Wydatek a koszt w firmie. Czym się różnią?
Jako przedsiębiorca doskonale wiesz, że osiąganie przychodów wiąże się z ponoszeniem przeróżnych wydatków. Towar, materiały, lokal, telefon, komputer czy samochód to koszty, które towarzyszą Ci na co dzień. Choć pewnie terminów wydatek i koszt często używasz zamiennie, istnieje między nimi pewna subtelna, ale bardzo istotna różnica. W poniższym artykule wyjaśnię Ci, jak je rozróżniać i dlaczego jest to tak ważne.
Czym jest wydatek?
Wydatek to nic innego, jak pewna kwota pieniędzy, którą wydajesz na zakup określonego towaru lub usługi. Jeśli kupisz telefon za 2 000 zł, Twój wydatek to 2 000 zł. Jeśli wydasz w sklepie spożywczym 500 zł, Twój wydatek to 500 zł. W praktyce więc wydatek jest kwotą, którą wydajesz na coś konkretnego.
Wydatek jest terminem, który odnosi się do wydawania pieniędzy bez rozróżniania ich na wydatki prywatne i firmowe. Twoimi wydatkami będą więc np.:
- codzienne zakupy żywności, artykułów gospodarstwa domowego, jak również artykułów biurowych i towarów handlowych,
- regulowanie opłat mieszkaniowych oraz czynszu za lokal usługowy,
- spłaty kredytów, zarówno konsumenckich, jak i firmowych,
- wszelkiego rodzaju usługi profesjonalne, zaczynając od fryzjera, a kończąc na usługach księgowych.
Prawidłowe zarządzanie wydatkami jest więc bez wątpienia kluczowe nie tylko dla Ciebie jako przedsiębiorcy, ale również jako konsumenta.
Jakie warunki musi spełnić wydatek, by stał się kosztem?
Koszt jest pojęciem bardziej złożonym. Odnosi się on do wpływu danego wydatku na finanse Twojej firmy. Aby wydatek mógł stać się kosztem firmowym, musi spełniać szereg warunków. Niezbędne jest, aby był bezpośrednio związany z prowadzoną przez Ciebie działalnością.
Oznacza to, że dany wydatek musi być związany z:
- nabyciem lub wytworzeniem towarów, którymi handlujesz,
- świadczeniem usług, które oferujesz,
- przyszłymi korzyściami, tzn. muszą się przyczyniać do zwiększenia produktywności i generowania zysków w czasie.
Ponadto, aby wydatek mógł stać się kosztem, należy go odpowiednio ewidencjonować, sklasyfikować i przypisać do odpowiedniej kategorii kosztowej.
Ważne
Każdy koszt jest wydatkiem, jednak nie każdy wydatek jest kosztem.
Różnice między wydatkiem a kosztem
Podstawową różnicą między wydatkiem a kosztem jest cel jego poniesienia. Dokonując zakupów towarów czy usług, musisz każdorazowo analizować, czy dany wydatek jest związany z Twoją działalnością, czy nie. Jeśli wydatek spełnia warunki wymienione powyżej, staje się on kosztem. Jeśli natomiast okaże się, że dany wydatek nosi znamiona wydatku osobistego, czyli zaspokaja Twoje prywatne potrzeby, to nie może być kosztem. Co za tym idzie, nie może zostać uwzględniony w kosztach Twojej działalności gospodarczej.
Jest to kluczowe, ponieważ koszty wpływają na sytuację finansową Twojej firmy. Wydatki nie. Mówiąc prościej, koszty obniżają podstawę opodatkowania, tzn. zmniejszają zobowiązania podatkowe. Dlatego prawidłowa klasyfikacja kosztów i wydatków jest z podatkowego punktu widzenia niezmiernie istotna.
Różnic między kosztem a wydatkiem nie można też zawsze traktować zero-jedynkowo. Wydatki na środki trwałe takie jak samochód, czy maszyny produkcyjne są wydatkami natychmiastowymi, lecz jako koszt są amortyzowane i odpisywane w okresie ich użytkowania. Niektóre wydatki, takie jak wspomniane samochody mają również limitowaną wartość kosztową (to znaczy, że w kosztach uwzględniasz tylko kwotę do 150 000 zł – auta spalinowe i 225 000 zł dla aut elektrycznych). Kwestie wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem również są limitowane, w zależności od formy dysponowania.
Przykład 1
Kupujesz telefon za 5 000 zł. Twój wydatek to 5 000 zł. Będzie służył jedynie celom firmowym. Do kosztów zaliczysz cały wydatek w wysokości 5 000 zł.
Przykład 2
Kupujesz samochód osobowy o wartości 300 000 zł. Twój wydatek to 300 000 zł. W związku z limitem amortyzacji samochodów osobowych w kosztach możesz uwzględnić jedynie 150 000 zł. Podczas dokonywania odpisów amortyzacyjnych w kosztach rozliczysz 2 500 zł miesięcznie. Twój wydatek to 300 000 zł, jednak koszt to 2 500 zł miesięcznie przez 60 miesięcy.
Przykład 3
Tankujesz samochód za 200 zł. Twój wydatek to 200 zł. Samochód jest środkiem trwałym w Twojej firmie, jednak używasz go w cyklu mieszanym – służbowo oraz prywatnie. Do kosztów zaliczysz 75% wydatków. Twój wydatek to 200 zł, jednak koszt to 150 zł.
Kiedy wydatek nie będzie kosztem?
Co do zasady wydatek nie będzie kosztem, jeśli nie jest związany z Twoją działalnością. Warto tutaj zauważyć, że kwalifikacja wydatku jako kosztu będzie się różnić w zależności od kontekstu, profilu i specyfikacji prowadzonej przez Ciebie działalności. Jeśli prowadzisz firmę budowlaną, wydatek na betoniarkę będzie Twoim kosztem, jeśli jednak jesteś programistą już nie.
Kolejna kwestia to wspomniane w poprzednim akapicie wydatki osobiste. Jeśli wydajesz pieniądze na osobiste przyjemności, takie jak rozrywka, hobby, czy zakup luksusowych przedmiotów, to może być traktowane jako wydatek, ale niekoniecznie jako koszt. Koszt dotyczy wydatków, które mają związek z Twoją działalnością i są bezpośrednio związane z osiągnięciem lub zabezpieczeniem przychodów.
Ważne: Wydatki związane z codziennym funkcjonowaniem, rozwojem i zaspokajaniem własnych potrzeb nie mogą stanowić kosztu.
Warto wiedzieć
Jesteś programistą i zamawiasz catering o wartości 1 500 zł, który spożywasz, świadcząc usługi. Twój wydatek to 1 500 zł. Jedzenie zaspokaja Twoje podstawowe potrzeby – musiałbyś jeść, nawet nie prowadząc działalności. Taki wydatek nie może stanowić kosztu.
Sprawdź: Wydatki, które nie mogą być kosztem firmowym.
Wydatek a koszt w firmie. Podsumowanie
Prawidłowe rozróżnianie wydatków i kosztów jest nie tylko wymogiem prawnym, ale również kluczowym elementem zarządzania działalnością gospodarczą. Nieprawidłowa kwalifikacja może doprowadzić do błędnych wyników i zobowiązań podatkowych Twojej firmy. Pamiętaj, że do każdej sprawy i każdego wydatku należy podejść indywidualnie i zastanowić się, czy jesteś w stanie obronić zasadność danego kosztu. Jeśli jednak nie chcesz się tym martwić, skorzystaj z pomocy doświadczonych specjalistów. Możesz też wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
Zleć księgowość swojej firmy
Przetestuj za darmo aplikację inFakt.
Podziel się nim ze znajomymi
