Podpisanie sprawozdania – jak należy to zrobić, żeby było dobrze?

Zasadniczo przedsiębiorcy mają czas do 31 marca na sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego. W 2020 r. termin na przygotowanie tych dokumentów był przesunięty z uwagi na epidemię koronawirusa. Nie zmienia to faktu, że sprawozdanie i tak trzeba było złożyć.

Przedsiębiorcy często nie wiedzą, jak podpisać sprawozdanie i kto ma to zrobić, żeby dostarczenie dokumentu było skuteczne. Z tego tekstu poznasz odpowiedzi na nurtujące Cię kwestie.

Sprawozdania finansowe w formie elektronicznej

Sporządzanie, podpisywanie i składanie sprawozdań to obowiązek każdej firmy, która prowadzi pełną rachunkowość. Do 2018 r. sprawozdania składane były w formie papierowej. Począwszy od 1 października 2018 wszystkie sprawozdania muszą mieć postać elektroniczną. E-sprawozdania powinny mieć jedną strukturę logiczną, której wzór można znaleźć np. na tej stronie rządowej.

Struktury sprawozdań są inne dla jednostek mikro, małych, pozostałych oraz instytucji typu banki, domy maklerskie i inwestycyjne, SKOK-i itp. Nie ma obowiązku, aby formę elektroniczną miały:

• Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,
• Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Powyższe dokumenty, dołączane do e-sprawozdań, mogą mieć formę skanu.

Kto podpisuje sprawozdanie?

Za podpisanie sprawozdania odpowiedzialna jest osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główna księgowa) oraz kierownik jednostki. Kto jest kierownikiem jednostki, zależy od formy prowadzonej działalności gospodarczej.

• Jednoosobowa działalność gospodarcza – właściciel firmy.
• Spółka cywilna lub jawna – wspólnicy prowadzący sprawy spółki.
• Spółka partnerska – wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd.
• Spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna – komplementariusz.
• Spółka akcyjna i sp. z o.o. – wszyscy członkowie zarządu.

Jeżeli księgowość firmy prowadzi np. zewnętrzne biuro rachunkowe, to e-sprawozdanie podpisuje osoba, która faktycznie zajmuje się księgami rachunkowymi (nie właściciel biura księgowego, jeżeli to nie on prowadzi księgowość).

Odmowa podpisania sprawozdania finansowego

Może się tak zdarzyć, że w roku podatkowym, którego dotyczy sprawozdanie, doszło do wymiany zarządu albo księgowej, która zajmuje się prowadzeniem ksiąg. Osoby, które przyszły na ich miejsce mają prawo odmówić podpisania sprawozdania, jeżeli np. czują, że nie posiadają rzetelnej wiedzy dot. sytuacji finansowej spółki w kończącym się roku podatkowym.

Odmowa podpisania wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Warto też dodać, że odwołany w roku podatkowym, członek zarządu ma obowiązek (na żądanie aktualnego zarządu) złożyć wyjaśnienia w czasie przygotowywania sprawozdania finansowego i brać udział w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie (art. 203 § 3 k.s.h.).

Jak podpisać sprawozdanie?

Elektroniczne sprawozdanie finansowe opatruje się e-podpisem. Można skorzystać z:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• Profilu Zaufanego na platformie ePUAP,
• elektronicznego podpisu osobistego.

Jako pierwsza, podając datę podpisu, podpisuje się księgowa, albo inna osoba prowadząca księgi a później kierownik jednostki.

Podpisywanie sprawozdania krok po kroku

1. Przygotuj sprawozdanie w pliku .xml w odpowiedniej strukturze. Możesz wykorzystać do tego program księgowy, samodzielnie stworzony arkusz Excel albo bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe: https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start. Zapisz plik ze sprawozdaniem na dysku komputera.
2. Na stronie stronę https://e-sprawozdania.mf.gov.pl/ap/#/step2-start kliknij okno „Podpisz sprawozdanie”. Pojawi się okno, w którym załączysz właściwy plik ze sprawozdaniem.
3. Kliknij „Podpisz”, przeniesie Cię do strony logowania. Zalogować się możesz np. za pomocą internetowego konta bankowego. Jeżeli nie masz Profilu Zaufanego na stronie logowania, w lewej części na dole, będzie przycisk, przy pomocy którego utworzysz swój Profil Zaufany. Zakładanie profilu nie trwa dłużej niż kilka minut.
4. Po zalogowaniu kliknij „Podpisz podpisem zaufanym” a później „Potwierdź”.
5. Po autoryzacji wyświetli się komunikat „Twój dokument został poprawnie podpisany” i okno, w którym pobierzesz podpisany plik. Podpisany plik zapisz na swoim dysku.
6. Plik ze swoim podpisem odeślij do członka zarządu. On powinien go zapisać na własnym komputerze, następnie powtórzyć czynności z punktów 2-5. Członek zarządu powinien plik za sprawozdaniem (z dwoma podpisami – jego i Twoim), odesłać do kolejnego członka zarządu. Działania z punktów 2-5 należy powtarzać, aż wszyscy członkowie zarządu podpiszą plik ze sprawozdaniem.

Sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie zarządu (+ osoba odpowiedzialna za księgi), ale do KRS lub KAS wysyła je jeden, wytypowany członek zarządu.