Księgi rachunkowe – co to jest i jak powinny być prowadzone?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonować operacje gospodarcze swojej firmy. W zależności od typu działalności, może wybierać spośród dostępnych modeli prowadzenia ewidencji albo z mocy prawa zobligowany jest korzystania z konkretnego sposobu. Księgi rachunkowe to system rejestracji, którego używają firmy będące na tzw. pełnej księgowości.

Księgi szczegółowo opisują każdą złotówkę, która przepłynęła przez firmę, więc stanowią przekrój wiedzy o kondycji finansowej spółki. W księgach znajdują się nie tylko informacje o wydatkach i przychodach z działalności operacyjnej. Można z nich także wyczytać koszty wynagrodzeń pracowników, czynszów, zobowiązań kredytowych itd.

Kto prowadzi księgi rachunkowe?

Spółki, które zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych, mogą powierzyć to zadanie podmiotowi zewnętrznemu. Oznacza to, że spółka nie musi zatrudniać na etat księgowej, ale może skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości należy wtedy:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania,
• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Korzystanie z zewnętrznych biur lub księgowych jest często dla spółek opłacalne, dlatego chętnie je wybierają. Jednakże należy pamiętać, że nie zwalnia to przedsiębiorców z odpowiedzialności za poprawność prowadzonych ksiąg.

Księgi rachunkowe mogą mieć zarówno postać papierową, jak i formę systemu (programu) komputerowego.

Otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych

Art. 12 ustęp 1 i 2 ustawy o rachunkowości wskazują, kiedy otwierać i zamykać księgi rachunkowe. Zgodnie z artykułem, księgi otwiera się:

• na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
• na początek każdego następnego roku obrotowego,
• na dzień zmiany formy prawnej,
• na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
• na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Z zastrzeżeniem, że otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia wymienionych zdarzeń.

W przypadku spółki, która dopiero powstała, pierwszym zdarzeniem wywołującym skutki o charakterze majątkowym lub finansowym jest z reguły wniesienie przez wspólników wkładu. Szerzej o kapitale zakładowym w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością napisaliśmy tutaj.

Księgi rachunkowe zamyka się:

• na dzień kończący rok obrotowy,
• na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
• na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
• w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
• na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
• na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
• na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Z zastrzeżeniem, że zamknięcia ksiąg rachunkowych można dokonać w ciągu 3 miesięcy od ww. zdarzeń.

Z czego składają się księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe składają się z pięciu głównych elementów. Każdy służy do rejestrowania innego rodzaju operacji. Poniżej krótkie opisy każdej części.

Dziennik to element ksiąg rachunkowych przeznaczony do chronologicznego zapisywania wszystkich operacji gospodarczych. Zapisy w dzienniku powinny być numerowane i umożliwiać powiązanie ich z zatwierdzonymi dowodami księgowi. Dziennik należy prowadzić w taki sposób, aby możliwe było uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Konta księgi głównej, które nazywane są także kontami syntetycznymi. Działają na zasadzie podwójnego zapisu (winien, ma). Powinny się na nich znaleźć te same zapisy, co w dzienniku, chociaż w księdze głównej ujmuje się je w porządku systematycznym.

Konta ksiąg pomocniczych, które służą jako uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów z księgi głównej. Precyzując, konta pomocnicze prowadzone są dla rejestracji:

• środków trwałych,
• rozrachunków z kontrahentami;
• rozrachunków z pracownikami (np. wynagrodzeń),
• operacji sprzedaży i zakupu,
• kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,
• operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Bilans próbny, czyli zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec miesiąca (lub częściej). Cel bilansu to sprawdzenie, czy zapisy w dzienniku i księdze głównej są zgodne.

Inwentarz to element księgi rachunkowej, sporządzany przez firmy, które wcześniej nie prowadziły pełnej księgowości. Inwentarz to wykaz składników aktywów i pasywów, potwierdzony ich inwentaryzacją.

Podstawy zapisów w księgach

Bezsprzecznie wszystkie zapisy w księdze rachunkowej muszą mieć potwierdzenie w dokumentacji, którą spółka powinna przechowywać. Ustawa dzieli takie dowody księgowe na:

1. zewnętrzne obce (otrzymane od kontrahentów, tj. np. faktury, rachunki, paragony, noty),
2. zewnętrzne własne (przekazywane w oryginale kontrahentom, tj. np. faktury sprzedażowe),
3. wewnętrzne (dotyczące operacji wewnątrz jednostki, np. dokumenty magazynowe).