Rachunek firmowy a rachunek prywatny jako firmowy – co jest lepsze?
Wybór między łączeniem rachunku prywatnego z firmowym a ich rozdzieleniem to jedna z pierwszych decyzji, przed którą staje nowy przedsiębiorca. Wybór ten wpływa na szereg elementów w firmie, od organizacji aż po kwestie prawne. Jakie są zalety i wady rachunku firmowego? A jak korzystanie z konta osobistego jako firmowego wpływa na prowadzenie działalności?
Czy posiadanie konta bankowego jest konieczne?
Tak, jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, posiadanie jakiegoś rachunku bankowego jest konieczne. Przepisy nie wymagają wprost, by było to osobne konto od osobistego, więc część przedsiębiorców łączy te funkcje. Eksperci jednak rekomendują utrzymywanie osobnego konta wyłącznie do transakcji firmowych.
Taka praktyka znacznie ułatwia zarządzanie finansami firmy, pomaga w prowadzeniu przejrzystej księgowości oraz ułatwia rozliczenia podatkowe.
Taki jasny podział finansów na firmowe i osobiste przyczynia się także do zwiększenia organizacji wewnętrznej, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania firmą.
Być albo nie być na białej liście VAT
Firmowy rachunek bankowy jest konieczny, jeśli chcesz zarejestrować się na białej liście podatników VAT i korzystać z mechanizmu podzielonej płatności. (A pamiętaj, że mechanizm podzielonej płatności dla niektórych towarów i usług obowiązkowy.)
Co więcej, kwoty powyżej 15 000 zł muszą być przelewane na rachunek bankowy wskazany na białej liście VAT, aby płatności te mogły być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Inaczej przedsiębiorca ryzykuje nałożenie sankcji podatkowych.
Biała lista VAT to narzędzie, które ma na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji między przedsiębiorcami. Lista zawiera dane identyfikacyjne oraz numery rachunków bankowych zarejestrowanych na potrzeby VAT wszystkich aktywnych podatników VAT.
Ważne
Na białej liście VAT mogą zostać zarejestrowane wyłącznie firmowe rachunki bankowe.
Łączenie rachunku firmowego z prywatnym – korzyści
Korzystanie z rachunku prywatnego do celów firmowych może wydawać się atrakcyjne, szczególnie jeśli dopiero rozpoczynasz działalność lub prowadzisz małą firmę. Główną zaletą są niższe koszty. Rachunki prywatne często nie mają miesięcznych opłat za prowadzenie konta lub są one znacznie niższe niż w przypadku rachunków firmowych, a łącząc te dwie funkcje, łatwiej spełnić warunki zwolnienia z opłat.
Ponadto, ograniczasz w ten sposób ilość formalności i masz łatwiejszy dostęp do pieniędzy.
Łączenie rachunku firmowego z prywatnym – wady i ryzyka
Mimo powyższych korzyści istnieją również istotne ryzyka. Mieszanie środków osobistych i firmowych może skomplikować zarządzanie finansami, a także utrudnić dokładne śledzenie przepływów finansowych i rozliczeń podatkowych.
Warto wiedzieć, że niektóre banki wprowadzają do umów o rachunek osobisty klauzule, które wyraźnie zabraniają korzystania z tego typu konta do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Takie zapisy mają na celu zapewnienie, że transakcje biznesowe będą przeprowadzane przez dedykowane rachunki firmowe, co jest zgodne z polityką banku dotyczącą klarowności operacji finansowych.
Dlaczego banki stosują takie ograniczenia? Głównym powodem jest zwiększenie przejrzystości finansowej. Kiedy wszystkie transakcje biznesowe są realizowane przez rachunek firmowy, łatwiej jest je monitorować i kontrolować. To nie tylko ułatwia bankom zarządzanie ryzykiem, ale również pomaga w przestrzeganiu przepisów prawa bankowego i podatkowego, które mogą wymagać, aby transakcje biznesowe były jasno oddzielone od osobistych.
Gdy korzystasz z rachunku osobistego do celów firmowych wbrew warunkom umowy, narażasz się na sankcje ze strony banku, takie jak zamknięcie konta czy naliczenie dodatkowych opłat. Może to też komplikować Twoje sprawy podatkowe i księgowe, szczególnie w razie kontroli podatkowej.
Oddzielny rachunek firmowy – zalety
Posiadanie rachunku firmowego wpływa na to, jak postrzegana jest Twoja firma. Jest to szczególnie ważne w kontaktach z innymi przedsiębiorcami i klientami, gdzie profesjonalizm i wiarygodność odgrywają kluczową rolę oraz przy pracy z dużymi podmiotami. Rachunek firmowy nie tylko buduje zaufanie, ale także pokazuje, że dbasz o prawidłową organizację i transparentność finansową Twojego biznesu.
Przejrzystość w zarządzaniu finansami, którą oferuje rachunek firmowy, jest nieoceniona przy analizach finansowych czy audytach. Umożliwia Ci to klarowne oddzielenie transakcji firmowych od osobistych, co ułatwia codzienne zarządzanie pieniędzmi.
Rachunek firmowy daje także dostęp do szerokiej gamy produktów bankowych, które są specjalnie zaprojektowane, aby wspierać działalność gospodarczą. Kredyty obrotowe, faktoring, linie kredytowe, leasingi czy terminale w telefonie – te narzędzia finansowe są dostępne wyłącznie dla posiadaczy kont firmowych, a mogą znacząco ułatwić prowadzenie i rozwój Twojej firmy.
Nie można również pominąć aspektu split payment, czyli mechanizmu podzielonej płatności. W ramach tego systemu należność netto za sprzedawany towar lub usługę jest przekazywana na zwykłe konto sprzedającego, podczas gdy kwota podatku jest księgowana na subkoncie VAT. Takie subkonto jest dostępne tylko dla rachunków firmowych, nie możesz go założyć w ramach zwykłego rachunku osobistego. Jeśli transakcja będzie wymagać zastosowania split payment, nie będziesz w stanie prawidłowo jej sfinalizować bez właściwego rachunku VAT.
Warto wiedzieć
Obowiązek posiadania subkonta VAT, by obsłużyć podzieloną płatność, dotyczy zarówno kupującego, jak i sprzedającego, niezależnie od tego, czy są oni czynnymi podatnikami VAT. Oznacza to, że w praktyce większość przedsiębiorców w Polsce prędzej czy później będzie musiała otworzyć rachunek firmowy obsługujący podzielone płatności. Być może warto przygotować się na to od samego początku i nie dać się zaskoczyć.
Oddzielny rachunek firmowy – wady
Chociaż rachunek firmowy oferuje wiele korzyści, wiąże się także z pewnymi wadami, które mogą stanowić wyzwanie, szczególnie dla małych przedsiębiorstw. Jedną z głównych wad jest koszt utrzymania takiego konta. Rachunki firmowe często są obciążone wyższymi opłatami bankowymi niż rachunki prywatne. Mogą to być opłaty miesięczne za prowadzenie konta, opłaty za przelewy krajowe i międzynarodowe, a także różne opłaty transakcyjne, które mogą szybko się sumować. Z drugiej strony warto poświęcić moment na przegląd ofert, bo da się znaleźć naprawdę korzystne oferty.
Zarządzanie rachunkiem firmowym może być bardziej złożone administracyjnie w porównaniu z rachunkiem prywatnym.
Podsumowanie
Wybierając między łączeniem rachunku prywatnego z firmowym a rozdzieleniem ich, stajesz przed trudnym wyborem.
Rachunek firmowy może być droższy i bardziej złożony w zarządzaniu, ale pozwala jasno rozdzielić finanse prywatne od zawodowych i łatwo obserwować kondycję firmy. Zapewnia profesjonalizm, przejrzystość finansową, umożliwia dostęp do specjalistycznych produktów bankowych oraz jest zgodny z wymogami podatkowymi.
Z kolei rachunek prywatny może wydawać się korzystniejszy dla mniejszych przedsiębiorstw lub freelancerów ze względu na niższe koszty i prostotę zarządzania, lecz może prowadzić do problemów z oddzieleniem finansów osobistych od firmowych i potencjalnych komplikacji podczas kontroli podatkowych.
Twoja decyzja powinna być dobrze przemyślana i dostosowana do potrzeb oraz specyfiki Twojej działalności. Pamiętaj również, że nie każde konto firmowe jest drogie. Korzystając z promocji Santander założysz i poprowadzisz rachunek firmowy za darmo.
Załóż firmę, zleć księgowość
Zamów darmową rozmowę z Księgowym, który założy
Twoją firmę.
Podziel się nim ze znajomymi
