Jak księgować koszt wynagrodzeń w KPIR
Zatrudnienie pracownika wiąże się z kosztami. Kosztem jest nie tylko kwota, na jaką się umówisz z pracownikiem. Dodatkowym obciążeniem są też składki ZUS. W jakiej wysokości trzeba je opłacać? Jak księgować koszt wynagrodzeń w KPIR?
Kwota brutto z umowy o pracę to nie koniec zobowiązań!
Rozpoczynając działalność gospodarczą pewnie nie myślałeś o zatrudnianiu pracowników. Jednak z czasem, kiedy działalność się rozwija i jest dochodowa, a liczba zleceń nie jest możliwa do udźwignięcia w pojedynkę stajesz przed decyzją zatrudnia osoby, która byłaby wsparciem w prowadzonej działalności. Dzięki temu część obowiązków przejmuje pracownik, a Ty sam możesz zająć się sprawami, których nikomu zlecić nie możesz lub poświęcić więcej czasu rodzinie, przyjaciołom czy swojej pasji. Ten luksus jednak kosztuje.
Oprócz kwoty brutto, jaką oferuje się pracownikowi trzeba liczyć się z dodatkowymi kosztami zatrudnienia, jakimi są składki ZUS finansowane przez płatnika.
Omówmy to na przykładzie.
Jeśli np. kwota brutto wynagrodzenia pracownika wynosi 2500 zł to całkowity koszt wynagrodzenia dla pracodawcy wynosi 3015,25 zł.
Skąd ta kwota?
Otóż od kwoty brutto 2500 zł potrącane są składki ZUS w części finansowane przez pracownika oraz zaliczka na podatek dochodowy (dlatego pracownik otrzymuje na rękę kwotę niższa niż 2500 zł). Dodatkowo jednak od takiego wynagrodzenia płatnik zobowiązany jest naliczyć składkę emerytalną, rentową, wypadkową, składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Poniższa tabela przedstawia wysokość składek, w zależności od sposobu ich finansowania:
| Składka ZUS | Sposób finansowania | |
| pracownik | pracodawca | |
| emerytalna | 9,76% | 9,76% |
| rentowa | 1,50% | 6,50% |
| chorobowa | 2,45% | – |
| wypadkowa | – | 1,80% |
| zdrowotna | 9,00% | – |
| FP | – | 2,45% |
| FGŚP | – | 0,10% |
W związku z powyższym składki od przykładowego wynagrodzenia wyniosą:
| Składka ZUS | Sposób finansowania | |
| pracownik | pracodawca | |
| emerytalna | 244,00 zł | 244,00 zł |
| rentowa | 37,50 zł | 162,50 zł |
| chorobowa | 61,25 zł | – |
| wypadkowa | – | 45,00 zł |
| zdrowotna | 225,00 zł | – |
| FP | – | 61,25 zł |
| FGŚP | – | 2,50 zł |
| RAZEM | 567,75 zł | 515,25 zł |
Zatem wynagrodzenie brutto w wysokości 2500 zł i kwota składek finansowanych przez pracodawcę, tj. 515,25 zł stanowi dla pracodawcy dopiero całkowity koszt wynagrodzenia pracownika.
Są sytuacje, w których nie trzeba opłacać składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Więcej na ten temat w naszym artykule.
Jak księgować koszt wynagrodzeń w KPIR?
Księgowanie wydatków poniesionych na wynagrodzenia dokonuje się dwuetapowo:
1) księgowania wynagrodzenia brutto (przykładowe 2500 zł) dokonuje się w kolumnie 12 KPIR „Wynagrodzenia w gotówce i naturze”.
W aplikacji inFakt taki koszt dodaje się poprzez zakładkę Koszty → Dodaj koszt → Dodaj inny koszt, kategoria: Wynagrodzenia.
2) księgowania składek ZUS w części finansowanej przez pracodawcę (przykładowe 515,25 zł) dokonuje się w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”.
W aplikacji inFakt ten koszt należy zaksięgować poprzez zakładkę Koszty → Dodaj koszt → Dodaj inny koszt, kategoria: Inne koszty.
Kiedy księgujemy koszt związany z wynagrodzeniami?
W zależności od przyjętej polityki w prowadzonej działalności gospodarczej wypłata wynagrodzeń następuje albo na koniec miesiąca za dany miesiąc albo do określonego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Również składki ZUS za dany miesiąc opłaca się w miesiącu kolejnym, w terminie do 15-go. Powstaje zatem pytanie: z jakimi datami należy księgować koszty związane z wynagrodzeniami pracowników?
Zgodnie z przepisami wynagrodzenia są kosztem podatkowym w miesiącu, za które są należne, jednakże tylko wtedy, gdy są terminowo wypłacone.
Formalności w ZUS przy zatrudnianiu pracownika
Przykład 1
Zgodnie z umową o pracę pracodawca wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10-go dnia następnego miesiąca.
Za miesiąc styczeń wynagrodzenie zostało wypłacone 9 lutego, a zatem w terminie wynikającym z umowy. W związku z powyższym przedsiębiorca może zaksięgować koszt wynagrodzeń do kosztów uzyskania przychodu za miesiąc styczeń.
Gdyby wynagrodzenie zostało wypłacone 12 lutego, wówczas wynagrodzenia te stanowiłyby koszt podatkowy dopiero w miesiącu lutym.
Kiedy księgujemy składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę?
Przepisy wskazują, że składki te stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za które są należne, pod warunkiem, że składki te zostaną opłacone:
- w przypadku wynagrodzeń wypłacanych w tym samym miesiącu, za który są należne, zostaną opłacone w terminie do 15-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą; np. wynagrodzenie za luty wypłacone zostało 28 lutego, termin na opłacenie składek ZUS za ten m-c przypada 15 marca i jeśli do tego dnia zostaną opłacone, to stanowią koszt podatkowy lutego; jeśli natomiast przedsiębiorca spóźni się z ich zapłatą i dokona jej po 15 marca, wówczas należy je zaksięgować zgodnie z datą ich zapłaty.
- w przypadku wynagrodzeń wypłacanych maksymalnie do 10-go dnia miesiąca za miesiąc poprzedni składki ZUS finansowane przez pracodawcę mogą stanowić koszt miesiąca, za jaki wynagrodzenia są należne, pod warunkiem, że
- wynagrodzenie zostanie wypłacone w obowiązującym terminie oraz
- zapłata składek ZUS od tych wynagrodzeń zostanie dokonana o miesiąc wcześniej w stosunku do terminu wynikającego z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Przykład 2
Zgodnie z umową o pracę pracodawca wypłaca wynagrodzenia za dany miesiąc do 10-go dnia następnego miesiąca.
Za miesiąc luty wynagrodzenie zostało wypłacone 9 marca, a zatem składki ZUS od tego wynagrodzenia płatne są do 15 kwietnia. Jeśli jednak przedsiębiorca opłaci je do 15 marca, wówczas ich koszt będzie mógł być zaksięgowany do miesiąca lutego. Jeśli zostaną one opłacone 15 kwietnia wówczas będą stanowiły koszt w dacie ich zapłaty.
Załóż testowe konto i korzystaj za darmo
- Przekonaj się, jak proste jest wystawianie faktur i dbanie o porządek w dokumentach.
- Dodatkowo otrzymasz bezpłatne wsparcie specjalistów na infolinii.
- Wypróbuj też naszą wielokrotnie nagradzaną aplikację mobilną.
- A gdy Twoje potrzeby wzrosną – rozpocznij przez inFakt współpracę z księgową lub księgowym.
Masz pytania do artykułu? Odpowiemy w komentarzu.
Podziel się nim ze znajomymi
