Jak wygląda wzór rachunku do umowy zlecenia i o dzieło? Ile jest dni na wystawienie go od zakończenia pracy?
Po oddaniu dzieła lub wykonaniu zlecenia, przedsiębiorcy często wymagają od wykonawców – osób prywatnych „wystawienia” rachunku. Czy jest to konieczne? Choć umowy cywilnoprawne nie wymagają wystawienia rachunku to dla potrzeb firmowej dokumentacji warto się na to zdecydować. Teoretycznie rachunek powinien wystawić zleceniobiorca jednak w praktyce najczęściej przedsiębiorca robi to za niego.
Wykonawca musi wystawić rachunek jeśli tego wymagasz
Rachunek może, ale nie musi posłużyć przedsiębiorcy do udokumentowania transakcji. Jeśli jednak sobie tego zażyczy, wykonawca umowy ma obowiązek jego wystawienia. Mimo tego wypłata wynagrodzenia nie jest uzależniona od tego czy zleceniobiorca wystawił taki dokument. Należy się ona bezwzględnie, w terminie wskazanym w umowie. Jednak przedsiębiorca może w umowie zastrzec, że rachunek jest niezbędny do wypłaty wynagrodzenia, która nastąpi dopiero po jego wystawieniu.
W jakim terminie trzeba wystawić rachunek?
Termin wystawienia rachunku zależy od tego czy w umowie przedsiębiorca zastrzegł, że chce go dostać od wykonawcy dzieła lub zlecenia. Dokument trzeba wystawić w terminie 7 dni od wykonania pracy/przekazania dzieła bądź zakończenia okresu rozliczeniowego, którego dotyczy. A co w sytuacji, kiedy przedsiębiorca nie umieści w umowie zapisu o konieczności wystawienia rachunku przez wykonawcę? Wtedy zleceniobiorca musi wystawić go do 7 dni od momentu zgłoszenia takiego żądania.
Wykonawca umowy cywilnoprawnej nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeśli przedsiębiorca upomni się o niego po upływie 3 miesięcy od zakończenia zlecenia lub okresu rozliczeniowego.
Jakie elementy powinien zawierać rachunek?
Tę kwestię reguluje ordynacja podatkowa. W jej myśl rachunek powinien zawierać kilka podstawowych elementów:
- dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy (imiona i nazwiska, nazwa przedsiębiorstwa, adresy),
- datę wystawienia i numer dokumentu,
- określenie rodzaju wykonanej usługi/przekazanego dzieła oraz ich ceny jednostkowej,
- ogólną cenę za wykonanie.
W obu przypadkach warto dopisać dodatkowe elementy, które pozwolą prawidłowo go rozliczyć:
- kwotę brutto,
- wartość kosztów uzyskania przychodu,
- wysokość zaliczki na podatek dochodowy.
W przypadku, gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął należy wystawić go ponownie. Powinien on zawierać również wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia.
Wystawianie rachunków ułatwia Umownie.pl. Aplikacja pozwala dołączyć takie potwierdzenie do każdej umowy. Wystarczy odpowiednio wypełnić umowę i z bocznego panelu wybrać opcję wystawienia rachunku. Konkretne wartości zostaną automatycznie uzupełnione na blankiecie, który należy tylko wydrukować.
Rachunku nie trzeba podpisywać, ale…
Wprawdzie nie ma konieczności podpisywania rachunku, ale w praktyce często się to czyni. Podpisem zleceniobiorca potwierdza co faktycznie zrobił, zaś zleceniodawca, że otrzymał dokument. Rachunek powinien zostać sporządzony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Nie ma żadnych ograniczeń, jeśli chodzi o liczbę rachunków wystawianych do jednej umowy. W sytuacji, kiedy np. wynagrodzenie wypłacane jest w transzach, taki dokument powinien zostać wystawiony do każdej wypłaty.
Gdy pieniądze wypłacane są w gotówce, na rachunku powinna znaleźć się odpowiednia adnotacja służąca celom dowodowym. Jeśli w umowie określono, że wypłata nastąpi przelewem, na rachunku można umieścić nr konta zleceniobiorcy oraz informację o terminie płatności.
Rachunek to podstawa rozliczenia z ZUS
Dla przedsiębiorcy rachunek jest podstawą do zaksięgowania wynagrodzenia ze zlecenia (w kwocie brutto) oraz naliczenia składek ZUS i podatku dochodowego. Wyszczególnia się tylko na nim kwoty, które są potrącane z wynagrodzenia zleceniobiorcy i płacone w jego imieniu przez zleceniodawcę. Tym samym nie uwzględnia on składek ZUS, które musi sfinansować pracodawca. Warto dodać, że w przypadku umowy zlecenia pracodawca zazwyczaj ma obowiązek zapłaty składek na ZUS. Ta reguła nie jest stosowana, jeśli umowę zawarto z uczniem lub studentem, który nie ukończył 26 lat.
Co do umowy o dzieło nie ma konieczności wyliczania składek ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne poza jednym wyjątkiem. Obowiązek wyliczania składek istnieje tylko, jeśli przedsiębiorca podpisuje umowę z własnym pracownikiem zatrudnionym na etacie.
Prowadź księgowość online i oszczędzaj!
- Dzwoń do księgowych inFaktu – kiedy tylko potrzebujesz
- Wystawiaj faktury i dodawaj koszty, a inFakt obliczy podatki
- Testuj księgowość przez 30 dni – za darmo, bez zobowiązań
Podziel się nim ze znajomymi
