Leasing samochodu, wydatki eksploatacyjne – jak rozliczać pojazd w firmie?
Po ponad roku od wprowadzenia zmian przepisów w zakresie wykorzystywania samochodów osobowych w prowadzonej działalności Minister Finansów wydał w tym temacie objaśnienia podatkowe. Co z nich wynika?
Zmiany przepisów w zakresie rozliczania samochodów osobowych
Z dniem 01 stycznia 2019 zmieniły się istotnie przepisy dotyczące wykorzystywania samochodów osobowych w prowadzonej przez podatników działalności.
Zmiany dotyczyły przede wszystkim zwiększenia limitu wartości samochodu osobowego z 20 000 euro do 150 000 zł (225 000 dla samochodu elektrycznego) dla potrzeb odpisów amortyzacyjnych oraz składki ubezpieczenia samochodu. Określony został analogiczny limit dla opłat zaliczanych do kosztów podatkowych wynikających z zawartych umów leasingu, najmu, dzierżawy lub umów o podobnym charakterze.
Dodatkowo wprowadzono limit 75% na wydatki eksploatacyjne dotyczące pojazdów wykorzystywanych do tzw. „celów mieszanych”. Określono także zasady wykorzystywania pojazdów nie będących składnikiem majątku firmy wykorzystywanych na potrzeby działalności (limit 20%).
Pomimo, iż od wprowadzenia powyższych zmian minęło prawie półtora roku, przepisy nadal budzą liczne wątpliwości. Objaśnienia podatkowe nie wnoszą nowych informacji w stosunku do wydawanych interpretacji indywidualnych. Wiele zagadnień zostało wyjaśnionych na niekorzyść podatników.
Warto podkreślić, że zastosowanie się podatnika w danym okresie rozliczeniowym do objaśnień podatkowych daje analogicznie jak przy interpretacji indywidualnej ochronę prawną przewidzianą w ordynacji podatkowej.
Zmiana lub odnowienie umowy leasingu
Ograniczenia w rozliczaniu opłat leasingowych w proporcji 150 000 zł (225 000 zł) do wartości samochodu osobowego stosujemy dla umów zawartych po 1 stycznia 2019. Na zasadzie praw nabytych umowy leasingu zawarte przed tą datą mogą być rozliczane wg zasad obowiązujących przed nowelizacją (bez limitów). Warunkiem jest aby nie były zmienione lub odnowione.
Pojęcie „zmiany umowy” rodzi poważne konsekwencje podatkowe, gdyż wiąże się z obowiązkiem rozliczania leasingu na nowych zasadach tj. z zachowaniem limitu 150 000 zł (225 000 zł) .
Objaśnienia podatkowe odnoszą się do pojęcia zmiany umowy jako mającej charakter istotnej zmiany treści stosunku prawnego łączącego strony. Jako przykłady MF wymienia jedynie:
- zmianę przedmiotu umowy leasingu lub strony umowy (np. cesja leasingu);
- przeniesienie majątku pomiędzy spółką dzieloną a przejmującą w wyniku podziału spółki przez wydzielenie.
Według MF zmianami, które nie powodują obowiązku stosowania nowych przepisów są m.in zmiany:
- o charakterze technicznym (nowy numer VIN, specyfikacja samochodu);
- dotyczące zakresu usług niezwiązanych z finansowaniem (np. ubezpieczenie pojazdu);
- warunków finansowych np. zmiany kursowe dla umów denominowanych w walutach obcych;
- stanowiące realizacje umowy leasingu, jeśli miały podstawę w zawartej umowie (z wypowiedzi MF wynika, że zmiana WIBOR, o ile jest wynikiem realizacji postanowień pierwotnie zawartej umowy leasingu).
W objaśnieniach zabrakło informacji, czy zmiana harmonogramu płatności, zawieszenie lub odroczenie rat leasingowych stanowi istotną zmianę umowy. Miałoby to szczególne znaczenie w okresie pandemii COVID-19.
UWAGA. Zgodnie z wyjaśnieniami MF opublikowanymi na stronie podatki.gov.pl:
„Zmiana umowy leasingu z powodu COVID-19, która nie wpłynie na wysokość możliwych do zaliczenia do kosztów podatkowych rat leasingowych, a jedynie na ich przesunięcie w czasie, nie powoduje konieczności stosowania do takiej umowy nowych regulacji podatkowych. „
Wydatki eksploatacyjne
W związku z brakiem ustawowej definicji wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego objętych 75% limitem przedsiębiorcy mieli wątpliwości, które z nich kwalifikować jako eksploatacyjne. W objaśnieniach wymienione zostały przykładowe wydatki związane z wykorzystaniem samochodu osobowego do celów mieszanych takie jak:
- nabycie paliwa;
- serwis samochodu;
- wymiana opon;
- myjnia;
- naprawy i części zamienne;
- wymiana płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy;
- opłaty za przejazd autostradą;
- badania diagnostyczne;
- abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie;
- czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu;
- remont powypadkowy samochodu.
Sposób ustalenia limitu – leasing
Limit zaliczania kosztów uzyskania przychodów dla umów leasingu oraz podobnych ustalany jest wg proporcji wartości samochodu oraz kwoty 150 000 zł (225 000 zł).
Wartość samochodu w leasingu to zgodnie z objaśnieniami wartość netto wynikająca z umowy powiększona o podatek VAT, który nie stanowi dla korzystającego podatku naliczonego oraz podatek naliczony w części, w jakiej nie przysługuje korzystającemu prawo odliczenia.
W objaśnieniach czytamy, iż wyliczoną proporcję należy stosować do opłaty uwzględniającej kwotę netto oraz nieodliczony podatek VAT. Oznacza to, iż VAT niepodlegający odliczeniu np. w związku z używaniem samochodu do celów mieszanych, nie zostanie w całości wliczony w koszty podatkowe lecz w proporcji.
Bardziej korzystnym dla podatników rozwiązaniem byłoby zastosowanie wskaźnika do raty leasingowej netto podczas gdy VAT nieodliczany stanowiłby koszt podatkowy na zasadach ogólnych. Zdaniem specjalistów nie ma uzasadnienia dla stosowania proporcji także dla podatku VAT, który nie podlega odliczeniu np. w związku z wykorzystywaniem pojazdu do celów mieszanych.
Wartość dla celów ubezpieczenia
W przypadku umów najmu, dzierżawy lub innych o podobnym charakterze zawartych za okres krótszy niż 6 miesięcy za wartość pojazdu, przyjętą do wyliczenia proporcji rozumie się wartość pojazdu przyjętą dla celów ubezpieczenia.
Określenie wartości samochodu w ten sposób może być problematyczne szczególnie w przypadku wynajęcia samochodu za granicą. Minister Finansów wskazuje 2 przykłady dokumentów, które mogą potwierdzać wartość samochodu dla celów ubezpieczenia:
- cennik producentów danego modelu samochodu;
- informacja od przedsiębiorcy zajmującego się wynajem samochodów o wartościach poszczególnych modeli samochodów dostępnych w jego ofercie.
Oddawanie samochodów w odpłatne używanie
Ograniczenia w rozliczaniu kosztów pojazdów nie mają zastosowania gdy oddawanie w odpłatne używanie stanowi przedmiot działalności podatnika. Chodzi o firmy leasingowe, carsheringowe lub inne podmioty świadczące usługi wypożyczania samochodów.
Warunkiem nie stosowania limitów jest to aby działalność mieściła się w podstawowym zakresie działalności przedsiębiorstwa (tzw. core business). Nie może to być działalność mająca charakter poboczny, akcesoryjny w stosunku do podstawowej działalności.
Jak wynika z objaśnień pomocne w określeniu przedmiotu prowadzonej działalności mogą być:
- dokumenty rejestrowe takie jak CEIDG-1, formularze KRS W1, W2, W3, W4 itp.;
- postanowienia wynikające z umowy spółki lub jej statutu, gdzie uwidoczniono odpowiednie kody PKD np. 77.11.Z – Wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek.
Odpłatne zbycie pojazdu
Minister finansów odniósł się w objaśnieniach także do ustalania dochodu ze zbycia samochodu osobowego objętego limitem 150 000 zł (225 000 zł).
Kosztem uzyskania przychodów przy sprzedaży samochodu osobowego jest różnica między wydatkiem na jego nabycie – nie wyższym niż 150 000 zł (225 000 zł) a sumą odpisów amortyzacyjnych zaliczonych uprzednio przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów.
W objaśnieniach czytamy, że takie podejście jest zgodne z ogólną intencją ustawodawcy niezaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących samochodów osobowych, których wartość przekracza 150 000 zł albo 225 000 zł.
Przykład 9
Podatnik sprzedał samochód osobowy, niebędący samochodem elektrycznym, za kwotę 200 000 zł, uprzednio nabyty za kwotę 300 000 zł. Do kosztów zaliczył odpisy amortyzacyjne w kwocie 20 000 zł. Zgodnie z nowymi zasadami ustalania dochodu (straty) z tytułu odpłatnego zbycia samochodu osobowego podatnik z tytułu tej sprzedaży wykaże dochód w wysokości 70 000 zł. D/S = 200 000 zł – (150 000 zł – 20 000 zł) = 200 000 zł – 130 000 zł = 70 000 zł
Podziel się nim ze znajomymi
