E-sprawozdanie – kto ma je podpisać i jak je złożyć?

E-sprawozdanie finansowe to elektroniczna forma sprawozdania z działalności, którą muszą składać niektórzy przedsiębiorcy. Do 2018 r. firmy składały sprawozdania finansowe np. w formie skanu dokumentu papierowego.

Kto składa i jak złożyć e-sprawozdanie? Jaka kara grozi za niezłożenie dokumentu?  Tego dowiesz się z poniższego artykułu.

Kto sporządza e-sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe to dokument, który podsumowuje (pod kątem finansowym) roczną działalność przedsiębiorstwa. Do sporządzania sprawozdań zobligowane są wszystkie firmy, które prowadzą pełne księgi rachunkowe. Nie ma znaczenia forma działalności i fakt czy pełna rachunkowość wynika z dobrowolnego wyboru, czy jest narzucona przepisami.

Dzień bilansowy to data, na którą sporządza się e-sprawozdania. W firmach, w których rok podatkowy jest równy kalendarzowemu, przypada on na 31 grudnia.

Kto odpowiada za sporządzenie e-sprawozdania finansowego?

Za sporządzanie e-sprawozdań finansowych odpowiedzialny jest kierownik jednostki. Określenie kierownik jednostki nie oznacza, że może być nim jakikolwiek kierownik w danej firmie (np. kierownik działu księgowości). Nie można wybranemu kierownikowi w firmie wpisać w zakres obowiązków „odpowiedzialność za sporządzanie sprawozdania finansowego” tylko dlatego, że ma wiedzę i wg nas nadaje się, aby wziąć na siebie tę odpowiedzialność.

Pojęcie kierownika jednostki uregulowane jest w przepisach Ustawy o rachunkowości. Kierownik jednostki to członek zarządu (lub innego organu zarządczego), wspólnik, likwidator albo syndyk.

Jak złożyć e-sprawozdanie finansowe?

Jak już wspomniano, od 2018 r. obowiązuje nakaz sporządzania i wysyłania sprawozdań w formie jednolitego pliku. Format e-sprawozdania finansowego musi być zgodny ze standardami określonymi przez Ministerstwo Finansów, z którymi można zapoznać się tutaj. Obecnie obowiązujące struktury sprawozdań mają oznaczenie wersji „1-2”.

E-sprawozdanie składa się z trzech głównych części:

• bilansu – tj. stanu aktywów i pasywów na koniec bieżącego i poprzedniego roku obrotowego,
• rachunku zysków i strat – czyli oddzielnych wykazów przychodów, kosztów, zysku i straty za bieżący i poprzedni rok podatkowy,
• informacji dodatkowej zawierającej m.in. zasady przyjętej polityki rachunkowej w firmie.

Do e-sprawozdania wymagane są załączniki: uchwała zatwierdzająca sprawozdanie, uchwała o pokryciu zysków i strat. Uchwały nie muszą zachowywać formy elektronicznej – mogą to być skany pism. Czasem dołącza się też inne dokumenty (np. opinię biegłego rewidenta).

Jak podpisać e-sprawozdanie?

Zależnie od formy prowadzonej działalności e-sprawozdania składa się w KRS lub KAS:

• KRS – firmy, które są wpisane do KRS,
• KAS – pozostałe firmy i inne jednostki.

Zarówno dla firm przesyłających e-sprawozdania finansowe do KRS, jak i do KAS, przygotowano bezpłatne platformy, które umożliwiają wysłanie tych dokumentów.

E-sprawozdania finansowe podpisuje:

• kierownik jednostki,
• osoba, której powierzono księgi rachunkowe (np. główna księgowa, biuro rachunkowe).

Co ważne, w sytuacji, kiedy firma ma wieloosobowy zarząd, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Ponadto, jeżeli księgi rachunkowe firmy prowadzi biuro księgowe, to sprawozdanie powinna podpisać osoba, która faktycznie prowadzi księgowość danej spółki, a nie np. właściciel biura.

Sprawozdanie należy podpisać z wykorzystaniem:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• elektronicznego podpisu osobistego,
• podpisem ePUAP (do którego wystarczy mieć założony Profil Zaufany).

Elektroniczny podpis osobisty to stosunkowo nowe i mało znane rozwiązanie, które wymaga posiadania dowodu osobistego z warstwą elektroniczną. Za to Profil Zaufany jest dostępny dla każdego niemal od ręki, można go za darmo w kilka minut założyć za pomocą bankowości internetowej.

Termin na złożenie e-sprawozdań finansowych w 2020 r.

Zasadniczo, e-sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić w ciągu 3 miesięcy od zakończenia roku podatkowego, a zatwierdzić najpóźniej 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla firm, w których rok podatkowy jest taki sam jak kalendarzowy, jest to odpowiednio 31 marca i 30 czerwca.

Końcowe terminy złożenia sprawozdań do KRS lub KAS to:

• firmy wpisane do KRS mają 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania do przesłania go do KRS,
• podatnicy podatku dochodowego składają sprawozdanie do Szefa KAS w momencie składania zeznania rocznego,
• podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, składają e-sprawozdanie do Szefa KAS w ciągu 10 dni licząc od dnia zatwierdzenia sprawozdania.

UWAGA! Ze względu na sytuację z koronawirusem w 2020 wszystkie powyższe terminy związane ze składaniem e-sprawozdań finansowych zostały wydłużone o 3 miesiące.

Kara za niezłożenie e-sprawozdania

Za niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego przewidziano cały wachlarz kar (kara grzywny lub ograniczenia wolności dla kierownika jednostki, ustanowienie kuratora, a nawet rozwiązanie firmy). Na szczęście kary te stosowane są dopiero, jeżeli spółka nie zareaguje na tzw. postępowanie przymuszające.

Po terminie składania sprawozdań KRS analizuje, czy otrzymał wszystkie dokumenty, które otrzymać powinien. Tam, gdzie stwierdza braki wysyła pismo o uzupełnienie braków dając na to 7 dni. Dopiero, jeżeli to działania nie przyniesie skutku, sąd stosuje bardziej radykalne posunięcia.