Jak załączać, drukować i przechowywać dokumenty księgowe?
Zapraszamy do zapoznania się z serią wpisów, w których opowiadamy o standardach naszej obsługi księgowej i możliwościach, jakie daje aplikacja inFakt. Dzisiaj zajmiemy się tematem dodawania faktur do aplikacji w Ogólnopolskim Biurze Rachunkowym, drukowania i przechowywania dokumentów księgowych.
Załączanie dokumentów do aplikacji
Księgowaniem dokumentów klientów inFaktu może zajmować się wybrany przez nich księgowy. Potrzebne są do tego dokumenty kosztowe, czyli faktury za media, paliwo, zakupy towarów, itd. oraz potwierdzenia zapłaty składek ZUS i US. Dokumenty powinny trafić do aplikacji do 5. dnia miesiąca za miesiąc, który minął, a w przypadku planu Premium nawet do 10. dnia miesiąca.
Klient może przesłać dokumenty do aplikacji na 3 sposoby:
- WGRYWANIE SKANÓW NA KONTO INFAKT
Po zalogowaniu się do aplikacji w prawym górnym rogu znajduje się ikonka spinacza. Po jej kliknięciu możliwe jest dodanie pliku znajdującego się już na komputerze Klienta. Wystarczy wybrać okres, do którego dokument ma trafić.
- WYSYŁKA SKANU E-MAILEM
Przy tej opcji logowanie się na konto w aplikacji nie jest potrzebne. Koszty można wysyłać z adresu e-mail, na który założono konto w aplikacji inFakt.
Koszty wysyła się na dedykowany adres zbudowany w następujący sposób: imię.nazwisko@infaktpliki.pl. Znajdziemy go w aplikacji wchodząc do zakładki: Ustawienia – Inne opcje – Pliki. To właśnie w tym miejscu możemy wprowadzić dodatkowe zatwierdzone adresy e-mail, z których chcemy wysyłać skany faktur.
- ZDJĘCIE KOSZTU Z APLIKACJI MOBILNEJ
Najbardziej nowoczesna i wygodna forma dostarczania dokumentów do księgowego. Wystarczy zainstalować aplikację mobilną inFakt, zrobić zdjęcie faktury i… gotowe.
- Jak poprawnie robić zdjęcia kosztów?
- inFakt na tablety – jak dodawać koszty?
- Jak załączyć PDF do aplikacji mobilnej inFakt?
Poza dokumentami kosztowymi, do księgowania niezbędne są także faktury sprzedażowe. Są one wystawiane przez Klienta bezpośrednio w aplikacji, nie ma więc potrzeby dostarczania ich skanów. Ważne, by pamiętać o nie pozostawianiu ich jako „Szkic” – szkice nie są księgowane!
Jak długo przechowuje się dokumenty księgowe?
Do dokumentów, które powinno się przechowywać, należą m.in:
- KPiR
- faktury, paragony, inne dowody kosztowe
- potwierdzenia zapłat ZUS i US
- dokumenty związane z kasą fiskalną
- ewidencja środków trwałych.
Dokumenty księgowe trzeba przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego. Dokumentację pracowniczą natomiast przechowujemy 50 lat od dnia zakończenia pracy.
Kiedy trzeba drukować KPiR?
Każdy przedsiębiorca musi wydrukować KPiR – do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Po zalogowaniu się do aplikacji można wydrukować wszystkie dokumenty w jednym wygodnym pliku PDF:
- otwieramy zakładkę Księgowość
- klikamy w przycisk Drukuj komplet dokumentów
- wybieramy miesiąc i klikamy Drukuj.
Gotowe! W ten sposób uzyskamy plik ze stroną tytułową z nazwą miesiąca i wszystkimi dokumentami księgowymi.
Chcesz rozliczać swoją działalność w prosty sposób?
- Przetestuj inFakt za darmo, poznaj zalety prostej księgowości elektronicznej.
- Wystaw pierwszą e-fakturę w minutę przez stronę www lub aplikację na smartfon.
- Otrzymasz dodatkowo bezpłatne wsparcie specjalistów, 6 dni w tygodniu.
- Rozliczaj się samodzielnie lub inFakt ułatwi Ci wybór księgowej albo księgowego.
Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi
