KPiR – jak prowadzić księgę i czy przedsiębiorca może robić to samodzielnie?

Do rozliczania większość jednoosobowych działalności gospodarczych służy Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR). Prowadzenie tej ewidencji może rodzić pewne pytania. Szczególnie wśród początkujących przedsiębiorców. Rozstrzygamy istotne kwestie, które dotyczą KPiR.

1. Co to jest KPiR?

KPiR to prosta ewidencja, w której zapisuje się wszystkie wydatki i przychody firmy. Na podstawie zapisów w KPiR oblicza się zaliczki na podatek dochodowy. Zapisy w KPiR należy sporządzać po polsku i w polskiej walucie, czyli w złotówkach.

Podstawą do zapisu w KPiR jest zazwyczaj dowód księgowy, którym standardowo jest faktura, a w niektórych przypadkach także np. paragon, bilet lub dowód zapłaty.

2. Czy KPiR muszę drukować?

KPiR trzeba drukować co miesiąc, do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Co za tym idzie, KPiR trzeba przechowywać w wersji papierowej, z podziałem na okresy rozliczeniowe, w taki sposób, żeby możliwe było przedstawienie KPiR urzędnikom w razie kontroli.

Więcej o konieczności drukowania dokumentów księgowych można przeczytać w tym artykule.

3. Czy KPiR można prowadzić w formie elektronicznej?

Tak. KPiR można prowadzić za pomocą programu elektronicznego, np. Programu do Księgowości inFakt. KPiR prowadzoną w programie elektronicznym należy drukować do 20. dnia miesiąca, za miesiąc poprzedni, co oznacza, że nie można jej przechowywać w postaci plików elektronicznych.

4. Kto musi prowadzić KPiR?

KPiR muszą stosować osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, które rozliczają się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, których sprzedaż netto nie przekraczała w poprzednim roku 1,2 mln euro. W KPiR zapisuje się wszystkie przychody i wydatki firmy, na podstawie których oblicza się zaliczkę na podatek dochodowy.

5. Kiedy trzeba przejść z KPiR na pełną księgowość?

Z KPiR na pełną księgowość (księgi rachunkowe) trzeba przejść, jeśli w poprzednim roku przekroczony został limit 1,2 mln euro sprzedaży netto. Ponadto, ten obowiązek pojawia się, gdy jednoosobowa działalność gospodarcza zostaje przekształcona w spółkę prawa handlowego.

Warto znać dokładne zasady przechodzenia z KPiR na pełną księgowość, które zostały opisane w tym artykule.

6. Kiedy zapisać koszt w KPiR?

Według ogólnej zasady, koszt w KPiR zapisuje się w dacie wystawienia faktury. Do rozliczenia kosztu niezbędne jest spełnienie 3 warunków:

• koszt musi służyć osiągnięciu przychodu lub zachowaniu (zabezpieczeniu) jego źródła,
• koszt musi być faktycznie poniesiony,
• koszt musi być odpowiednio udokumentowany (najczęściej fakturą).

Warto poznać 10 przykładów na nieoczywiste koszty firmowe.

7. Kiedy zapisać przychód w KPiR?

Według ogólnej zasady przychód w KPiR zapisuje się w dacie wykonania usługi lub dostarczenia towaru, ale nie później niż w dacie otrzymania należności lub wystawienia faktury. Ta zasada nie dotyczy faktur zaliczkowych, które rozlicza się tylko pod względem podatku VAT.

8. Co to jest dowód wewnętrzny?

Dowód wewnętrzny to dokument, który wystawia się wyłącznie na potrzeby firmy, najczęściej w celu potwierdzenia przychodów lub kosztów, na które nie ma faktur.

Dowodem wewnętrznym można księgować np. diety w trakcie delegacji, opłaty na Fundusz Pracy, itd. Tym dokumentem można zapisywać w KPiR pewne koszty, jak i przychody, na które nie ma innych potwierdzeń.

9. Jakie dokumenty mogą być podstawą do zapisu w KPiR?

Zapisy w KPiR sporządza się na podstawie tzw. dowodów księgowych, którymi najczęściej są faktury. W określonych przypadkach mogą to być także dowody zapłaty, paragony, bilety.

10. Jak poprawić błąd w KPiR?

Błąd w KPiR prowadzonej elektronicznie należy poprawić edytując błędny zapis oraz ponownie drukując stronę KPiR, która zawiera poprawiony fragment. Jeżeli zmiana prowadzi do podwyższenia podatku to należy zapłacić zaległość wraz z ewentualnymi odsetkami.

11. W jakiej walucie można zapisywać kwoty w KPiR?

Zapisów w KPiR dokonuje się wyłącznie w złotówkach. Kwoty w obcych walutach należy przeliczyć na złotówki według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (np. wystawienia faktury lub sprzedaży). Zapis ten powinien się znajdować na dokumencie.

12. Jak przeliczyć obcą walutę na złotówki?

Koszt lub przychód w obcej walucie należy przeliczyć na złotówki według kursu średniego NBP danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego.

13. Czy w KPiR zapisuje się tylko faktury?

Nie. W KPiR można zapisywać zdarzenia gospodarcze nie tylko na podstawie faktur, ale także na podstawie m.in. dowodów wewnętrznych, paragonów, dowodów zapłaty, biletów, wyciągów bankowych.

14. Kto może prowadzić moją KPiR?

Usługę prowadzenia KPiR mogą świadczyć firmy posiadające ubezpieczenie OC, co dotyczy wszystkich księgowych dostępnych przez inFakt. Ponadto, każdy przedsiębiorca może prowadzić własną KPiR samodzielnie (nie wymaga to żadnego certyfikatu lub innych kwalifikacji). Najlepiej skorzystać do tego z dedykowanej aplikacji online, jak Program do Księgowości inFakt.