
- Mit 6: Spóźnionych kosztów nie można rozliczać
- Mit 7: Kontrola podatkowa zawsze odbywa się w siedzibie firmy
Mit 1: Najpierw trzeba założyć firmę, a później zacząć ponosić koszty
Świeżo upieczeni przedsiębiorcy często rozpoczynają działanie od założenia firmy, czyli od złożenia CEIDG-1 i rejestracji w ZUS-ie. A tym samym od razu obarczają się obowiązkami i kosztami – mimo że nie są gotowi do działania. Zwykle to zły pomysł.
Jeśli tylko to możliwe, do prowadzenia działalności lepiej najpierw się przygotować, a dopiero później założyć firmę. Chodzi np. o stworzenie strony internetowej, remont biura lub gabinetu, kupno samochodu firmowego, dokonanie niezbędnych zakupów, itd. Wszystko dzięki temu, że koszty poniesione przed założeniem firmy można rozliczyć. Więcej na ten temat można przeczytać w tym artykule.
Oczywiście, założenie firmy w określonym terminie może być też wymuszone, np. przez dotację. Ale na pewno nie warto dokonywać rejestracji wcześniej niż jest to niezbędne.
Mit 2: Samochód firmowy musi mieć firmę w dowodzie rejestracyjnym
Ten mit może pokutować głównie wśród osób, które nie prowadzą jednoosobowej działalności gospodarczej. Pozostałe osoby zapewne wiedzą, że nie da się zarejestrować samochodu tak, żeby w dowodzie miał wpisaną firmę jednoosobową.
Osoby fizyczne rejestrują samochody na siebie, jako osoby prywatne. Samochód staje się firmowym przez wpisanie go do ewidencji środków trwałych, a nie przez to, co ma wpisane w dowodzie. Jednak łatwo trafić na osoby, które w kontekście rejestracji samochodu mylą np. spółki kapitałowe (które wpisuje się do dowodów), z firmami jednoosobowymi.
Mit 3: Ryczałt jest zawsze lepszy od zasad ogólnych
Można trafić na opinie, które mówią: jeśli możesz wziąć ryczałt, weź ryczałt. I owszem, czasami ma to sens, gdy działalność pozwala skorzystać z bardzo niskiej stawki ryczałtu, który ogólnie wiąże się z prostą księgowością. Ale nie zawsze warto się na to skusić.
Korzystanie z ryczałtu sprawia, że:
- nie można rozliczać kosztów, które zmniejszają podatek do zapłaty (podatek płaci się bowiem od przychodu),
- nie korzysta się z kwoty wolnej od podatku (3091 zł), która daje obniżenie podatku o 556,02 zł rocznie,
- nie ma opcji wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
Tym samym korzystanie z ryczałtu może nie być opłacalne, gdy firma generuje wysokie koszty. Trzeba wziąć to pod uwagę oceniając, czy stawka ryczałtu faktycznie jest niska.
Przeczytajcie nasz przewodnik wyjaśniający kiedy ryczałt się opłaca.
Mit 4: Wszystko trzeba drukować i mieć na papierze
W większości firm przeważa skłonność do drukowania wszystkich dokumentów i przechowywania ich w wersjach papierowych. Dotyczy to faktur przychodowych, kosztowych, KPiR, rejestrów i deklaracji VAT, itd.
Warto więc wiedzieć, że niczego drukować nie trzeba – wszystkie dokumenty związane z podatkami można przechowywana w formie elektronicznej. Ułatwia to inFaktowa chmura księgowa, czyli wygodna usługa do przechowywania plików księgowy.
A co z umowami? Co ciekawe, ani umowa o dzieło, ani umowa zlecenie, ani umowa barterowa, nie muszą być zawarte na piśmie. Ustalenia e-mailowe, czy wręcz ustne, mogą być równie wiążące. Warto jednak pamiętać, że forma pisemna jest niezbędna do celów przeniesienia praw autorskich.
Mit 5: Podpisana i opieczętowana faktura to jedyny dowód zawarcia transakcji
Mimo braku konieczności podpisywania i pieczętowania faktur, tę praktykę stosuje się w wielu firmach. Dzieje się tak m.in. dlatego, że faktura z podpisem klienta ma mocniejszą „wagę” dowodową na wypadek sporu, niż faktura bez podpisu. Można wręcz trafić na opinie, że faktura jest nie tylko mocniejszym dowodem, ale wręcz JEDYNYM. Czy tak jest?
Nie – o tym, że transakcja miała miejsce oraz jakie miała warunki mogą zaświadczyć inne dowody, takie jak umowy, zamówienia, zlecenia, e-maile, czy wręcz zeznania świadków. Oczywiście, drukowanie i podpisywanie faktur może być przydatne w razie sporu, ale nie jest konieczne.
Mit 6: Spóźnionych kosztów nie można rozliczać
Przedsiębiorca, który zaczyna działać i korzysta z usług biura rachunkowego ma zwykle określony termin, do którego dostarcza dokumenty (np. 5. dzień miesiąca za miesiąc poprzedni). Z tego powodu może się wydawać, że faktury, które pojawią się po tym terminie już nie mogą zostać rozliczone.
Oczywiście tak nie jest. Ogólnie przepisy dotyczące prowadzenia KPiR nakazują rozliczanie kosztów w dacie wystawienia faktury, ale gdy podatnik zrobi to później, to zwykle nie jest to problemem dla fiskusa. Chodzi o to, że podatnik w praktyce działa na swoją niekorzyść rozliczając koszt później.
Mit 7: Kontrola podatkowa zawsze odbywa się w siedzibie firmy
Wizja kontrolerów odwiedzających freelancera w mieszkaniu, gdzie prowadzi firmę (i zarazem mieszka), sprawdzających czy faktycznie korzysta z laptopa, który wrzucił w koszty spędza sen z powiek wielu początkującym przedsiębiorcom. Czy jednak jest to możliwe? Owszem, ale w przypadku małych działalności z powodzeniem można założyć, że mało prawdopodobne.
Owszem, w każdej firmie jak najbardziej możliwe są kontrole lub tzw. czynności sprawdzające, ale wówczas fiskus zwykle nakazuje przedstawić po prostu niezbędne dokumenty (np. faktury dające prawo do zwrotu VAT). Zwykle wystarczą wręcz skany przesłane e-mailem. Odwiedziny urzędników u najmniejszych przedsiębiorców są bardzo mało prawdopodobne.
No, chyba że chodzi o sklep, w którym kontrolerzy zapragną sprawdzić, czy aby na pewno wydawane są paragony na każdą sprzedaż…
Podziel się nim ze znajomymi
