Jak inFakt pomaga zarządzać firmą inspektora budowlanego?

Karol Słowiński swoją działalność prowadzi już od 10 lat pod nazwą PM Expert Construction Project Management. Zajmuje się zarządzaniem projektami inwestycyjnymi. W ciągu 10 lat nadzorował około 40 inwestycji obiektów kubaturowych – głównie galerii handlowych, hal produkcyjnych i magazynowych, a także budynków biurowych i mieszkalnych. Brzmi imponująco. To tylko wierzchołek góry ogromnych projektów, które Karol z każdym kolejnym rokiem dopisuje do swojego resume. Zajrzyjmy nieco głębiej, a zobaczymy, czym tak naprawdę jest dla Karola prowadzenie działalności inspektora budowlanego.

Co nas popycha do założenia własnej firmy?

– Otworzyć działalność pomógł mi mój były pracodawca. A mianowicie dostałem wypowiedzenie – wspomina Karol. Pracował w branży, w hiszpańskiej firmie budowlanej, która w pewnym momencie zdecydowała się wycofać z polskiego rynku. Wszyscy pracownicy w ciągu jednego dnia dostali wypowiedzenie umowy o pracę. Co można zrobić w takiej sytuacji? Wziąć los w swoje ręce i zaryzykować.

Tego, co spotkało Karola i jego współpracowników może obawiać się wielu z nas, nie wszyscy mamy przygotowany plan B. Szukanie innej posady może zająć nawet kilka miesięcy, więc decyzje, które w takiej sytuacji podejmujemy muszą być jednocześnie szybkie i dobrze przemyślane. Karol nie zastanawiając się długo, postanowił postawić na siebie i otworzyć firmę. A następnie od razu postawił swoje pierwsze kroki we własnym biznesie i został podwykonawcą w firmie sprawującej nadzór nad realizacją projektu budowy Galerii Tarnovia.

Czym zajmuje się zarządca projektami inwestycyjnymi?

Zarząd nad inwestycją trwa przez cały czas jej realizacji, a więc tak długo, jak to konieczne. Pracę Karol zaczyna od przygotowania kosztorysów pod przyszłe finansowanie inwestycji. Przygotowuje także przetargi na generalnego wykonawcę inwestycji, w tym opracowuje tzw. specyfikację istotnych warunków zamówienia, formularz ofertowy, tabelę podziału ceny ryczałtowej itp. Co jeszcze? Karol negocjuje ceny z oferentami w imieniu Inwestora, optymalizuje koszty budowy, kontroluje koszty budowy poprzez akceptację miesięcznych protokołów zaawansowania robót, a do tego nadzoruje harmonogram prac i kontroluje jakość wykonanych prac. Na sam koniec Karol rozlicza inwestycję i kontroluje czy wszystkie dokumenty niezbędne do odbioru budynku są kompletne, co pozwala inwestorowi na otrzymanie pozwolenia na użytkowanie. Zdarza się również, że po zakończeniu realizacji inwestycji Karol w celu podtrzymania bliskich relacji z inwestorami dokonuje okresowych przeglądów technicznych budynków.

Tak w skrócie wygląda rola zarządcy projektu inwestycyjnego (Project Managera). A co ona oznacza dla Karola?

– To pewna dźwignia. Pracując na etacie poświęcamy swój czas dla jednego kontrahenta, jak powiedzielibyśmy w języku przedsiębiorcy. Natomiast w momencie kiedy kontrahentów mamy kilku równolegle, to pobieramy wynagrodzenie z kilku różnych firm, czyli zarabiamy teoretycznie kilka razy więcej niż na etacie. Tak że to jest ta dźwignia.
Dźwignia finansowa, o której mówi Karol, dotyczy jednak nie tylko jego zarobków. Prowadząc swoją działalność gospodarczą możemy zatrudniać podwykonawców, zwłaszcza, kiedy projektów, które prowadzimy, jest dużo. Dodatkowo Karol zatrudnia w swoim zespole uprawnionych inspektorów branżowych odpowiadających za branżę: sanitarną, elektryczną i drogową. To oznacza, że nie tylko pomnażamy własny dochód, ale umożliwiamy to także innym. Nawiązujemy kontakty, poznajemy nie tylko innych przedsiębiorców w swojej branży, ale też ich sposób prowadzenia biznesu. Rozwijamy się.

Prowadzenie księgowości własnej firmy – z inFaktem to nic trudnego

Początkowo Karol prowadził księgowość swojej firmy tradycyjnie. Jak opowiada:
– To było dość łatwe. Trzeba było po prostu raz w miesiącu zawieźć wydrukowane faktury do księgowego, który wszystkim się zajmował. Proste – i jednocześnie nie. Bo kiedy firma się rozwija, warto poświęcić cały swój czas na angażowanie się w ten rozwój. Comiesięczne zajmowanie się kwestiami księgowymi, a także zbieranie faktur w segregatorach, dostarczanie księgowemu i archiwizowanie ich, po prostu zabiera cenny czas. Można go zaoszczędzić, i dlatego właśnie Karol zdecydował się na współpracę z księgową inFaktu. Z inFaktem swój biznes prowadzi już od 2009 roku.

„– I jestem bardzo zadowolony – mówi – bo teraz mam wgląd w całą historię wystawionych faktur, czyli mogę zobaczyć przychody z każdego roku elektronicznie. I żałuję, że nie prowadziłem księgowości w inFakcie od samego początku, bo teraz widzę i przychody i koszty.”

Różnica w jakości dostępu do swoich danych finansowych dla Karola oznacza głównie to, że obecnie wszystkie faktury ma pod ręką. Te starsze są w segregatorach w piwnicy. Dzięki funkcjonalności „Sejf na dokumenty” wszystkie faktury i dane firmy Karola przechowywane są w bezpiecznej chmurze i tylko on może zdecydować, kto będzie miał do nich dostęp. Uniknie też dzięki temu utraty danych i nie musi się martwić o to, że jakiś przypadek losowy pozbawi go do nich dostępu.

Dlaczego bieżący wgląd w księgowość jest ważny?

Nadzorując stronę finansową wielomilionowych projektów, Karol doskonale wie, jak ważna jest bieżąca kontrola także nad finansami własnej firmy. To zapewnia mu aplikacja inFakt. Gdy tylko potrzebuje, loguje się na swoje konto i szybko znajduje wszystkie potrzebne informacje – a to o wiele szybsze i łatwiejsze, niż przeszukiwanie segregatorów w piwnicy. Jak sam mówi, najważniejsza dla niego jest możliwość porównania i przeanalizowania swoich danych finansowych:
– Co roku w mojej aplikacji są dostępne statystyki. Dla mnie to motywacja: powiedzmy, że w danym roku jest jakiś próg i w kolejnym chcę go przekroczyć. To jest przedsiębiorcy potrzebne, żeby wiedział, czy w danym miesiącu czasami się pojawiają straty, a w kolejnym miesiącu duże przychody, zwłaszcza jeśli ma się duże koszty.

inFakt w życiu przedsiębiorcy

Na co dzień w pracy Karol wspiera inwestorów swoją wiedzą i doświadczeniem. Tym samym dla niego jest inFakt – wsparciem. Jak sam tłumaczy:
– inFakt wspiera mnie w prowadzeniu księgowej części mojej firmy.
A inFakt to nie tylko aplikacja, która kompleksowo przechowuje faktury. To przede wszystkim ludzie, którzy codziennie wspierają rozwój przedsiębiorców, takich jak Karol Słowiński. Od samego początku współpracy z inFaktem księgową Karola jest pani Beata. To do niej Karol może w każdej chwili zadzwonić i niemal od razu dowiedzieć się wszystkiego, co potrzebuje. A to ważne, bo w pracy Karola bardzo często liczy się zdobycie natychmiastowej informacji. Kim jest dla niego księgowa? Jak mówi, to alfa i omega księgowości.
Wygoda, szybkość, pewność i kompetencja – to inFakt zapewnia Karolowi.